توبیخ اداری در سازمان و روش های برخورد با تذکرهای شفاهی و کتبی

توبیخ اداری یا تذکر گرفتن در محل کار باید برایتان جدی باشد؛ چه شفاهی باشد و چه کتبی. تذکر، علامت آن است که سرپرست شما از کارتان (بعضاً از نگرشتان) بسیار ناراضی است. معمولاً توبیخ‌ها یکی پس از دیگری می‌آیند. ابتدا، رئیستان ممکن است به شکل غیررسمی به شما بگوید که مشکلی وجود دارد.

مرحله بعدی تذکر شفاهی یا کتبی است که درهرصورت مستند می‌شود؛ این اقدامی رسمی‌تر است و می‌تواند منابع انسانی را درگیر کند. اگر این رفتار اصلاح نشود، معمولاً مرحله بعدی پس از دریافت تذکرهای شفاهی یا کتبی، خاتمه کار است.

ایران مدیر در این مقاله شما را با نکاتی دربارۀ معنای توبیخ اداری در محل کار و نحوۀ پاسخ‌گویی به آن – چه شفاهی باشد و چه کتبی- آشنا می‌کند.

توبیخ اداری به چه معناست؟

بسیاری از افراد تحت عنوان «at-will employment» مشغول به کار هستند؛ به این معنی که در هر مقطعی می‌توانند استعفا دهند و شرکت نیز به هر دلیلی می‌تواند خاتمه کار را اعلام کند. بااین‌وجود، حتی وقتی‌که شرکت‌ها در اعلام خاتمه کارِ بدون دلیل کارمندان آزاد باشند هم کمتر کسی این کار را انجام می‌دهد؛ چراکه اگر کارمندی معتقد باشد که تبعیضی در مورد فسخ قرارداد وجود دارد، به‌طور بالقوه می‌توانند طرح دعوی کنند.

در مقابل، اگر افراد بدون هیچ دلیلی بروند، روحیه کلی یک شرکت ممکن است آسیب ببیند. در عوض، بیشتر شرکت‌ها سیاستی دارند که بتوانند نحوه رفتار یا کار ضعیف را کنترل کنند. اغلب از این موضوع به‌عنوان سیاست تدریجی یاد می‌شود. ایده این است که تذکر گرفتن‌ها، از یک مکالمه به هشدارهای شفاهی یا کتبی تشدید می‌شوند.

برای هر دو هشدار شفاهی و کتبی، معمولاً یک جلسه رسمی و اسناد کتبی وجود دارد که به پرونده کارمندی‌تان اضافه می‌شود، غالباً هم سرپرست شما و هم کارشناسان منابع انسانی سازمان در آن شرکت می‌کنند.

توبیخ اداری عملی جدی است و نباید آن را با سرزنش شدن توسط سرپرستتان اشتباه بگیرید. شما می‌توانید یک تذکر گرفتن را به‌عنوان اولین قدم در روند خاتمه کار در نظر بگیرید. اگر تذکری دریافت کردید، آیا به این معناست که باید استعفا دهید یا اخراج خواهید شد؟ نه لزوماً! ممکن است رفتارتان را عوض کنید یا به شیوه‌ای کارکنید که رضایت مدیرتان را به دست آورید.

بااین‌وجود، این اقدامی جدی از سوی مدیرتان است و عمق نارضایتی‌اش از عملکرد شما را نشان می‌دهد، حتی اگر برای رفع خطاهایتان و ماندن در شرکت مصمم هستید، شاید بهتر باشد رزومه و لینکدین خود را به روز کنید و برای جست‌وجوی شغل دیگری آماده شوید.

چگونه باید به تذکر واکنش نشان دهم؟

دریافت تذکر می‌تواند تعجب‌آور، ویران‌کننده و اغلب ناعادلانه باشد. چگونه باید واکنش نشان دهید؟ البته هیچ پاسخ درستی وجود ندارد، اما در اینجا نکاتی آورده شده است که می تواند توسعه فردی شما را درپی داشته باشد:

آرامش خود را حفظ کنید

در طول جلسه‌ای که برای بحث در مورد تذکرتان تشکیل‌شده – و پس‌ازآن- تمام تلاشتان را بکنید تا از گریه کردن، بالا بردن صدای خود یا نشان دادن پریشانی شدید خودداری کنید. البته این در حرف ساده است نه در عمل.

 یادداشت‌برداری کنید

یادداشت‌برداری در هر جلسه‌ای پیرامون تذکر به شما می‌تواند به هدف اول – حفظ آرامش- کمک کند. هم‌چنین به شما کمک می‌کند تا دقیقاً آنچه را که گفته شد به خاطر بسپارید. نکات مهم برای فائق آمدن در این وضعیت این است که بدانید، چرا تذکر دریافت کرده‌اید و چه اقداماتی برای اصلاح اوضاع می‌توانید انجام دهید.

 موضوع خود را مطرح کنید

آیا با تذکری که به شما داده‌شده مخالف هستید؟ اگر تمایل داشته باشید می‌توانید در طول جلسه صحبت کنید و موضوع خود را مطرح و از خود دفاع کنید. این وضعیتی دشوار است، وضعیتی که در آن می‌خواهید از خود دفاع کنید، اما دفاعی به نظرتان نمی‌رسد؛ آسان نیست!

از مقایسه خود با دیگر کارمندان با صدای برانگیخته بپرهیزید

این رفتار، کودکانه به نظر می‌رسد. اگر می‌توانید، فوراً از خود دفاع کنید، اما بدانید که می‌توانید در لحظه ساکت باشید و به خودتان فرصت دهید تا افکارتان را جمع کنید و بعداً پاسخ دهید.

 بپرسید که چه‌کار متفاوتی می‌توانید انجام دهید

پیش از ترک جلسه و امضای هر تعهدی، مطمئن شوید که می‌دانید، دقیقاً چه خطایی انجام داده‌اید و چه رفتار درستی را در پیش خواهید گرفت. گاهی اوقات این مسئله می‌تواند خیلی به پیشرفت شما کمک کند. به‌عنوان‌مثال، در مدت یک ماه، 10 بار تذکر دیر رسیدن به کار را دریافت کرده‌اید و رئیستان می‌گوید که در چهار هفتۀ آینده نمی‌توانید تأخیر داشته باشید.

گاهی نیز توبیخ اداری ممکن است دربارۀ موضوعی مبهم‌تر باشد، مثلاً ممکن است به خاطر داشتن «رفتار بد» یا «درگیر نشدن در پروژه‌ای» مقصر باشید. در این موقعیت‌ها، باید مطمئن شوید که طرحی مشخص برای بهبود این مسائل ارائه‌شده است.

با تکذیب کتبی مورد را پیگیری کنید

آیا احساس می‌کنید تذکری که به شما داده‌شده، بی‌دلیل است؟ علاوه بر طرح موضوع خود در جلسه، می‌توانید نامه تکذیبیه کتبی بنویسید. در نامه خود باید موردی را برای دفاع از خود مطرح کنید، مثلاً اگر دیر به محل کار خود رسیده‌اید، اما درخواست آن را ارائه کرده و مجوز داشته‌اید، ایمیل‌هایی را که به سرپرست خود ارسال کرده‌اید را چاپ کنید. بازهم بدانید که در مورد تخلف‌های مبهم‌تر، دفاع از خود سخت‌تر است.

 کمی تأمل‌کنید

انسان فقط با دفاع از خود به انتقاد پاسخ می‌دهد، اما کمی زمان بگذارید و دربارۀ حقایق و نظرات موجود پیرامون تذکرتان فکر کنید. آیا آن‌ها موجه هستند؟ عمل متفاوتی که احتمالاً می‌توانید انجام دهید را بررسی کنید.

 سعی کنید بفهمید که این تذکر، آخرین مرحله است یا یک نقطۀ عطف

گاهی اوقات تذکرها راهی برای کارفرما باز می‌کنند تا پیش از خاتمه کار، خود را از دعوی در امان نگه‌دارند، اما همیشه هم این‌طور نیست. بعضی‌اوقات سرپرست شما یا دپارتمان مدیریت منابع انسانی معتقدند اوضاع می‌تواند اصلاح شود. تمام تلاش خود را بکنید تا متوجه شوید چه نوع تذکری دریافت کرده‌اید.

موضوع را از طریق مدیر خود پیگیری کنید

در طول جلسات با مدیرتان، از او بازخورد بخواهید. این به شما کمک می‌کند تا مراحل بعدی را درک کنید. در حالت ایده‌آل، اهداف یا مراحل مشخصی برای اصلاح کار یا رفتارتان خواهید داشت.

 جست‌وجوی شغل جدید را شروع کنید

درنهایت، کار عاقلانه این است که به دنبال شغل باشید. بازهم در نظر داشته باشید که یک تذکر، لزوماً به معنای خاتمه کار نیست، اما ممکن است اینطور باشد. به شبکه‌سازی توجه کنید، به همکاران سابق خود مراجعه کنید تا ببینید که آیا آن‌ها فرصت‌های‌ شغلی‌ مناسب شما در ذهن دارند یا نه؛ رزومۀ خود را به‌روز کنید و برای دریافت شغل درخواست دهید و همیشه به دلایل ترک شغل خود فکر کنید.

سخن آخر

در این مقاله به معنای توبیخ اداری و هم‌چنین به نحوه برخورد کارمندان هنگام توبیخ اداری اشاره شد. آیا تا کنون در سازمانتان با این مقوله برخورد کرده‌اید؟ رفتار عموم کارمندان ایرانی را هنگام توبیخ اداری چگونه ارزیابی می‌کنید؟ لطفاً نظرات خود را با کاربران ایران مدیر به اشتراک بگذاریذ.

منبع:
Thebalancecareers