ایران، مدیر خوب میخواهد
مدیریت دارایی دیجیتال باعث افزایش بهره‌وری، بهبود همکاری و صرفه‌جویی در وقت و هزینه می‌شود. راه‌حل‌های مدیریت دارایی دیجیتال برای تجارت‌های کوچک (DAM) سیستم‌هایی برای سازمان‌دهی، ذخیره و اشتراک منابع غنی رسانه‌ای یک شرکت هستند. دارایی‌های خلاقانه مانند فیلم‌ها، تصاویر، پادکست‌ها و رسانه‌ها باید در کانال‌ها و بخش‌های مختلف ذخیره و به اشتراک گذاشته شوند.
در شرایط اقتصادی چالش‌برانگیز امروز، مشاغل کوچک باید روی سودمندی و راه‌حل‌های مقرون‌به‌صرفه DAM با بالاترین نرخ بازگشت سرمایه‌گذاری (ROI) تمرکز کنند. در این مقاله ایران مدیر خواهیم خواند که خلاقیت در فناوری، شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا از قابلیت ارتباطات مبتنی بر ابر و سیستم‌های مدیریت دارایی دیجیتال، بیشتر بهره‌مند شوند.
رشد و مدیریت دارایی دیجیتال
پیش‌بینی می‌شود بازار جهانی DAM تا سال 2024 رشد قابل‌توجهی داشته باشد. بر اساس گزارش Digital Asset Management، بازار DAM در سال 2018 باارزش 1،240 میلیون دلار داشته و پیش‌بینی می‌شود که تا سال 2024 رشد 6،901 میلیارد دلاری داشته باشد. رشد سریع مدیریت دارایی دیجیتال به دلیل استراتژی های زیر است:
- نگرانی در مورد داده‌های نامناسب یا گمشده
- نیاز به ابزارها و فرآیندهای بهتر همکاری به دلیل افزایش جهانی‌شدن
- توجه بیشتر بر جذب مشتری و لزوم پیام‌رسانی مداوم در همه دستگاه‌ها
- افزایش استفاده از راه‌حل‌های ابری و تجزیه‌وتحلیل داده‌های بزرگ
- ظهور هوش مصنوعی ، ازجمله شخصیت نوری و تشخیص گفتار
در آینده سیستم‌های DAM شرکت‌هایی را پیدا می‌کنند که به دنبال راه‌های مقرون‌به‌صرفه برای مدیریت دارایی دیجیتال و سازمان‌دهی، ذخیره، یافتن، بازیابی و توزیع دارایی‌های دیجیتال با سطح بالایی از امنیت هستند. پنج روند زیر برای مدیریت دارایی دیجیتال است:
- هوش مصنوعی
- DAM مبتنی بر ابر
- مدیریت ابر داده
- اتوماسیون
- Blockchain
چگونه مشاغل کوچک می‌توانند از مدیریت دارایی دیجیتال بهره‌مند شوند؟
انقلاب دیجیتالی مشخص می‌کند که مصرف‌کنندگان چگونه رفتار کنند و چه انتظاری داشته باشند. ابزارهای دیجیتالی و بازاریابی، شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا در دسترس تر باشند و با مشتریان خود در ارتباط بمانند.
به‌طور سنتی، DAMها بسیار گران بودند. این ابر با ارائه ویژگی‌های بیشتر و قیمتی کمتر، DAM های امروز را متحول کرده است.
با استفاده از نرم‌افزار و ابزارهای مدیریت دارایی دیجیتال ، مشاغل کوچک می‌توانند بهره‌وری را افزایش دهند، همکاری بهتری داشته باشند، در وقت خود صرفه‌جویی کنند و هزینه‌ها را کاهش دهند. به‌عنوان‌مثال، هنگام تهیه وثیقه تبلیغاتی، قادر به یافتن سریع فایل‌های رسانه‌ای لازم، باعث سرعت بخشیدن به پروژه‌ها و اتلاف وقت کمتری می‌شود.
مشاغل کوچک که از نرم‌افزار مدیریت دارایی دیجیتال استفاده می‌کنند، می‌توانند از مزایای مختلف زیر بهره‌مند شوند:
- صرفه‌جویی در وقت با ادغام نرم‌افزار DAM در گردش‌های موجود
- امنیت بیشتر و حفظ حریم خصوصی با DAMهای مبتنی بر ابر
- صرفه‌جویی در هزینه سخت‌افزاری با DAMهای مبتنی بر ابر آنلاین
- بهبود عملکرد با استفاده از ابزار DAM برای مدیریت دارایی دیجیتال
- افزایش بهره‌وری با استقرار سریع‌تر مواد و مبارزات بازاریابی
- دسترسی آسان به دارایی‌های دیجیتال برای اعضای تیم و همکاران از یک مکان متمرکز
- تنظیم نحوه بارگذاری و توزیع دارایی‌ها، مانند تنظیم تاریخ انقضا و مجوز پرونده
- صرفه‌جویی در وقت و پول با استفاده مجدد به‌جای نیاز به بازآفرینی دارایی‌های ازدست‌رفته
چرا مدیریت دارایی دیجیتال مهم است؟
مشاغل کوچک برای دستیابی به مشتریان بالقوه به استفاده از دارایی‌های دیجیتال متکی هستند. تصاویر، فیلم‌ها و دیگر اشکال رسانه در کمپین‌های بازاریابی استفاده می‌شوند. توانایی یافتن این دارایی‌های لازم به‌سرعت و به‌آسانی در ایجاد، ردیابی، سازمان‌دهی مشاغلشان دلیلی است که مشاغل کوچک به DAM نیاز دارند.
مدیریت دارایی دیجیتال، مفید برای مشاغل کوچک
دارایی‌های دیجیتال قطعاتی از محتوا هستند که به‌صورت دیجیتالی ذخیره می‌شوند و برای یک تجارت، مصرف‌کننده یا کاربر ارزشمند هستند. این‌ها متداول‌ترین‌ها هستند:
- عکس
- فیلم
- عرشه‌های اسلاید مانند نمایش اسلایدهای Google و ارائه پاورپوینت
- PDFها
- صفحه گسترده اکسل
- پرونده‌های متنی
- اسناد ورد
- گرافیکی مانند آرم
- اسناد HTML و فایل‌های مرتبط مانند CSS
- فایل‌های صوتی
برخی دارایی‌های دیجیتال باارزش‌تر از سایرین هستند. به‌عنوان‌مثال، فیلم‌ها و عکس‌های یک رویداد خاص را نمی‌توان جایگزین کرد. مشاغل کوچک غالباً حق استفاده از عکس یا فیلم باید هزینه کنند. اگر شرکت نتواند آن دارایی خاص را پیدا کند، باید مجدداً پول پرداخت کند.
مثال دیگر، پروژه ایجاد کتابچه راهنمای کاربر دیجیتالی یا کتاب الکترونیکی است که شامل دارایی‌های مختلفی همچون تصاویر، اشکال و نمودارها می‌شود. هنگام جمع‌کردن همه‌چیز، داشتن یک راه‌حل مؤثر برای مدیریت دارایی دیجیتال، در زمان و هزینه زیادی صرفه‌جویی می‌شود.
استراتژی‌های مدیریت دارایی های دیجیتال
مشاغل کوچک دلایل زیادی برای اجرای DAM دارند. برخی از متداول‌ترین آن‌ها:
- از بین بردن درخواست‌های مکرر همکاران یا اعضای تیم
- نیاز به متمرکز کردن دارایی‌هایی که در سیستم‌های ذخیره‌سازی ابری مختلف و هارد دیسک‌های شخصی پخش می‌شوند
- صرفه‌جویی در وقت برای یافتن پرونده‌های لازم برای تکمیل یک کار یا پروژه
- تصمیم‌گیری برای استفاده از DAM اولین قدم برای کسب‌وکارهای کوچک است تا بتوانند بر دارایی‌های دیجیتالی خود کنترل داشته باشند و همچنین تعیین بهترین روش برای مدیریت و تحلیل مجوزهای NTFS و جریان داده‌ها.
بااین‌حال، بدون داشتن یک استراتژی جامع، دارایی‌ها می‌توانند از بین بروند، بدون امنیت مناسب ذخیره شوند یا بی‌نظم شوند. یک استراتژی هماهنگ برای رهبری دیجیتال تهیه کنید که مشخص شود دارایی‌ها، چرا ایجادشده‌اند و چگونه باید از آن‌ها استفاده کرد.
1. در مدیریت دارایی دیجیتال، اهداف خود را مشخص کنید
روی دلایل اجرا کردن DAM و اهداف سطح بالا متمرکز شوید. یک روش هماهنگ برای دستیابی به دارایی‌های دیجیتالی، ازجمله موارد صدور مجوز شخص ثالث و کنترل نسخه تعریف کنید.
اگر اهداف شما شامل بهبود فرایندهای داخلی است، از نرم‌افزار مدیریت فرآیند در دسترس مشاغل و شرکت‌ها بهره‌مند شوید. این ابزارها می‌توانند به شما در مدیریت دارایی‌ها، موجودی‌ها، کارمندان و موارد دیگر کمک کنند. آن‌ها امکان گسترش و پاسخگویی بهتری را فراهم می‌کنند.
2. معیارهای خود را برای نرم‌افزار مدیریت دارایی دیجیتال مشخص کنید
برای تهیه فهرستی از معیارهای انتخاب نرم‌افزار مناسب، جریان‌های کاری موجود را تجزیه‌وتحلیل کنید. این عوامل را در نظر بگیرید:
چه تعداد کاربر به سیستم شما دسترسی خواهند داشت؟
کدام گزینه بهترین نرم‌افزار برای شرکت شما خواهد بود؟
چند نفر بارگذاری می‌شوند که برای تعیین گزینه‌های صدور مجوز نیاز به دارایی دارند؟
3. انجام یک ممیزی محتوا
با انجام یک حسابرسی از دارایی‌های خود، شما یک نمای کلی واضح ازآنچه در حال حاضر دارید، نحوه استفاده از آن و چرایی ایجاد آن به دست می‌آورید.
شناسایی دلیل ایجاد دارایی‌های دیجیتالی فعلی شما به شما کمک می‌کند الزاماتی را در مورد نحوه استفاده و مدیریت آن‌ها پیش‌بینی کنید. این امر منجر به ایجاد محتوای بهتر و متعاقباً بازده بهتر خواهد شد.
4. روند خرید مشتری را درک کنید
دانستن روند خرید مشتری، مشاغل را قادر می‌سازد تا بدانند که در چه ساختاری قرار دارند و برای چه کسانی ساخته‌شده‌اند. این دانش به تبدیل نیازهای مشتریان به دارایی دیجیتال که برای دستیابی به اهداف تجاری اندازه‌گیری و بهینه می‌شوند، کمک خواهد کرد.
5. چرخه عمر دارایی‌های دیجیتال را سازمان‌دهی کنید
چرخه عمر دارایی همه‌چیز را شامل می‌شود از ایجاد یا تملک گرفته تا توزیع:
- تأیید دارایی بدون خطای داده به سیستم اضافه شد
- بررسی کیفیت
- به‌روزرسانی، استخراج یا واردکردن اطلاعات
- تضمین بازیابی دارایی دیجیتال
- دارایی که برای ویرایش یا تحویل مناسب است
- ذخیره و بایگانی پرونده‌های بزرگ در مکان‌های ذخیره طولانی‌مدت مقرون‌به‌صرفه
6. تعیین نیازهای نرم‌افزار
موانع و نیازهای خود را تجزیه‌وتحلیل کنید. مشاغل کوچک احتمالاً نسبت به سازمان‌های بزرگ‌تری که دارای چندین بخش و مکان هستند، نیاز به فضای کمتری دارند. سیستمی را انتخاب کنید که اهداف و نیازهای شما را برآورده سازد.
7. در نظر بگیرید که چگونه مدیریت دارایی دیجیتال با سایر دستگاه‌ها ادغام خواهد شد
مشاغل کوچک از بسیاری از سیستم‌ها و فرایندها برای تحقق اهداف تجاری خود استفاده می‌کنند. مطمئن باشید DAM انتخابی شما به خوبی با دیگر سیستم‌های شرکت شما ادغام می‌شود.
8. مدیریت دارایی دیجیتال را پیاده‌سازی کنید
DAM را در مراحل اولیه با مشخص کردن اولویت‌های اصلی اجرا کنید. اعضای تیمی را که DAM را اجرا می‌کنند، جمع کنید. زمان لازم را برای برنامه‌ریزی و هماهنگ کردن همه اعضای تیم با برنامه، صرف کنید. استفاده از این رویکرد به تیم‌ها کمک می‌کند تا با یکدیگر همکاری کنند.
9. بهترین شیوه‌ها را تنظیم و دستورالعمل‌ها را اجرا کنید
برای کاهش تعداد خطاها یا اشتباهات، به تیم خود آموزش دهید تا بهترین استفاده را از DAM کنند. مراحل، دلایل و اهداف پشت سیستم را توضیح دهید و فرهنگ مسئولیت مشترک را ترغیب کنید.
10. از گردش کار استفاده کنید
بهتر است به‌جای این‌که همه مراحل کار را به همه اختصاص دهید، وظایف را تقسیم‌بندی کنید. گردش‌های کاری را ایجاد کنید که این عملیات را تعریف می‌کند:
- به دست آوردن پرونده‌ها
- پیوست کردن به اطلاعات
- تغییر یا تبدیل نام پرونده‌های اصلی
- سازمان‌دهی، فهرست‌نویسی و برچسب زدن
- مستندسازی روند به‌صورت کتبی
سخن آخر
مشاغل کوچک می‌توانند کنترل خود را بر دارایی‌های دیجیتالی خود حفظ کرده و دسترسی کاربر را به محتوا راحت کنند. یک مخزن منفرد که تمام دارایی‌ها در آن ذخیره می‌شوند، فرایند مدیریت دارایی های دیجیتال را ساده‌تر می‌کند. نظر شما درباره مدیریت دارایی دیجیتال چیست؟ لطفاً ایده‌های خود را با کاربران ایران مدیر به اشتراک بگذارید.
منبع:
