تقویم گوگل یا گوگل کلندر همراه با ویژگیهای جذاب زیادی توسط گوگل به بازار عرضه شدهاست زیرا گاهی اوقات فکر میکنید که بعضی چیزها خیلی ساده باشند، اما در آخر میبینید که واقعا پیچیده هستند و به یک تقویم خوب و کاربردی نیاز دارید.
با اینکه چند ویژگی آخرین نسخه از تقویم گوگل جدید نیستند، اما تا حدودی تغییراتی داشتهاند. ویژگیهای دیگری هم هست که احتمالا از وجودشان اصلا خبر نداشتید. اجازه دهید که به سراغ تمام آن ویژگیها برویم تا زندگیتان را کمی آسانتر کنیم.
تقویم گوگل شما به آدرس جیمیل شما میآید و باور نمیکنید که استفاده و تنظیم آن چقدر ساده است. اما اگر در شرکتی کار میکنید که از تقویم گوگل خودش استفاده میکند، حتما خیلی ناگهانی متوجه شدید که یکی کردن تقویم شخصی و برنامه جلسات هفتگیتان چقدر خوب است.
تقویم گوگل باعث میشود که هماهنگی رویدادهایی که باید در دستور کارتان باشد را فراموش نکنید. خوشبختانه، تعدادی ترفندهای جذاب و ویژگیهای پنهانی وجود دارد که میتوانید از آنها استفاده کنید تا ساماندهی برنامههایتان در تقویم گوگل را بسیار سادهتر کنید.
ایران مدیر در این مقاله 18 نکته، ترفند و ویژگی مورد علاقه شما در تقویم گوگل را بیان میکند.
1. تقویمهای جدیدی برای بخش های مختلف زندگیتان بسازید
ابتدا که شروع به کار با تقویم گوگل میکنید، به شما یک تقویم داده میشود، این تقویم به اسم شما و زیر عنوان تقویمهای من (My calendars) میآید که در تصویر نشان داده شدهاست.
بنابراین اگر میخواهید از تقویمتان برای اهداف متفاوتی استفاده کنید، مانند مدیریت برنامه کاری خود، برنامهریزی دورههای تمرکز بر زمان و برنامهریزی یادآورهای مکرر، تنها یک مکان برای انجام این کار دارید. اما هنگامیکه تنها با یک تقویم کار میکنید، به تمام این موارد به طور مساوی رسیدگی میشود، یعنی نمیتوانید به سرعت و به آسانی، تکالیف غیرتکراری و مهمی را که برای آن روز دارید انجام دهید.
برای جلوگیری از این کار یک تقویم جدید را برای هر بخش از زندگی خودتان ایجاد کنید که میخواهید در تقویم گوگل آن را پیگیری کنید.
چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟
برای ایجاد یک تقویم جدید، بر روی علامت بهعلاوه کوچک (+) کنار My calendars کلیک کنید و شما گزینه تقویم جدید (New calendar) را خواهید دید، این گزینه را انتخاب کنید و تقویم جدیدتان را نامگذاری کنید، برای آن توصیف و منطقه زمانی بنویسید و در آخر یک تقویم دیگر برای خودتان دارید.
نکته تخصصی: شما حتی میتوانید به هر تقویم یک رنگ جدا اختصاص بدهید، تا انتخاب اینکه هر روز باید چه کارهایی انجام دهید سادهتر شود.
2. با استفاده از گزینههای “Find a time” یا “Suggested times” جلسات با گروهها را برنامهریزی کنید
آیا تا به حال مجبور بودید جلسهای را با چند نفر هماهنگ کنید که برنامههای شلوغی داشتهاند؟ فهمیدن اینکه همه شما واقعا چه زمانی وقت آزاد دارید میتواند آزاردهنده باشد. خوشبختانه، تقویم گوگل در واقع دو ویژگی دارد که میتواند کمک بسیار بزرگی برای شما باشد: گزینههای پیدا کردن زمان “Find a time” یا زمانهای پیشنهاد شده “Suggested times”
چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟
برای استفاده از هرکدام از این دو گزینه، اول مطمئن شوید که هر شخصی که باید در رویداد حضور داشته باشد به تقویم اضافه کرده باشید. سپس، اگر تمایل دارید که گوگل، زمانی را برای جلسه شما پیشنهاد دهد، خیلی راحت لینک زمانهای پیشنهاد شده “Suggested times” در زیر نامهای مهمانانتان انتخاب کنید. یک پنجره با فهرستی از زمانهایی نمایش داده خواهد شد که هر کدام از مهمانهای جلسه از جمله شما بدون هیچ مشکلی در دسترس هستید.
پیدا کردن زمان “Find a time” روش دیگری است که به سرعت مشکل شما را حل خواهد کرد. برای استفاده از این ویژگی، گزینهای کنار جزئیاترویداد “Event details” وجود دارد، به نام پیدا کردن زمان”Find a time” که اگر آن را انتخاب کنید، برنامههای هر شخص را کنار روز جلسه موردنظر خواهید دید. وقتی زمانی را میبینید که هیچ یک از مهمانانتان درگیری ندارند، بر آن قسمت تقویم کلیک کنید تا زمان را پررنگ کنید و گزینه ذخیره “Save” را در بالای تقویمتان بزنید.
نکته تخصصی: شما همچنین میتوانید از یک محصول رایگان استفاده کنید تا به راحتی و بدون رد و بدل کردن ایمیل، جلسات را برنامهریزی کنید.
3. با استفاده از تقویم گوگل جزییات رویدادتان را پنهان کنید
گاهی اوقات، جلساتی که میزبانی میکنید یا در آنها حضور دارید، ماهیت حساسی دارند. اگرچه، به خاطر داشته باشید که بستن در تنها راهی نیست که دیگران نفهمند که در جلسه چه میگذرد. بخش رویداد تقویم گوگل هم میتواند بیشتر از چیزی که مایلید، اطلاعات را برای دیگر افراد اداره نشان دهد.
برای اینکه مطمئن شوید در طول جلسات حساستر، بیشترین حریم خصوصی را دارید، رویدادتان را بر روی گزینه خصوصی “Private” تنظیم کنید. این باعث میشود که هر شخصی که برنامه هفتگی شما را میبیند، نتواند جزییات رویداد، نام جلسه، شرکتکنندگان در آن، پیوستها و بقیه موارد را ببیند. به طور پیش فرض، عنوان عمومی رویداد مشغول”Busy” خواهد بود.
چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟
برای خصوصی کردن جزییات رویدادهای خاص در تقویمتان، بر روی گزینه رویداد تقویمتان کلیک کنید و شکل مداد را انتخاب کنید تا بتوانید جزییات رویداد را ویرایش کنید. در پنجرهای که ظاهر میشود، شکل چمدان را درست بالای بخش توضیحات رویداد انتخاب کنید.
وقتی برای اولین بخش گزینه Busy را انتخاب میکنید، بر روی گزینه دوم کلیک کنید و گزینه “Private” را از فهرست انتخاب کنید که در شکل زیر نشان داده شده است، گزینه آبی رنگ را در بالای صفحهتان بزنید و تمام این تنظیمات را اجرا کنید.
4. گزینه (Google Hangout) را به رویدادتان اضافه کنید
آیا لازم است که یک ملاقات رو در رو از راه دور را به آسانی برقرار کنید، تنها بر روی لینک اضافه کردن تماس ویدیویی”Add video call” کلیک کنید و گوگل بخشی را برای استفاده شرکتکنندگان حاضر در رویداد شما تنظیم خواهد کرد.
در اینجا بیشتر درباره “Google Hangout” بیاموزید.
5. پیوستهایی را اضافه کنید
اغلب افراد در جلساتی حضور پیدا میکنند که ملزم هستند تا به یک سند مرتبط ارجاع کنند. شاید همه ما بر یک سند گوگل یا یک برگه گسترده پیچیده کارمیکنیم.
صرف نظر از این موضوع، این بهترین راهی است که مطمئن شویم همه شرکتکنندگان حاضر در جلسه تمام چیزهایی را که لازم دارند، قبل از شروع جلسه در اختیار دارند تا مجبور نباشند در صندوق ورودی به دنبال آن بگردند. تقویم گوگل میتواند در این کار به شما کمک کند و به شما این امکان را میدهد تا اسناد را مستقیما به رویداد پیوست کنید تا مهمانها آنها را باز کنند و بررسی کنند.
چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟
برای پیوست کردن یک سند به رویدادتان، همانطور که در شکل زیر نشان داده شده است، بر قسمت رویداد “calendar view” کلیک کنید و شکل مداد را برای ویرایش رویداد انتخاب کنید.
همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است، هنگامیکه در صفحه ویرایش رویداد هستید، به دنبال شکل گیره کاغذ در بالای بخش توضیحات باشید. بر روی این شکل کلیک کنید و پنجره بزرگی نمایش داده خواهد شد که میتوانید فایلهایتان را برای پیوست مستقیم از گوگل درایو آپلود کنید.
نکته تخصصی: هنگامیکه به پنجره آپلود میرسید، میتوانید گزینه “My Drive” را انتخاب کنید تا اسناد، برگهها و اسلایدهای گوگل را پیوست کنید که در گوگل درایوتان موجود است یا میتوانید بر روی گزینه آپلود”Upload” در قسمت چپ پنجره کلیک کنید تا فایلهای آفلاین را از کامپیوترتان پیوست کنید.
6. ساعت جهانیتان را فعال کنید
آیا با هم تیمیهایی کار میکنید که در سرتاسر جهان زندگی میکنند؟ شاید فهمیدن زمان مناسب برای زمانبندی قرارها با آنها برایتان مشکل باشد. خوشبختانه، شما میتوانید با فعال کردن گزینه ساعت جهانی “World Clock” در تنظیمات تقویم گوگلتان این کار را انجام دهید.
چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟
برای بررسی منطقههای زمانی مختلف به هنگام تنظیم جلسات، بر شکل چرخ دنده در قسمت سمت راست بالایی و گوشه نمای تقویمتان کلیک کنید. اینها تنظیمات شما هستند. سپس، بخش ساعت جهانی”World clock” را باز کنید، اولین صندوق آبی را بررسی کنید و منطقههای زمانی را انتخاب کنید که میخواهید از نمای تقویمتان ببینید.
هنگامیکه منطقههای مورد نظر را انتخاب کردید، به نمای تقویمتان برگردید که تصویر زیر را در قسمت نوار کناری سمت چپ گوگل کلندرتان خواهید دید:
7. ساعتهای کاری را فعال کنید
همه افراد از ساعت 9 تا 5 سرکار نیستند، اما ممکن است با افرادی کار داشته باشند که در این ساعات کار میکنند. اگر یک برنامه کاری نامتعارف دارید که هیچ کدام از همکارانتان نمیتوانند آن را به خاطر بسپارند، این ویژگی برای شما است.
ساعات کاری “Working Hours” گزینهای است که به افراد هشدار میدهد که سعی نکنند شما را در جلسهای قرار دهند که خارج از ساعات تنظیمشده شما در تقویم گوگل است. گزینه “Decline” را بزنید و بعد سازماندهنده جلسات را دنبال کنید تا به آنها یادآوری کنید در طول آن زمان در دسترس نیستید.
چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟
برای فعال کردن ساعات کاری خاصی در تقویم گوگل بر روی شکل چرخ دنده در نمای تقویمتان کلیک کنید تا به تنظیماتتان دسترسی پیدا کنید. همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده بخش ساعات کاری “Working Hours” را باز کنید. در اینجا، شما قادر خواهید بود مشخص کنید که چه زمانی در روزهای هفته در دسترس هستید.
8. ایمیل زدن به مهمانهای رویداد
زمانی را به خاطر بیاورید که سعی میکردید به گروه بزرگی از افراد درباره رویدادی ایمیل بزنید؟ شاید شما سعی میکردید که یک سفر گروهی را هماهنگ کنید یا همه بدانند که باید لپتاپهایشان را به جلسه بیاورند. صرفنظر از اینها، فهمیدن اینکه چه کسانی واقعا به رویداد میآیند و اطمینان پیدا کردن از اینکه شخصی را فراموش نکردهاید، اذیتکننده است.
خوب، این ویژگی تقویم گوگل دفعه بعدی به کارتان میآید.
چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟
زمانی که شما هر شخصی که لازم است به رویداد بیاید را به تقویم گوگل خود اضافه کردید، میتوانید به راحتی با کلیک کردن بر بخش رویداد از نمای تقویمتان و کلیک کردن بر شکل نامه به همه افراد گروه ایمیل بزنید.
زمانی که بر شکل پاکت نامه در بخش رویداد کلیک میکنید، صندوق انشای ایمیل پدیدار خواهد شد، خیلی راحت پیامتان را تایپ کنید، در بخش آدرسهای ایمیل، ایمیل افرادی که میخواهید آنها را دعوت کنید تایپ کنید و بعد قسمت ارسال send را بزنید.
9. موقعیتهای مشخص جلسه را اضافه کنید
برگزاری یک جلسه بدون یک آدرس مشخص یا اتاق کنفرانس میتواند گیجکننده باشد. خوشبختانه، تقویم گوگل این ویژگی را دارد که میتواند همه این مشکلات را حل کند.
چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟
به جای رد و بدل کردن ایمیل، میتوانید به دوستتان یک دعوتنامه با آدرس مشخص را در صندوق کجا” Where box” بفرستید. آدرس با گوگل مپ یکی میشود، در نتیجه فهمیدن آنکه جلسه کجا برگزار میشود و چطور باید به آنجا رسید، بسیار ساده میشود.
10. از اعلانهای دسکتاپ استفاده کنید
اگر شما تقویم گوگلتان را در صفحهای روی مرورگرتان باز کردهاید، درست 10 دقیقه به رویداد بعدی، هشدار تقویم گوگل ، انجام هر کاری را مختل میکند و کل صفحهتان را در برمیگیرد. هر کاری که انجام میدادید فراموش کنید، تقویم گوگل ناگهان با یک هشدار و یک صدای آزار دهنده در جلوی همه صفحات ظاهر میشود. این خیلی بد است.
خوشبختانه تنظیمی درتقویم گوگل وجود دارد که میتوانید از آن استفاده کنید تا اعلانها کمتر آزاردهنده باشند: اعلانهای دسکتاپ “Desktop notifications”. در این صورت به جای مختل کردن کارتان، شما کادری را در گوشه سمت راست بالایی صفحه کامپیوترتان خواهید دید که نام رویدادی را که ده دقیقه دیگر است نمایش خواهد داد.
چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟
برای فعال کردن اعلانهای دسکتاپ “Desktop notifications” در تقویم گوگل ، با استفاده از نماد چرخ دنده در گوشه سمت راست بالایی نمای تقویمتان، بر قسمت تنظیماتتان کلیک کنید. همانطور که در شکل نشان داده شده است تا قسمت تنظیمات رویداد “Event settings” پایین بیایید و بر روی صندوق اعلانات “Notifications box” کلیک کنید.
به صورت پیشفرض، اعلانهای شما میتوانند به عنوان هشدارها “Alerts” تنظیم شوند، که باعث میشود هشدار ده دقیقهای هر رویدادی صفحه کامپیوترتان را تسخیر کند. در عوض، اعلانهای دسکتاپ “Desktop notifications” را انتخاب کنید، به نمای تقویمتان برگردید و به طور موفقیتآمیزی اعلانهای جلسه آرامتری را فعال خواهید کرد.
11. زمان اعلان رویداد را تغییر دهید
در نکته قبلی، شما یاد گرفتید که چگونه اعلانهایی را که قبل از جلسه دریافت میکنید، ملایمتر کنید. اما آیا میدانستید که میتوانید تعداد دقایق برای هشدار قبل از رویداد را تغییر دهید؟
چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟
به طور پیشفرض، گوگل 10 دقیقه قبل از شروع هر جلسهای به شما هشدار خواهد داد. برای تغییر این زمان، بر بخش رویداد نمای تقویمتان کلیک کنید و نماد مداد را برای ویرایش تنظیمات رویداد انتخاب کنید.
در جزییات رویداد، نماد زنگ را در پایین بخش ویدیوکنفرانس پیدا کنید. مرورگر را روی کادری با عدد 10 قرار دهید و با استفاده از فلشهای کوچک سمت راست آن عدد دقایق هشدار قبل از جلسه را کم یا زیاد کنید. همانطور که در شکل زیر میبینید، میتوانید به گوگل بگویید که چند ساعت، روز، هفته زودتر باید به شما هشدار دهد.
نکته تخصصی: در سمت چپ عدد 10، شما میتوانید اعلانها “Notification” را به ایمیل “Email” تغییر دهید، اگر ترجیح میدهید که جلسات پیش رو را به جای اعلان دسکتاپ از طریق ایمیل دریافت کنید.
12. قرارها را تنظیم کنید
تا به حال به یکی کردن ساعات اداری فکر کردهاید، تا دیگر افراد شرکت بتوانند زمانی را برای ملاقات با شما بگیرند. شاید شما برای تنظیم ساعات جلسات، مشاوری پارهوقت و با زمان محدود باشید، یا بخواهید زمانهایی را که گروهتان میتوانند با شما قرار بگذارند به زمانهای خاصی از روز محدود کنید.
در هر کدام از شرایط بالا، به استفاده از “Google’s Appointment” فکر کنید.
“Google’s Appointment” به شما امکان میدهد تا زمانهای خاصی از روز را در تقویمتان قرار دهید و بعد این زمانها را از طریق لینک خصوصی تقویم با افراد منتخب به اشتراک بگذارید. وقتی این افراد بر روی این لینک کلیک میکنند، میتواند جلساتی را در زمانهایی که برایشان مشخص کردهاید با شما برنامهریزی کنند.
اگر گیرندگان لینکتان زمانی را که میخواهند پیدا کنند، تمام کاری که باید انجام دهند انتخاب آن برای تعیین یک ملاقات خصوصی با شما است.
چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟
برای تنظیم قرارهای ملاقات خودتان، با کلیک کردن بر نمای تقویمتان شروع کنید تا رویدادی را ایجاد کنید. هنگامیکه گزینههای رویداد نمایش داده میشود، همانطور که در شکل زیر نشان داده شده بر روی”Appointment slots” در قسمت بالای پنجره کلیک کنید. محدوده تاریخ را طوری تنظیم کنید که میخواهید قرارهایتان را بگذارید علاوه براینکه هر قرار چقدر باید طول بکشد که به طور پیشفرض کنار “Slots with duration” است.
اگر میخواهید کنترل بیشتری بر قرارهایتان داشتهباشید، بر گزینه “More Options” کلیک کنید و شما به پنجره ای برده میشوید که در ادامه نشان داده میشود. بر روی صفحه قرارملاقات این تقویم “This calendar’s appointment page” کلیک کنید برای این که بتوانید به افرادی که تمایل به تنظیم قرار ملاقات دارند کمک کنید.
13. تقویمهای مورد علاقهتان را جست و جو کنید
آیا میخواهید مطمئن شوید که تعطیلات در کشورهای دیگر، برنامه تیمهای ورزشی مورد علاقهتان یا زمان طلوع و غروب خورشید هر روز را دنبال میکنید؟ شما این تقویمها و موارد دیگر را در نوار کناری سمت چپ تقویم گوگلتان پیدا خواهید کرد.
چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟
برای جست و جو و اضافه کردن تقویمهای مورد علاقه بر علامت مثبت (+) کنار افزودن تقویمهمکار “Add a coworker’s calendar.” کلیک کنید، بعد جست و جوی تقویمهای مورد علاقه “Browse calendars of interest.” را انتخاب کنید. از آنجا تقویمهای که دوست دارید عضوشان شوید انتخاب کنید.
14. یک نمای شخصی را پیادهسازی کنید
هنگامی که ابتدا تقویمتان را تنظیم میکنید، شما گزینهای خواهید داشت که آن را در یک هفته، ماه، 4 روز آینده یا به شکل یک صورت جلسه ببینید. گزینه 4 روز”4 days”؟ شما میتوانید آن را با یک وقفه متفاوت در گزینههای “Custom view” تغیر دهید.
چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟
برای تنظیم تعداد روزهایی که در نمای تقویمتان میبینید، با استفاده از نماد چرخ دنده در گوشه سمت راست بالایی صفحهتان، بر تنظیماتتان کلیک کنید. پایین تر و به قسمت مشاهده گزینهها “View options” بروید. بر روی “Set custom view” کلیک کنید و همانطور که نشان داده شده انتخاب کنید که چند روز یکبار میخواهید نمای تقویمتان را ببینید.
شما همچنین میتوانید تنظیمات سریعتر و کلیتری را در صفحه کاربریتان در سمت راست نمای تقویمتان ایجاد کنید. در کنار شکل چرخ دنده تنظیماتتان، شما به شکل پیشفرض کادری را میبینید که هفته week نام دارد. بر روی آن کلیک کنید تا فهرستی در زیر آن نمایش داده شود که میتوانید نمایتان را بیشتر شخصی کنید، همانطور که در شکل زیر نشان داده شدهاست.
15. تقویم خود را با دیگران به اشتراک بگذارید
اگر برای شرکتتان از “Google Apps” استفاده میکنید، همچنین میتوانید کنترل کنید که چه کسانی تقویمتان را میبینند، چه میبینند، و اینکه آیا اجازه ویرایش آن را دارند؟ (اگر یک دستیار دارید، این نکته بسیار مهم است که به خاطر داشته باشید). اگر دوست داشته باشید میتوانید تقویمتان را عمومی کنید.
چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟
برای تغییر تنظیمات اشتراکگذاریبرنامههایتان، بر علامت مثبت (+) کنار تقویم مورد نظر کلیک کنید و بر گزینه تنظیمات و اشتراکگذاری “Settings and sharing” کلیک کنید، همانطور که در شکل نشان داده شده است.
بعد، شما به صفحهای برده میشوید که در ادامه نمایش داده میشود. در اینجا، شما میتوانید هر یک از کارهای زیر را انتخاب کنید و انجام دهید:
• تقویم را عمومی کنید
• انتخاب کنید که جزییات رویداد را به همه افراد در شرکتتان نشان دهید، یا تنها اطلاعات شغلی را نشان دهید
• شخصی را به تقویمتان اضافه کنید و مجوزهای فردیاش را انتخاب کنید. (تمام جزییات را ببینید، تغییراتی در رویدادها ایجاد و یا تمام جزییات را پنهان کنید و غیره.)
هنگامی که کارتان تمام شد، بر فلش گوشه سمت چپ بالایی صفحهتان کلیک کنید تا به نمای تقویمتان برگردید. گوگل به طور خودکار تنظیمات تقویم جدیدتان را ذخیره میکند.
16. از میانبرهای صفحه کلید استفاده کنید
آیا میخواهید راحتتر با تقویم گوگل کار کنید. تقویم گوگل تعداد زیادی کلیدهای میانبر برای استفاده دارد، مانند:
• t نمای تقویمتان را به امروز تغییر دهید
• c یک رویداد ایجاد کنید
• q به سرعت یک رویداد اضافه کنید
17. جلسات را با crmتان منطبق کنید
آیا به طور روزانه از crm استفاده میکنید؟ رفت و برگشت از تقویمتان به crm تان میتواند آزاردهنده باشد. در عوض، به تنظیمات crmتان بروید تا ببینید آیا گزینه یکپارچهسازی با تقویم گوگل موجود هست؟
18. تقویمتان را با نرمافزار بازاریابیتان یکی کنید
اگر میخواهید تقویمتان بیشتر در راستای فعالیتهای بازاریابیتان باشد، میتوانید آن را با نرمافزار بازاریابیتان یکی کنید.
آیا شما تاکنون از تقویم گوگل استفاده کردهاید؟ نظر شما در مورد مزایای استفاده از تقویم گوگل چیست؟ لطفاً نظرات خود را با ما و کاربران ایران مدیر به اشتراک بگذارید.
منبع: