بهبود کار تیمی : راه های کاربردی و موثر افزایش بهره‌ وری تیم برای مدیران

بهبود کار تیمی باید الویت هر کسب و کاری باشد.  اگر مدیریت و کنترل تیم کاری‌تان شبیه به این است که به گربه یاد دهید گلوله نخی را بگیرد، پس به رویکرد جدیدی احتیاج دارید. کارمندان سر درگم، روند نامنظم و همراه با بی‌دقتی، کار ضعیف و روحیه بد؛ تنها تقصیر اعضای تیم شما نیست، این‌ها نشان‌دهنده این است که می‌توانستید رهبری بهتری داشته‌ باشید.

با مطالعه این مقاله ایران مدیر در می‌یابیم که در جایگاه مدیر و سرپرست، راه‌های مختلفی برای بهبود کار تیمی وجود دارد که بتوانید عملکرد تیم خود را بهبود ببخشید. با این حال، اگر کارآمدی آن‌ها پایین باشد، بازده کار شما نیز افت می‌کند.

به همین دلیل بهبود کار تیمی باید الویت اصلی شما باشد. به عبارت دیگر، زمانی که تیم کاری شما کارآمدتر باشد، نتیجه تلاش‌های دیگر شما چند برابر می‌شود.

1. برای بهبود کار تیمی انتظارات‌تان را به طور روشن تعریف کنید

قبل از انجام هر کاری برای بهبود عملکرد، حتماً باید انتظارات خود را شفاف بیان کنید. زمانی که تصورات کارمندان نادرست باشد، عواقب آن زیاد و شدید خواهد بود.

بعضی از اعضای تیم از کارآمدی مورد نظر عقب می‌مانند؛ زیرا آن‌ها در حقیقت نمی‌دانند اهداف چه هستند. تصور نکنید آن‌ها این اهداف را می‌دانند. در عوض تا جایی که ممکن است درباره انتظارات خود از اهداف روزانه و ماهانه شفاف و صریح صحبت کنید. نکته مهم این است که این اهداف باید با توصیفات دقیق و عینی گفته شود.

انتظارات و اهداف را با هر کدام از کارمندان بررسی کنید تا سوالات خود را بپرسند. سپس زمانی که متن نهایی بیان‌کننده تمام وظایف آماده شد، از آن‌ها بخواهید آن را امضا کنند.

2. برای بهبود کار تیمی فرایندهای استانداردی برای پروژه‌ها به کار ببرید

فرآیند انجام پروژه، سرمایه مهمی در کارآمدی تیم است. شما نمی‌خواهید کارمندان برای هر پروژه جدید فرآیند جدیدی طراحی کنند. این کار نه تنها ناکارآمد است، بلکه احتمال شکست پروژه را هم افزایش می‌دهد.

الگویی را برای پروژه‌های ثابت خود تدوین کنید. جزئیات بسیار مهم هستند. شما می‌خواهید هر موقعیتی که ممکن است کارمندان تغییری ایجاد کنند را از بین ببرید.

در حالی که به فرآیند مشخص و ثابتی نیاز دارید، پذیرش پیشنهاد برای تغییر و بهبود کاری هوشمندانه است. این کار شما را مطمئن می‌کند کارمندان به مرور رشد می‌کنند.

3. برای بهبود کار تیمی مجموعه مهارت‌های هر کدام از کارکنان را بشناسید

هر فردی متفاوت است یعنی دو فرد قدرت و ضعف کاملاً مشابهی ندارند. به جای رفتار مشابه با تمام کارمندان، میزان کار تیم را طوری سازماندهی کنید که بیشترین استفاده را از مهارت‌های مختلف ببرید.

اگر مجموعه مهارت‌های هر فرد را بدانید، افزایش بهروه‌وری راحت‌تر است. پرسیدن نقاط قوت از خود افراد گزینه خوبی است اما فراموش نکنید سابقه کاری آن‌ها را هم بررسی کنید.

بعضی افراد ممکن است تصور کنند مهارت فروش بالایی دارند اما عملکرد آن‌ها متفاوت است. صحبت با سرپرست آن‌ها هم مفید است، آن‌ها اطلاعات زیادی درباره نقاط قدرت و ضعف کارمندان دارند.

پییر گاردیجان و الیور تریبت مدیران شرکت مک‌کینسی نظرسنجی شکاف مهارتی را توصیه می‌کنند. به کارمندان خود فرصت بدهید نظرات‌شان را درباره شکاف مهارتی خود و همکاران‌شان را بیان کنند.

این نظرسنجی همچنین فرصتی را به‌جود می‌آورد تا مهارت‌های تیم را به طور کلی ارزیابی کنند و آن‌ها را در کنار عواملی که آن‌ها را به اهداف‌شان می‌رساند قرار بدهند.

4. برای بهبود کار تیمی قدردانی کنید

قدردانی از کارمندان مهم است. مجله کسب‌وکار هاروارد حتی آن را ساده‌ترین راه برای بهبود روحیه کارمندان می‌داند.

هیچ‌کس دوست ندارد فکر کند به تلاش‌هایش توجه نمی‌شود، اما قدردانی از کارمندان چیزی ورای آن است. کارمندی که می‌داند از او قدردانی می‌شود احساس امنیت بیشتری در شرکت و انگیزه بالاتری برای کار سرسختانه دارد.

هر چقدر تیم شما کارآمد‌تر باشد، شرکت شما بهتر پیش می‌رود. اگر تیم شما عملکرد خوبی ندارد، مطمئن شوید آن‌ها انتظارات شما را می‌دانند، فرآیندهای استانداردی ایجاد کرده و آن را اصلاح می‌کنند.

مطمئن شوید به جای نقاط ضعف، از نقاط قوت اعضای تیم خود استفاده می‌کنید و همیشه قدردانی خود را بابت کار خوب آن‌ها نشان دهید. در جایگاه مدیر، متوجه خواهید شد مدیریت یک تیم کارآمد، راحت‌تر از مدیریت و کسب نتایج بهتر است.

5. برای رهبری نمونه تمرین کنید

ما بیش از 30 سال تحقیقات خلاقانه، تازه و جهانی انجام می‌دهیم. وقتی از مدیران می‌خواهیم از بهترین تجربه‌های رهبری شخصی‌شان صحبت کنند _تجربه‌هایی که به نظرشان استانداردهای شخصی برتر بودن‌شان است_ هزاران داستان از موفقیت وجود دارد. ما این افراد را در شرکت‌های انتفاعی و غیرانتفاعی، صنایع و تولیدی‌های کشاورزی و معدنی، بانکداری و بهداشت و درمان، دولت و آموزش و پرورش و خدمات اجتماعی و هنری پیدا کرده‌ایم.

این مدیران شامل کارمند و داوطلب، پیر و جوان، زن و مرد هستند. رهبری هیچ مرز نژادی یا مذهبی، هیچ مرز اخلاقی و فرهنگی نمی‌شناسد. رهبران در هر شهر و هر کشور، در هر مقام و سازمانی هستند. ما رهبری نمونه را در هر جا که نگاه کنیم، پیدا می‌کنیم.

ما همچنین متوجه شدیم که در سازمان‌های موفق، همه افراد، صرف نظر از عنوان و مقام، تشویق می‌شوند که به عنوان رهبر فعالیت کنند.

در این سازمان‌ها، افراد تنها اعتقاد ندارند که هرکس می‌تواند تغییری ایجاد کند، آن‌ها به گونه‌ای عمل می‌کنند که استعدادهای افراد از جمله استعداد رهبری را پرورش دهند. آن‌ها شبیه به گزارش‌های غیرواقعی زیادی که افراد را از رشد توانایی‌های رهبری و سازمان‌ها را از ایجاد فرهنگ رهبری باز می‌دارند، نیستند.

یکی از شایع‌ترین گزارش‌ها درباره رهبری این است که بعضی از افراد از آن بهره‌مندند و بعضی نیستند. افسانه فرعی این است که اگر این استعداد را نداشته باشید، نمی‌توانید آن را یاد بگیرید. هیچ‌یک از این‌ها واقعیت ندارند. افراد پس از تامل در مورد بهترین تجربه‌های رهبری شخصی، به همان نتیجه می‌رسند که تانیا لوتاوا، حسابدار شرکت بلوم انرژی رسید: همه ما رهبر متولد شده‌ایم.

همه ما توانایی رهبری را در عمق وجود خود داریم. تنها کاری که باید بکنیم، اصلاح و به کار بستن آن‌هاست. این فرآیند مداوم است که همچون رهبر رشد کنیم، اما فقط در صورتی که چالش‌های رهبری را که روزانه به ما ارائه می‌شود، بپذیریم می‌توانیم در این کار بهتر شویم.

اولین بار در دهه 1980 از افراد خواستیم بگویند زمانی که مشغول هدایت افراد به بهترین شکل بودند چه می‌کردند و ما همچنان این سوال را از افراد مختلف در جهان می‌پرسیم. پس از تجزیه و تحلیل هزاران تجربه رهبری ما متوجه شدیم و همچنان دنبال آن هستیم. فارغ از زمان و شرایط، افرادی که دیگران را در مسیر پیشرفت هدایت می‌کنند به طرز جالبی مسیر مشابهی را دنبال می‌کنند.

هرچند که هر تجربه در بیان فردی منحصربه‌فرد بود، اما رفتار‌ها و عملکردهای مشخصی وجود داشت که باعث ایجاد تفاوت می‌شد. هنگام خلق اتفاق فوق‌العاده‌ای در سازمان، مدیران درگیر 5 چیزی که ما تمرین رهبری نمونه می‌نامیم می‌شوند.

این شیوه‌ها دیدگاه خصوصی افرادی که مطالعه کرده‌ایم، نیست. همچنین به چند فرد برجسته انتخابی تعلق ندارند. رهبری مربوط به شخصیت نیست. به رفتار مربوط است. این 5 تمرین در دسترس هر فردی است که چالش رهبری را می‌پذیرد، چالش هدایت افراد و سازمان‌ها به جایی که تا‌به‌حال نبوده‌اند. این چالش حرکت از عادی بودن به سمت فوق‌العاده بودن است.

چارچوب 5 تمرین اتفاقی در لحظه نیست. طی سال‌ها آزموده شده است. اگرچه شرایط رهبری طی سال‌ها به طرز چشمگیری تغییر کرده، اما محتوای رهبری به هیچ وجه تغییر نکرده است. رفتارها و عملکردهای اساسی رهبران در اصل یکسان باقی مانده است و آن‌ها از زمانی که مطالعه رهبری نمونه را شروع کردیم تا الان مناسب مانده‌اند.

حقیقت هر یک از بهترین تجربه‌های شخصی برای رهبری، که میلیون‌ها‌ رهبر و صدها پژوهشگر چندین بار به طور تجربی آن‌ها را انجام داده‌اند، پنج تمرین رهبری نمونه را سیستمی برای رهبران در هر جایی در نظر می‌گیرد.

1. برای بهبود کار تیمی مدل‌سازی کنید

القاب داده می‌شود اما رفتار شما برای‌تان احترام می‌آورد. رهبران نمونه می‌دانند اگر بخواهند کارمندان متعهدی داشته باشند و به بالاترین استانداردها دست پیدا کنند، باید رفتارهایی که از بقیه انتظار دارند را داشته باشند. برای مدل‌سازی رفتاری که از بقیه انتظار دارند، ابتدا باید درمورد اصول راهنمایی صریح و شفاف باشند. باید ارزش‌ها را مشخص کنند.

مدیران باید صدای خود را پیدا کنند و بعد به وضوح صدای خود را در ارزش‌های‌شان نشان دهند. همان‌طور که بهترین داستان‌های شخصی نشان می‌دهند، مدیران قرار است برای اعتقادات خود ایستادگی کنند، بنابراین بهتر است اعتقاداتی داشته باشند که بایستند.

اما فقط ارزش‌ها مهم نیستند. مدیران فقط از جانب خود صحبت نمی‌کنند. آن‌ها به نمایندگی از سازمان صحبت و رفتار می‌کنند. وقتی تری کالاهان می‌پرسد: چطور می‌توانم به شما کمک کنم؟ واقعاً قصد کمک دارد.

وقتی گروه میلر ولنتاین، گروه خدمات ملکی، نیاز داشت رویداد افتتاحیه بزرگ اجتماعی را برگزار کند، به تلاش همه‌جانبه نیاز داشت. چیزی که گروه را بیش از همه شگفت‌زده کرد این بود که کالاهان کت خود را درآورد، آستین‌هایش را بالا زد و حین تمیز کردن محوطه واقعاً کثیف شد.

یکی از کارمندانش می‌گفت: تری به من آموخت که مدیریت و رهبری فقط به عنوان نیست، بلکه به مسئولیت‌پذیری شخصی و ایجاد شرایط مثبت است. تری با رفتار روزمره خود نمونه بودن خود را نشان داد، نشان داد عمیقاً به باورهای خود معتقد است.

2. برای بهبود کار تیمی الهام‌بخش دید جمعی باشید

افراد بهترین تجربه شخصی خود را زمانی توصیف می‌کنند که آینده هیجان‌انگیز و رویایی را برای سازمان خود تصور می‌کردند. آن‌ها تصور و رویایی از چیزی که ممکن بود باشد داشتند. آن‌ها به رویاهای خود اعتماد کامل داشتند و برای برآورده کردن این اتفاقات کاملا توانایی‌های خود را باور داشتند.

هر سازمان، هر جنبش اجتماعی با تصور آغاز می‌شود و این نیرویی است که آینده را خلق می‌کند. رهبران آینده را با احتمالات هیجان‌انگیز تصور می‌کنند. باید درکی از گذشته و تصویر روشنی از نتیجه مورد نظر، حتی قبل از شروع پروژه، داشته باشید، درست همان‌طور که معمار طرحی را ترسیم می‌کند و مهندس مدلی می‌سازد.

همان‌طور که آجای آگراوال، مدیر پروژه فناوری اوراکل می‌گوید: باید با آن‌چه سایر افراد باور دارند ارتباط برقرار کنید و این باور را ایجاد کنید که افراد می‌توانند به هر چیز عالی‌ای برسند. درغیر این صورت، ممکن است متوجه نشوند کارشان چقدر معنی‌دار است و تلاش‌هایشان در تصویر ذهنی بزرگ نقش دارد.

مدیران باید سایر افراد را در تصویر مشترک سهیم کنند. برای این کار باید گروه‌های آنان را بشناسند و به زبان آن‌ها صحبت کنند. افراد باید بدانند مدیرشان نیازهای آن‌ها را می‌داند و به منافع‌شان فکر می‌کند. رهبری گفتگوی دوطرفه است نه مونولوگ. برای استفاده از حمایت آن‌ها، مدیر باید اطلاعات کافی از رویاها، امید، چشم‌انداز و ارزش‌های افراد داشته باشند.

3. برای بهبود کار تیمی فرآیند را به چالش بکشانید

چالش، آزمونی برای بهتر بودن است. هر کدام از بهترین تجربه‌های شخصی رهبری شامل تغییر وضعیت فعلی است. هیچ‌کس بدون تغییر شرایط به بهترین تجربه دست پیدا نمی‌کند. صرف نظر از جزئیات، همگی درگیر غلبه بر مشکلات و دست یافتن به موقعیت‌هایی برای رشد، نوآوری و خلاقیت و بهبود هستند.

مدیران سرمایه‌گذاری می‌کنند. هیچ ‌یک از افراد مورد بررسی ما با لبخند به انتظار شانس بی‌کار نبودند. رهبران پیشگام هستند. آن‌ها مایل‌اند به سمت ناشناخته‌ها حرکت کنند. آن‌ها در جستجوی فرصت‌هایی برای نوآوری، رشد و پیشرفت هستند.

اما رهبران تنها خالق یا مبدع محصولات، خدمات یا فرآیندهای جدید نیستند. رهبران به خوبی می‌دانند که خلاقیت و نوآوری و تغییر شامل آزمایش و خطرات است. با وجود اجتناب‌ناپذیری از اشتباهات و شکست‌ها، رهبران پیش می‌روند.

یکی از راه‌های مقابله با خطرات و شکست‌های احتمالی آزمایش، تغییر با مراحل تدریجی و پیروزی‌های کوچک است. موفقیت در هر تلاشی شبیه فرآیند ساده خرید بلیط بخت‌آزمایی نیست. زندگی برای یک مدیر و رهبر آزمایشگاه است و رهبران نمونه از آن برای اجرای آزمایش تا جایی که ممکن است استفاده می‌کنند. تلاش، شکست، یادگیری. تلاش، شکست، یادگیری. تلاش، شکست، یادگیری. این مانترای رهبر است.

4. برای بهبود کار تیمی دیگران را برای انجام امور، توانمند کنید

رویاهای بزرگ تنها با تلاش یک نفر به واقعیت مشخص تبدیل نمی‌شوند. موفقیت به تلاش‌های یک تیم نیاز دارد، به روابط پایدار و اعتماد جمعی نیاز دارد، همچنین نیازمند تلاش جمعی و مسئولیت فردی است.

این امر همان‌طور که سوشما هوپ، بنیان‌گذار استارتاپ فناوری، می‌گوید با قدرتمندسازی اطرافیان شروع می‌شود. مانند بسیاری از افراد مورد مطالعه، او نتیجه می‌گیرد هیچ‌کس نمی‌تواند این کار را تنهایی انجام دهد. در فرآیند تصمیم‌گیری، توجه به همه نظرات و دادن فرصت مشارکت به همه ضروری است. یک اصل راهنما در مورد پروژه این بود که یک تیم از هر عضو تیم بزرگ‌تر است.

رهبران همکاری و ایجاد اعتماد را تقویت می‌کنند. رهبران این امکان را برای دیگران فراهم می‌کنند که خوب کار کنند. آن‌ها می‌دانند افرادی که انتظار کسب نتیجه از آن‌ها می‌رود باید احساس قدرت فردی و مسئولیت داشته باشند.

مدیران نمونه، کار می‌کنند تا افراد احساس قدرت، توانایی و تعهد کنند. رهبران این امکان را نه با انباشتن قدرتی که دارند بلکه با اعطای آن به بقیه انجام می‌دهند. رهبران نمونه، ظرفیت همه را برای تحقق وعده‌هایی که می‌دهند، تقویت می‌کنند.

5. برای بهبود کار تیمی شجاعت را تبلیغ کنید

صعود به بالا سخت و پرشیب است و افراد خسته و ناامید می‌شوند. اغلب وسوسه می‌شوند، تسلیم شوند. درس مهمی که دنیس استراکا معاون معاون شرکت بیمه کالپین از تجربه خود می‌‌گوید؛ این است که توجه و پشتیبانی افراد را به پیش می‌راند.

افراد می‌خواهند بدانند مدیران‌شان به آن‌ها و توانایی‌شان برای انجام کارها باور دارند. می‌خواهند مدیران آن‌ها را باارزش بدانند و قدردانی، عالی‌ترین راه برای نشان دادن ارزش آن‌ها، از آن‌هاست.

توجه به همکاری می‌تواند تک به تک یا جمعی باشد. می‌تواند ناشی از تغییر چشم‌گیر یا فعالیت‌های ساده باشد.

سخن آخر

قدردانی از همکاری افراد و ایجاد فرهنگ جشن گرفتن موفقیت، بخشی از کار مدیر است. در مواردی که بررسی کردیم، شاید شاهد نمونه‌های فراوان جشن گروهی و قدردانی از افراد بودیم.

تشویق کردن وظیفه مهمی است. به این طریق مدیران به وضوح و با رفتار خود پاداش را با عملکرد مرتبط می‌سازند. هنگام تلاش برای بهبود کیفیت، سرپاشدن پس از شرایط سخت، راه اندازی سرویسی جدید یا ایجاد هرگونه تغییر چشمگیر، مدیران مطمئن می‌شوند که افراد مزایای رفتار منطبق با ارزش توصیه شده را درک می‌کنند. نظر شما در این زمینه چیست؟ لطفاً ایده‌های خود را با کاربران ایران مدیر به اشتراک بگذارید.

منبع:

5 Practices of Exemplary Leadership

 4Ways Leaders Can Maximize Their Team’s Productivity