ایران، مدیر خوب میخواهد
مدیریت بحران در سازمان را چگونه انجام می‌دهید، درحالی‌که داستان‌هایی از طریق رسانه‌های سنتی مانند رادیو، تلویزیون و روزنامه‌ها منتشر می‌شوند و تا حدی می‌توانند تأثیراتی را بر روی شما داشته باشند.
یک ادعای قدیمی وجود دارد که می‌گوید: «شما بحران‌ها را کنترل و مدیریت می‌کنید، یا بحران‌ها شما را کنترل می‌کنند».
همانطورکه باید برای هر اتفاق غیرمنتظره‌ای آماده باشید، باید برای تمام احتمالات موجود در کسب و کار خود هم برنامه‌ریزی داشته باشید. حتی اگر شما نمی‌توانید بعضی اتفاقات را پیش‌بینی کنید، می‌توانید از یک پیش برنامه‌ریزی استفاده کنید.
احتمال دارد که بحران در تمام سازمان‌های بزرگ و کوچک اتفاق بیافتد. هنگامی‌که این اتفاقات می‌افتد، مهم‌ترین عامل برای مدیریت، نحوه برخورد و همچنین نحوه پاسخ شما است.
ایران مدیر با ارائه مراحل زیر به شما کمک می‌کند که در طول مدیریت بحران در سازمان خود، ساختار، سازمان‌دهی و آرامش خودتان را حفظ کنید:
1. رسانه‌های موردنظر خود را ایجاد، به‌روزرسانی و تکمیل کنید
به‌عنوان‌مثال، بیمارستان‌ها موارد حیاتی مانند منابع مختلف، دارو و دیگر تجهیزات را همیشه به‌طور آماده دارند. رسانه سازمان شما هم باید کاملاً به‌روزرسانی شده باشد و تمام اعضا باید آگاه باشند که چه کسی و در چه زمانی باید با رسانه‌ها تماس بگیرد.
چنین برنامه‌ای باید به‌وضوح برای تمام گروه شما تعریف شده باشد. شما باید به‌طور کامل با تمام خطاهای احتمالی سازمان خود آگاه باشید؛ زیرا با داشتن کوچک‌ترین خطا، توسط کسانی که شایعه درست می‌کنند، خطای شما به‌سرعت برای همه نمایان می‌شود.
2. برنامه‌ای برای برخورد با رسانه‌ها داشته باشید
اولین و مهم‌ترین تصمیم شما این است که در مصاحبه کردن با رسانه‌ها موفق شوید و داستان بی‌نظیری را برای آن‌ها تعریف کنید. اگر تصمیم گرفته باشید که در مورد داستان خود نظری ندهید، این امر باعث نمی‌شود که رسانه‌ها دست از سرتان بردارند. بااین‌حال شما مجبور خواهید شد که به خیلی از سؤالات آن‌ها پاسخ ندهید و همین امر آغازگر مشکلات زیادی خواهد شد. در هر شرایطی که فکرش را کنید، چهره شما باید در مقابل دوربین‌ها قرار بگیرد.
اگر هم تصمیم دارید که در مورد داستان خود نظراتی بدهید، باید مراقب چندین مورد باشید:
• بسیار بعید است که به خبرنگاران بفهمانید که نمی‌خواهید داستان خود را عملی کنید
• مصاحبه‌های شما ویرایش خواهد شد
• رسانه‌ها به‌راحتی می‌توانند نظرات و صحبت‌های شما را به سمت و سویی که خودشان می‌خواهند بکشانند و ممکن است به‌راحتی سخنان شما را تغییر دهند.
بنابراین، اگر قصد دارید که مصاحبه کنید، یک پیام بسیار ساده داشته باشید و در آخر به یک جمع‌بندی برسید. از مکالمه‌هایی که آماده نیستند استفاده نکنید.
3. تعیین کنید که در سازمان قرار است چه کسی با رسانه‌ها صحبت کند
اگر شما قصد داشته باشید که با رسانه‌ها صحبت کنید، درهرصورت دوست ندارید که فردی در سازمان با رسانه‌ها صحبت کند تا تمام داستان را برای آن‌ها بازگو کند، پس باید فرد مناسبی را انتخاب کنید. به کارکنان خود اطلاع دهید که آن‌ها تمام درخواست‌های مصاحبه‌ها یا اظهارات را به یک فرد خاص ارجاع دهند.
اگر می‌خواهید با رسانه‌ها ارتباط برقرار کنید، یک فرد خاص را به‌عنوان سخنگو انتخاب کنید. این سخنگو در کسب و کارهای کوچک، مالک سازمان یا مدیر ارشد خواهد بود؛ و در رسانه‌های بزرگ‌تر، یک کارمند مانند رئیس منابع انسانی است که این وظیفه را به عهده می‌گیرد. صرف‌نظر از اینکه چه کسی صحبت می‌کند، اطمینان حاصل کنید شخصی که قصد دارد مصاحبه کند، حاوی پیام خاصی باشد.
4. کمک‌های حرفه‌ای را در نظر داشته باشید
بسته به‌اندازه و شدت بحران موجود در هر کسب و کار، شما ممکن است نیاز داشته باشید تا فردی را استخدام کنید که در کار خود بسیار حرفه‌ای باشد و بتواند بحران های احتمالی را مدیریت کند. چنین افرادی می‌توانند در مورد چگونگی رسیدگی به وضعیت‌های دشوار، اطلاعات مفیدی را ارائه دهند. اگر در طول عملیات کسب و کار خود با اتهامات مدنی مواجه شدید، لازم است که با یک وکیل مشورت کنید.
5. رایج‌ترین تهدیداتی را که ممکن است سازمان شما را هدف گیرد، بیابید
هیچ شرکتی نمی‌تواند بحران هایی را که ممکن است برایش پیش بیاید را پیش‌بینی و انتخاب کند، اما شما می‌توانید این بحران ها را به حداقل برسانید. تمام جوانب صنعت و موقعیت جغرافیایی و هر مورد دیگری که احتمال دارد تا بحران از آن‌طرف به سمت شما بیاید را موردنظر داشته باشید. در اینجا برخی از بحران ها وجود دارد که می‌توان با شناخت آن‌ها برنامه‌ریزی‌هایی را برای مدیریت بحران در سازمان انجام داد:
بحران‌هایی مانند تسهیلات، انفجار، خرابی برق، آتش‌سوزی، آسیب دیدن انشعابات آب، بلایای طبیعی یا جرائم اینترنتی ازجمله آسیب‌هایی هستند که ممکن است بر سازمان شما وارد شود.
بحران سازمان، یک وضعیت نامساعد است که نه‌تنها در سازمان شما، بلکه در سایر صنایع و حوزه‌های دیگر هم ممکن است که تأثیرات بسزایی داشته باشد.
بحران های مرتبط با کارکنان می‌تواند مواردی مانند تلفات جانی کارگران، خرابکاری کارکنان، جرائم اینترنتی یا خشونت، کاهش نیرو، بیماری کارکنان که می‌تواند تأثیرات بسیار زیادی در روند کار سازمان ایجاد کند.
بحران های مرتبط با مصرف‌کنندگان می‌تواند شامل محصولات معیوب، فراخوانی محصولات، ادعاهایی علیه محصولات شما یا آسیب رساندن به توجه رسانه‌های اجتماعی به سازمان شما باشد.
بحران های برند یا تصویری شامل فعالیت‌های غیرقانونی یا نامناسب توسط رهبر اجرایی، مبارزات تجاری مکرر توسط رقبا که به‌طور مستقیم به شرکت شما آسیب جدی وارد می‌کند و یا دادخواستی که به خط محصول یا محصولات خاص شما آسیب وارد می‌کند.
6. اقداماتی را انجام ندهید که وضعیت را بدتر کند
اگر با اتهاماتی نظیر شرایط نامساعد کار در سازمان خود مواجه شدید، این اتفاق نمی‌تواند مجوزی برای بزرگ کردن سازمان شما باشد. این مشکلات ممکن است که بسیار آشکار و قابل حل باشد، اما بسیار عجیب است که بعضی سازمان‌ها حتی زمانی که در معرض مشکلات کوچکی مانند نورپردازی سازمان قرار می‌گیرند، اشتباهات بسیار بزرگی را انجام می‌دهند.
توصیه‌ی ما این است که شما باید نسبت به تقسیم جوایز، تبلیغ‌ها و یا برگزاری جشن‌ها، مراقبت‌های لازم را به عمل آورید. اجازه ندهید که اقدامات شما به‌گونه‌ای به نظر برسد که برای شما چندان مهم نیستند.
7. کمبودهای خود را جبران کنید
اگر اشتباهاتی را انجام دادید، توصیه ما این است که به سمت کمبودهای خود بروید، آن‌ها را رفع کنید و آنچه را که می‌خواهید انجام دهید. تلاش برای پوشاندن مشکلات و کمبودها، اغلب باعث می‌شود که شرایط شما بدتر شود؛ بنابراین، اگر شما در معرض مجازات جنایی و مدنی قرار گرفتید، از مشاوران و وکیل‌های خود کمک بگیرید.
مطمئناً، بهتر است که برای جلوگیری از قرار گرفتن در چنین شرایطی، از همان اول از فعالیت‌های غیرقانونی و غیراخلاقی و ناامن دوری کنید. علاوه بر این، ایجاد کردن یک فرهنگ در فضای شرکت می‌تواند کارکنان را از انجام چنین عواملی دور کند.
8. رهبرانی را که مسئول بحران های سازمان شما هستند، بشناسید
در یک بیمارستان، پزشکان، پرستاران و تکنسین‌ها همگی می‌دانند که چگونه باید با بحران ها مقابله کنند و آن‌ها را مدیریت کنند. به همین ترتیب، گروه مدیریت بحران در سازمان شما هم باید بسیار آموزش‌دیده باشند و هنگامی‌که تحت‌فشار هستند تمام‌کارها را به‌خوبی مدیریت کنند. اعضای این گروه نیازی به مدیریت ندارند زیرا این افراد می‌دانند که هنگامی‌که تحت فشار هستند، چگونه باید عمل کنند.
علاوه بر این، ممکن است شما ناظرانی را مشاهده کنید که تحت هیچ‌گونه فشاری قرار نگرفته باشند. به همین دلیل است که باید گروه مدیریت بحران در سازمان را قبل از حملات فاجعه و بحران آماده کنیم. دانستن اینکه چه کسی مسئول چه‌کاری است و چرا و چگونه باید آن کار را انجام دهد، یک نوع عملیات اورژانسی است که برای موفق بیرون آمدن از بحران، بسیار مهم است.
9. تا جایی که می‌توانید برای مدیریت بحران در سازمان ارتباط برقرار کنید
ارتباط تیمی در اینجا بسیار مهم است، زیرا کارکنان با دیدن تلاش و همکاری شما ترغیب می‌شوند که به مردم کمک کنند، حتی اگر شما یک سخنگوی رسانه‌ای را هم تحسین کنید، رسانه‌های خبری دیگری هم به سمت شما جذب خواهند شد. همچنین باید اطلاعات دقیقی را در اختیار آن‌ها قرار دهید، باید با این روش با آن‌ها ارتباط برقرار کنید تا بتوانید بیشتر به آن‌ها نزدیک شوید.
علاوه به این، شما باید به ضربان قلب و ذهن کارکنان خود توجه کنید، شما باید سعی کنید که وضعیت را عادی کنید. باید به گروه خود بفهمانید که شرکت شما تحمل هر بحرانی را دارد و در بلندمدت وضعیت بهتری هم خواهد داشت. بسیار مهم است که کارکنان شما هیچ‌گونه نگرانی نداشته باشند. ارائه اطلاعات دقیق و به‌موقع به کارکنان امری بسیار حیاتی است.
سرپرستان و رهبران باید در طول یک بحران، به‌طور منظم همه‌چیز را بررسی کنند.
گروه مدیریت بحران در سازمان هم باید آماده باشد که کارکنان را بر روی کارشان متمرکز کند.
یک برنامه‌ریزی برای مدیریت بحران در سازمان ضروری و مؤثر است. به یاد داشته باشید که یک پیش برنامه‌ریزی می‌تواند راه طولانی را در پیش داشته باشد. با توجه به اینکه بعد از گذراندن یک بحران، تجربیات بسیار زیادی را یاد خواهید گرفت، پس برای مقابله کردن با یک بحران باید خوشحال باشید.
اگر شما هم تاکنون با بحرانی در سازمان خود مواجه شده‌اید، چگونه آن را مدیریت کردید؟ لطفا تجربیات خود را در این زمینه با کاربران ایران مدیر به اشتراک بگذارید.
منبع:
