ایران، مدیر خوب میخواهد
تیم دورکار را چگونه می‌توان با ارتباطات مناسب و مؤثر، حفظ و کنترل کرد؟
براساس خلاصه نظرسنجی امریکن تایم نیوز 2018 BLS، تقریباً یک چهارم متخصصان مهارت ملی، کارهایشان را از طریق تیم دورکار انجام می‌دهند. تکنولوژی، طی دهه گذشته محل کار را تغییر داده است و کار راه دور را آسان کرده است. بیشتر رهبران، کسب و کار تیم‌های راه دور را به‌منظور انگیزه دادن به بهترین استعداد در دسترس، ایجاد و مدیریت می‌کنند، و هم‌چنان بهره‌وری و ارتباطات را افزایش می‌دهند.
درحالی‌که بسیاری ممکن است این‌گونه فرض کنند که برنامه‌سازان عضوی از اعضای تیم هستند که به احتمال زیاد از خانه کارشان را انجام می‌دهند. حقیقت این است که کلیه مهارت‌های متنوع از خانه انجام می‌شوند.
درحقیقت، براساس یک بررسی، این احتمال بیشتر است که کارکنان با مدرک پیشرفته کارشان را در خانه انجام دهند. با تجمع استعدادها در جهان، تقریباً نیمی از تمام متخصصان بعضی از کارها را در خانه انجام می‌دهند.
به‌علاوه، محل کار بیش از پیش متراکم و شلوغ شده است؛ در نتیجه، شرکت‌های بیشتری کار راه دور را به‌عنوان قدرت کار یا به‌عنوان وسیله‌ای برای دستیابی به استعداد پراکنده از نظر جغرافیایی پیشنهاد می‌کنند. همان‌طورکه رهبران کسب و کار به دنبال روش‌های کاهش هزینه و تضمین مهارت هستند، استفاده از تیم دورکار در حال افزایش است. تقریباً در همه صنعت‌ها، بخش قابل توجهی از متخصصان در حال حاضر برای کار از طریق تلفن ارتباط برقرار می‌کنند.
براساس بررسی‌های ایران مدیر در حوزه رهبری کسب‌و‌کارها ثابت شده است اشتغال در تیم دورکار به همان اندازه که برای کارفرمایان یک مزیت است، برای کارمندان هم این‌گونه است. مدیریت یک تیم دورکار می‌تواند چالش‌های منحصربه‌فردی را نشان دهد. رهبران کسب و کار زرنگ و دانا می‌توانند پنج نکته زیر را برای ایجاد یک تیم دورکار بسیار مؤثر به‌کار بگیرند:
1. اعضای تیم را از افراد دارای شایستگی فردی انتخاب کنید
این مسأله الزامی است که کارکنان تیم دورکار می‌توانند به‌طور مستقل کار کنند. در زمان استخدام برای تیم دورکار سؤالاتی در مورد زمانی بپرسید که آن‌ها مجبور بودند به‌طور مستقل برای رسیدن به هدفی کار کنند. کارمندان راه دور که به کارشان علاقه دارند به احتمال زیاد عملکرد بهینه‌ای خواهند داشت. قضاوت در مورد شایستگی فردی یک کاندید می‌تواند صرفاً از طریق سنجیدن خوش‌بینی طی مصاحبه‌های تلفنی بسیار سخت باشد. خوشبختانه، تست‌های متعددی برای کمک به مدیران برای تشخیص این خصوصیت وجود دارند.
برای مثال، مدیران راه دور از ابزاری چون: تست انگیزه شغلی آنلاین روان‌شناسی امروزی استفاده می‌کنند. این تست 15 دقیقه‌ای شامل 102 سؤال است که مهارت‌هایی، چون: استقلال، قدرت برقراری ارتباط و خودانگیزیشی را روشن می‌کنند. همچنین می‌توانند کاندیدهای شغلی از راه دور با استفاده از پرسش‌نامه شخصیت چند منظوره مینه سوتا (MMPI) ارزیابی کنند.
بعد از استخدام کارمندان شایسته، ادامه آموزش آن‌ها برای مستقل شدن مهم است. کمک و راهنمایی را فراهم کنید، اما از این‌که سؤالات‌شان را از طریق آزمون و خطا بفهمید، نترسید. با تأیید بر این که شما به قضاوت‌شان اعتماد می‌کنید، می‌توانید فرهنگی از حلالان مشکلات راه دور و مستقل ایجاد کنید.
2. از یک زبان مشترک استفاده کنید و اختلافات ساعات محلی را مدیریت کنید
با تکنولوژی راه دور می‌توانید به متخصصان بسیار ماهر در تمام نقاط جهان دسترسی داشته باشید. با این حال، تفاوت‌ها در زبان، زبان‌های گفتاری و در حال توسعه، می‌تواند باعث سردرگمی یا حتی خطا شود. به‌طور واضح این‌که کدام زبان را این تیم دورکار را برای برقراری ارتباط استفاده خواهد کرد و زبانی که برنامه‌نویسان برای کدگذاری استفاده خواهند کرد را، مشخص کنید. بسته به کسب و کار، اغلب حتی مشخص کردن این مسأله کمک‌کننده است که کدام سیستم اندازه‌گیری را استفاده خواهید کرد.
به‌علاوه، حتی به یک تیم کاملاً از راه دور نیز نیاز خواهید داشت تا از طریق کنفرانس یا کنفرانس ویدیویی با تیم‌ها ارتباط برقرار کنید تا مشکلات پیچیده را برطرف کند. اگر کاندیدهای راه دور در آن طرف جهان زندگی می‌کنند یا حتی بیش از هشت ساعت فاصله زمانی وجود دارد، پیدا کردن زمانی‌که برای همه مفید باشد می‌تواند چالش‌برانگیز باشد.
برای تضمین این‌که ارتباطات می‌تواند اتفاق بیفتد، زمان جلسه را برای کلیه اعضای تیم چند بار در هفته مشخص کنید. داشتن یک زمان جلسه منظم، زمانی را که برای برگزاری جلسه و آسان نمودن جلسات بیشتر لازم است را، کاهش خواهد داد. اگرچه جلسه برای بعضی اعضای تیم دورکار زود و برای سایر اعضا دیر است، داشتن یک زمان جلسه ثابت و منظم، انتظارات را برای آماده شدن و در دسترس بودن، تنظیم خواهد کرد.
علاوه‌بر داشتن زمان‌های جلسه منظم، داشتن ساعت کاری منظم هم مهم است. اعضای تیم را تشویق کنید که زمان‌های خالی یا زمانی که نمی‌توانند در دسترس باشند را مشخص کنند. این انتظارات صحیح برای زمانی به‌وجود می‌آید که شخص قابل دسترسی است و عضو تیم می‌تواند انتظار پاسخ داشته باشد.
3. ابزارهای بهره‌وری
موقعیت‌های راه دور، کارکنان را در مقایسه با تنظیمات دفتر سنتی از هم جدا می‌کند. زمانی‌که از راه دور کار می‌کنید، کار را بزرگ‌تر می‌بینید. با این حال، برنامه‌های نوآور می‌توانند از ارتباطات مؤثر بین کارکنان راه دور حمایت کنند و به کارمندان کمک کنند که تصویر بزرگ‌تر ورای کارشان را درک کنند.
خدمات مبتنی بر کلود (Cloud) به اعضای تیم دورکار کمک می‌کنند که پروژه‌ها را به موقع و با بودجه کامل کنند. ابزاری چون: آسانا (Asana)، هاروست (Harvest) و اسلاک (Slack)، ارتباطات را در لب تاپ، گوشی‌های هوشمند و تبلت‌ها پشتیبانی می‌کنند.
برای مثال، با استفاده از نرم‌افزارمدیریت پروژه مانند: آسانا، رهبران تیم می‌توانند وظایف را برای هر عضو تعیین کنند و هر وظیفه را اولویت‌بندی کنند. این نرم‌افزار وظایف ضروری و همچنین موقعیت کلی پروژه و زمان‌بندی برای پروژه کامل را هم نشان می‌دهد.
تعریف کردن نرم‌افزار مدیریت پروژه یا پیگیری، می‌تواند وضوح بیشتری را فراهم کند و بهره‌وری را افزایش دهد.
درحالی‌که پیگیری زمانی آشکارا برای بسیاری از کارمندان ناخوشایند است. نرم‌افزاری مانند هاروست، پیگیری زمان را خودکار و آسان می‌سازد. با تعیین هر وظیفه در آسانا و بعد پیگیری زمان در هاروست، مدیر می‌تواند بفهمد که چقدر از هر بخش پروژه زمان می‌برد و پیش‌بینی بهتری در زمان جلوتر یا عقب‌تر بودن از زمان‌بندی داشته باشند. همچنین به نشان دادن این اطلاعات به اعضای تیم کمک کند و ارتباطات مطلع‌تری را به‌وجود آورند.
به‌جای عاصی کردن همکارشان، می‌توانند این‌که پروژه در کجا قرار دارد و چه کسی مسؤول است را ببینند.
درحالی‌که این ابزار می‌تواند به انجام سریع‌تر کار کمک کند، آن‌ها می‌توانند ایجاد تیم و فرهنگ و رفتار سازمانی را آسان سازند. ترغیب ارتباطات هم در مورد کار و هم زندگی شخصی می‌تواند باعث شود که کارمندان بیشتر در سازمان سرمایه‌گذاری کنند و یک سازمان پایدار را به‌وجود آورند. برای مثال، یک کارمند راه دور می‌تواند کانال‌های سرگرم‌کننده در برنامه اسلاک برای به اشتراک گذاشتن لطیفه‌ها ایجاد کند یا حتی در مورد برنامه‌های نمایشی تلویزیونی مورد علاقه‌شان صحبت کنند. داشتن موقعیتی برای صحبت در مورد علایق مشترک خارج از حیطه کاری، می‌تواند افراد را بهم نزدیک کند – حتی زمانی‌که دور از هم زندگی می‌کنند و به آن‌ها کمک می‌کند که در مورد پروژه‌های‌شان بهتر با هم ارتباط برقرار کنند.
4. توجه ویژه به امنیت داده‌ها
برخلاف دفتر مرکزی سنتی، که تمام ماشین‌ها در یک مکان هستند و توسط دپارتمان فناوری اطلاعات محلی حمایت می‌شوند، می‌تواند نظارت بر امنیت داده‌ها با تیم دورکار، عمدتاً به دلیل دستگاه‌ها و مجموعه‌های متفاوت، سخت باشد. کارکنان راه دور اغلب از دستگاه‌های خود مانند: لب تاپ، دستکتاپ، گوشی‌های هوشمند و تبلت استفاده می‌کنند. بسیاری از این دستگاه‌ها ممکن است سیار هم باشند. همان‌طورکه کارمند ممکن است در خانه، کافی شاپ یا حتی هنگام سفر در فرودگاه، ایستگاه‌های قطار یا هتل‌ها کار کند.
عمدتاً به همین خاطر، بنابر تحقیق شرکت امنیتی سایت لاک (SiteLock)، تیم‌های راه دور به‌ویژه در برابر حمله‌های سایبری، آسیب‌پذیر هستند. نظرسنجی که توسط آزمایشگاه وان ورلد آیدنتیتی (One World Identity) انجام شد، نشان می‌دهد که 81% افراد، برخلاف آگاهی از ریسک‌ها، به وای فای همگانی مجانی متصل می‌شوند. نظر سنجی OWI نشان داد که اکثر کاربران ترجیح می‌دهند از وای فای مجانی به‌جای داده‌های پرداختی خود استفاده کنند. حتی اگر یک عضو از تیم‌تان به نقطه اتصال وای فای بد متصل شود، کل شبکه و داده‌های شما می‌توانند در دسترس هکرها قرار بگیرند. بدون تکنولوژی امنیتی مناسب و سایت‌های داده‌ای، کار کل تیم دورکار می‌تواند به خطر بیفتد.
به منظور ارتقای امنیت داده‌ها، کارکنان راه دور همیشه باید از خدمات vpn سیار برای ایمنی داده‌های سیار در وای فای عمومی استفاده کنند. فروشنده‌های Premium VPN نرم‌افزارشان را به‌طور منظم برای کدگذاری داده‌های که از شبکه‌های ناامن عبور می‌کنند، بروزرسانی کنند. به‌علاوه، سازمان‌ها باید سیاست رمز وورد قوی برای تضمین این مسأله داشته باشند که رمز ورودها چالش‌برانگیز هستند و اغلب تغییر داده می‌شوند. در پایان، تیم‌ها باید راه‌حل‌های کلود را بررسی کنند که می‌توانند بروزرسانی داده‌ها را حفظ کنند.
5. پیشرفت شغلی در تیم دورکار
یک گزارش گالوپ (Gallup) نشان می‌دهد که نسل دهه 80 تا 2000 در مقایسه با نسل قبلی به‌طور خاصی جاه‌طلب هستند. در نظرسنجی آمده است که پاسخ‌دهندگان مشاغل را به‌عنوان فرصت‌هایی برای رشد می‌بینند. متأسفانه، مقدار قابل توجهی از نسل هزاره نظرسنجی شده اعتقاد دارند که، کارفرمایان برای آن‌ها دسترسی کافی برای فهمیدن فرصت‌ها را فراهم نمی‌کنند. کارکنان تیم‌های دورکار اغلب به‌شدت این را احساس می‌کنند.
فقدان زمان حضور در دفتر و فرصت‌های شبکه‌سازی شخصی ممکن است کارکنان راه دور را کم‌تر از فرصت‌های به‌وجود آمده در سازمان آگاه سازد. با این حال، پیشرفت کاری برای کارکنان راه دور مهم است و اغلب آن‌ها ممکن است یکی از واجد شرایط‌‌ترین اشخاص برای این پست‌ها در یک سازمان باشند.
گزارش گالوپ، با عنوان چگونه نیروهای کار این دوران می‌خواهند کار و زندگی کنند، نشان می‌دهد که 87% پاسخ-دهندگان بر این باور هستند که پیشرفت و ارتقای شغلی برای آن‌ها در یک شغل مهم است. می‌توانید از طریق ایجاد سیاست‌هایی از پیشرفت شغلی برای تیم دروکار حمایت کنید که برای آموزش اضافی یا حتی تکه‌های کوچک‌تر آموزش، مانند: کلاس‌ها یا سمینارهای آنلاین. فراهم کردن « زمان کاری آزاد» را در نظر بگیرید که کارمندان می‌توانند روی پروژه‌های شخصی در طول هفته کار کنند، درحالی‌که این برنامه‌ها پول و زمان نیاز دارند، کارمندان این مهارت‌های جدید را برای کارشان به ارمغان می‌آورند و همچنین به شرکت احساس تعهد بیشتری می‌کنند، از این رو، گردش مالی را کاهش می‌دهند.
کار کردن برای دستیابی به یک هدف مشترک
حتی اگر یک تیم دورکار ایجاد کنید، ایجاد یک فرهنگ شرکتی واضح و یکپارچه هم‌چنان الزامی است. به هرحال، این برای رهبران تیم‌های دورکار یک چالش است. جوی از هم‌بستگی را از طریق میزبانی جلسات روزانه در زمان‌هایی ترویج دهید که برای همه مناسب باشد. ارتباطات و مدیریت وظایف را از طریق ابزار آنلاین آسان سازید.
همچنین، می‌توانید ساختارهای سازمانی جایگزین را کشف کنید که به کارکنان این امکان را می‌دهد مسئولیت بیشتری به‌عهده بگیرند. متخصصان فرصت‌هایی برای رشد می‌خواهند؛ بنابراین می‌توانید وفاداری و روحیه کارمندان را با پیشنهاد منابع یادگیری آنلاین رایگان افزایش دهید.
سخن آخر
ایجاد یک تیم دورکار قوی از مرحله استخدام شروع می‌شود. زمانی‌که افراد را برای استخدام انتخاب می‌کنید، باید ارزش‌های شرکت و فرهنگ شرکتی خود را به اعضای تیم القا کنید.
علاوه‌بر‌این، باید برای پرورش یک تجربه کاری فراگیر اقداماتی انجام دهید. در نظر نگرفتن غیرعمدی نیازهای کارکنان که هر روز آن‌ها را نمی‌بینید، کار آسانی است. برخلاف مکان راه دور تیم‌تان، آن‌ها باید این‌گونه احساس کنند که پاسخ‌گویی، مسئولیت و فرصت‌های مساوی دارند.
آیا شما تجربه حضور در تیم‌های دورکار را دارید؟ به‌نظر شما مدیریت این تیم‌ها چگونه است؟ لطفاً نظرات خود را با کاربران ایران مدیر به اشتراک بگذارید.
منبع:
