ایران، مدیر خوب می‌خواهد
ازآنجایی‌که شرکت‌ها برای محافظت از کارمندان خود در برابر گسترش ویروس کرونا از طریق محدودیت‌های مسافرتی و تمهیدات دورکاری تلاش می‌کنند، لذا این احتمال وجود دارد که جلسات حضوری با تیم‌ها، مشتریان یا تأمین‌کنندگان برای روزها یا هفته‌های متوالی لغو شوند.
در بهترین شرایط، احتمال دارد در حین برگزاری یک جلسه مجازی تعدادی از شرکت‌کنندگان تماس تلفنی داشته باشند که این باعث کاهش بهره‌وری خواهد شد، همچنین بعضی از شرکت‌کنندگان تصور می‌کنند که در حین برگزاری جلسه مجازی می‌توانند کارهای دیگری هم انجام دهند. ممکن است برگزارکنندگان جلسات در مورد هدف و طراحی موضوع گفتگو، دقت کمتری داشته باشند و احتمال دارد یک یا دو نفر بر مباحث مسلط بوده و مابقیِ حاضرین ساکت نشسته باشند. همه این مسائل غیرعادی نیستند.
اما شما می‌توانید جلسه مجازی از راه دور را با به‌کارگیری تکنولوژی‌ها و تهیه دستورالعمل‌های ساده و کم‌هزینه به‌طور مؤثر برگزار کنید.
در این مقاله 12 مرحله برای تشکیل یک جلسه از راه دور مطرح می‌شود که شما می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید.
1. برای جلسه مجازی از ویدئو استفاده کنید
برای اینکه همه افراد احساس کنند که در جلسه «مشترک» حضور دارند، از جلسه ویدئویی استفاده کنید. استفاده از تکنولوژی و نرم‌افزارهای بین‌المللی مانند زوم (Zoom)، اسکایپ (Skype) و گو تو میتینگ (GoToMeeting) که ممکن هست برخی از آن‌ها در ایران فیلتر شده باشند.
همچنین برخی از سرویس‌های استارتاپ‌های ایرانی مانند اسکای روم (skyroom) و روبرو (rubru) برای برگزاری یک جلسه ویدئویی باکیفیت، به شخصی‌سازی گفتگوها و درگیر نگه‌داشتن شرکت‌کنندگان در جلسه کمک می‌کند.
اگر جلسات شما کمتر از 4 نفر را شامل می‌شود و نیازی به اشتراک‌گذاری فایل و … در آن نیست پیام‌رسان واتس‌آپ نیز می‌تواند مناسب و کار راه‌انداز باشد.
2. همیشه یک گزینه برای برقراری ارتباط صوتی را فراهم کنید
جلسه ویدئویی ممکن است بسیار خوب کار کند، اما به اینترنت با سرعت‌بالا متکی است که ممکن است همیشه در دسترس نباشد. افراد باید توانایی شرکت کردن از طریق ابزار صوتی را هم داشته باشند اما این نکته را روشن کنید که ابتدا جلسه ویدئویی داشتن قاعده مهمی است.
3. نرم‌افزار را قبل از زمان جلسه امتحان کنید
تکنولوژی، سرویس و یا نرم‌افزاری را که می‌خواهید از آن استفاده کنید حتماً قبل از شروع جلسه مجازی امتحان کنید اگر شرکت‌کنندگان تنها قبل از شروع جلسه اقدام به تأمین نرم‌افزار موردنظر کنند ممکن است با تأخیری 15 دقیقه‌ای لحظات اولیه جلسه را از دست بدهند. همچنین می‌بایست قبل از شروع، شرکت‌کنندگان نرم‌افزار را ازلحاظ کاربرد و راحتی امتحان کرده باشند، در غیر این صورت شاید مجبور شوید از سایر نرم‌افزارها استفاده کنید.
4. مطمئن شوید که چهره‌ها قابل‌مشاهده است
جلسه‌های ویدئویی زمانی مؤثرتر خواهند بود که افراد بتوانند حالات چهره و زبان بدن یکدیگر را ببینند. از افراد بخواهید که نزدیک وبکم (دوربین) خود بنشینند تا به‌به ایجاد صمیمیت یک جلسه مجازی کمک کنند.
5. به اصول جلسه پایبند باشید
قبل از گفتگو، اهداف مشخصی را تعیین کنید و در صورت لزوم یک پیش‌نویس (بریف) ارسال کنید. در طول جلسه، از یک دستور جلسه استفاده کنید و مقررات مربوط به شرایط آن را تنظیم کنید، استراحت کنید و به‌طور واضح مرحله‌های بعدی (مانند زمان‌بندی و پاسخگویی‌ها) را بعد از هر بخش و در پایان جلسه مشخص کنید.
6. مدت‌زمان ارائه و جلسات راه‌دور مجازی را به حداقل برسانید
ارائه طولانی در جلسه‌های مجازی خیلی بدتر از ارائه طولانی حضوری است. جلسات باید به‌صورت بحث و گفتگو باشد. اطلاعات پیش‌زمینه باید از قبل آماده شوند. اگر فردی باید ارائه داشته باشد، از به اشتراک‌گذاری صفحه‌نمایش برای هدایت گفتگو استفاده کنید، در این صورت شرکت‌کنندگان همگی از موضوع مطلع می‌شوند؛ اما گفتگو را برای به حداکثر رساندن زمانی که افراد به همدیگر نگاه می‌کنند اولویت‌بندی کنید.
7. سعی کنید یخ جلسه را آب کرده و جلسات را شاد و فعال برگزار کنید
اگرچه شما ممکن هست حس دوستی یکسانی نسبت به تمامی افراد حاضر در جلسه مجازی نداشته باشید، اما از ابزارهایی برای تقویت روابط بین فردی زمانی که احساس می‌کنید یک نفر از اعضای جلسه در انزوا است، استفاده کنید. همچنین دانستن این موضوع که آیا نزدیکان یا خویشاوندان یکی از افراد حاضر در جلسه در حال مبارزه با بیماری ناشی از ویروس کرونا هست یا خیر، بسیار مهم است؛ بنابراین ورود به سیستم را به‌گونه‌ای طراحی کنید که متوجه این موضوع شوید.
8. یک هماهنگ‌کننده (دبیر جلسه) تعیین کنید
تعیین فردی برای هدایت گفتگو می‌تواند کمک‌کننده و مفید باشد تا به سایر شرکت‌کنندگان این امکان را بدهد که بر محتوا متمرکز شوند. هماهنگ‌کننده (دبیر جلسه) همچنین می‌تواند از یک سیستم رأی‌گیری «برای در دست گرفتن نبض گروه» در مورد سؤالات خاص استفاده کند و این مسئله را تضمین کند که صحبت‌های همه شنیده می‌شود. همچنین هماهنگ‌کننده باید قادر به پاسخگویی در مورد سؤالات و حتی نرم‌افزار مورداستفاده نیز باشد.
9. از افراد شرکت‌کننده بخواهید که فعالانه صحبت کرده و نظراتشان را مطرح کنند
وادار کردن همه به مشارکت بدون صحبت کردن با یکدیگر یکی از چالش‌برانگیزترین جوانب برگزاری یک جلسه است. برای جلوگیری از این امر، پیشنهاد می‌کنیم که هرازگاهی از افراد درخواست کنید تا صحبت کنند، حتی به‌طور مجازی «دور میز بروید» قبل از اینکه یک تصمیم نهایی گرفته شود. بعضی سرویس‌های نرم‌افزاری حتی به حاضرین این امکان را می‌دهند که قبل از صحبت کردن از گزینه «دست را بالا ببرید» استفاده کنند (نرم افزارهای بین‌المللی نرم‌افزار زوم و از نرم‌افزارهای داخلی سرویس اسکای‌روم این امکان رو دارند). این به هماهنگ‌کننده کمک می‌کند بدون نادیده گرفتن نظرات یک شرکت‌کننده درون‌گرا جلسه را تمام کند.
10. گرفتن بازخورد در زمان واقعی
جمع‌آوری و پردازش ورودی‌های باکیفیت در طول یک جلسه مجازی می‌تواند چالش‌برانگیز باشد بخصوص اینکه خواندن نکات دیداری سخت‌تر هستند. رأی‌گیری را، جدا از ویدئو کنفرانس برای جلوگیری از قطع شدن گفتگو باز نگه‌دارید. شرکت‌کنندگان به دستورالعمل‌های واضحی در مورد چگونگی استفاده از این سیستم نیاز خواهند داشت اما گروه‌ها خیلی سریع کار کردن با آن را یاد می‌گیرند و ارزش تلاش کردن برای یادگرفتنش را حتماً دارد.
11. از طرح موضوعات سخت و چالشی نترسید، جلسه، جلسه هست
مشارکت و حضور در یک جلسه به‌صورت مجازی یک رفتار آموختنی است و شما شگفت‌زده خواهید شد که از اینکه چقدر می‌توانید از آن یاد بگیرید زمانی که همراه با تیمتان شروع به راحت کار کردن به این روش می‌کنید. ممکن است صبر کردن برای بحث در مورد مسائل سخت در هنگام برگزاری جلسات حضوری رو درو طبیعی و عادی هست ولی شاید بخواهید از طرح موضوعات سخت و چالشی در جلسات مجازی اجتناب کنید و آن را به دوران دیگری موکول کنید. بهتر است بدانید جلسه مجازی هم مانند جلسات حضوری هست و بهتر است به‌جای تأخیر انداختن طرح یک موضوع سخت، سختی گفتگوی مجازی در مورد آن را به تن خریده و به آن ورود کنیم.
12. در زمان‌های غیر دورکاری هم چند بار برگزاری جلسه مجازی را تمرین کنید
جلسه بعدی را با کارکنان خود و مدیری که در دفتر کارش حضور دارد، به‌صورت مجازی برگزار کنید. بعد از اتمام جلسه، این تجربه را جمع‌بندی و خلاصه کنید. چه چیزهایی خوب پیش رفت و چه چیزهایی خوب پیش نرفت؟ چگونه جلسات مجازی مانند جلسات حضوری برای پاسخ به سؤالات مؤثر می‌باشند؟
ممکن هست با گسترش ویروس کرونا در طی هفته‌های آتی یا پیش‌آمدهای دیگری مانند آلودگی هوا و … مجبور باشید بیشتر جلسات خود را از راه‌دور و به شکل غیرحضوری برگزار کنید، برای اینکه جلسات مجازی شما به شکل مؤثر و کارا عملی شوند، باید چگونگی برگزاری این جلسات توسط تیمتان را تنظیم کنید؛ اما یک سرمایه‌گذاری و صرف هزینه اندک روی تهیه زیرساخت جهت برگزاری جلسات آنلاین می‌تواند در صورت نیاز، تأثیر بسزایی در بهره‌وری دوران دورکاری شما و تیمتان داشته باشد.
