ایران، مدیر خوب میخواهد
طراحی محیط کار چیزهای زیادی راجع به شرکت و کارمندانش و از همه مهم‌تر رئیس آن شرکت، می‌تواند بازگو کند. بر اساس آمار دفترخانه کار در سال ۲۰۰۴ در خصوص مطالعه زمان کارمندان بین سنین ۲۵ تا ۵۵ سال، ۷/۸ ساعت از روز خود را صرف فعالیت‌های مرتبط با کار می‌کنند. برای بسیاری از ما، این به معنای زمان سپری شده در محل کار است که می‌توان گفت زمان زیادی است.
در همان سال‌های گفته شده، یک کارمند معمولی در‌می‌یابد که حدوداً ۲۰۰۰ ساعت را در محل کارش گذرانده است.
در نقطه مرکزی تمام کسب و کار‌ها، استعداد قرار دارد و به عقیده من، زمان، ارزشمندترین منبعی است که در اختیار ماست. به همین دلیل است که وقتی شرکت من گسترش یافت و زمان آن رسید که جابه‌جاشود، اطمینان حاصل کردم که باید در تمام جنبه‌های پروژه درگیر شوم. من مصمم بودم تا محیطی بی‌نقص را برای شرکتمان طراحی کنم.
در ابتدا با فهرستی خالی شروع کردیم. برای شروع روند، چندین فلسفه را طرح‌ریزی کردیم تا راهنمای تصمیم‌گیری‌مان باشد.
اول و مهم‌تر از همه، من می‌خواستم فضای کاری انعکاس این باشد که ما به عنوان یک شرکت واحد، چه کسی هستیم. سپس می‌خواستم مطمئن بشوم فضایی که ما ایجاد کرده‌ایم محیطی مشارکتی باشد، جایی که کارمندان بتوانند با هم تعامل داشته باشند و آزادانه در محیط حرکت کنند.
آخرین و احتمالاً نگران کننده‌ترین بحث موجود این بود که به تمام این اهداف می‌بایستی با در نظر گرفتن بودجه‌ای معین، جامه عمل می‌پوشاندم.
بازتابی از آنچه که هستیم
من معتقدم که فضای کاری چیزهای زیادی راجع به شرکت و کارمندانش و از همه مهم‌تر رئیس آن شرکت، می‌تواند بازگو کند. در شرکت من، می‌خواستیم تحلیل محیط کسب و کار نشانگر این باشد که ارزش‌هایمان را هم به عنوان یک شرکت واحد و هم به عنوان افرادی مجزا بازگو کند.
کل تیم با همکاری یکدیگر، چندین قاعده راهنما را انتخاب کردیم که می‌خواستیم فضای کاری با آنها در ارتباط باشد. آن قواعد عبارت‌اند از: اعتبار، فروتنی، سرگرمی، شور و شوق و اختصاصی بودن.
• اعتبار: همه، از تیم مدیریت گرفته تا شخص خودم(مدیر عامل)، دقیقا وضع یکسانی داریم
• فروتنی: هیچ چیز زرق و برق‌دار و یا بالاتر از سطح معمول نیست
• سرگرمی: ما مناطق راحتی را برای نشستن به منظور فعالیت‌های گروهی در نظر گرفته‌ایم، همچنین بلندگو‌هایی در تمام ساختمان و یک آشپزخانه بزرگ و باز برای وعده‌های غذایی دسته جمعی
• شور و شوق: ما فضیلت و برتریمان به عنوان یک شرکت را با قراردادن جوایز و گواهی‌های مختلف در سراسر ساختمان به نمایش عموم گذاشتیم
• اختصاصی بودن: ما بالاترین استانداردها را در اختیار کارمندانمان قراردادیم. از نظر مبلمان ارگونومیک-میزهای قابل افزایش، صندلی‌های برنده جوایز و اتاق‌های کنفرانس ایستاده برای در تحرک نگه‌داشتن کارمندان و همچنین نگه‌داشتن افراد سر کار.
این قواعد روی تمام تصمیمات ما اثر گذاشتند حتی رنگ تابلوهای دکوراتیو و علائم روی دیوارها. با انتخاب کردن این قواعد راهنما و وفادار ماندن به آنها، تصمیمات ما آگاهانه‌تر شدند و راحت‌تر به نتیجه رسیدیم. این قواعد و عمل کردن به آنها به مرور زمان تبدیل به سرگرمی ما شدند.
همچنین این مهم بود که وقتی تمامی عناصر با هم ترکیب شدند، به خوبی منعکس کننده آن کسی که هستیم و آن کسی که می‌خواستیم بشویم، بودند.
قبل از این دفتر قدیمی‌مان را ۱۰۰ نفر در ۸۰۰۰ فوت مربع همراه با مبلمان قدیمی و تخته وایت‌بردهای کثیف پر کرده بودند.
شروعی کلاسیک برای یک دفتر. در حال حاضر دفتر ما جلای بیشتر، تمرکز بیشتر و سخت‌گیری بیشتری در جهت حرکت ما به سوی آینده دارد.
طراحی محیط کار و محیطی مشارکتی
در حال حاضر همکاری و مشارکت بسیار محبوب شده‌است. به نظر می‌رسد تمامی کمپانی‌ها روی کار گروهی تاکید خاصی دارند و به عنوان اصول اصلی عملکرد باید هم اینطور باشد! طراحی محیط کار باید به‌گونه‌ای باشد که کارمندان را به همکاری در پروژه‌های مختلف ترغیب کند. این بدان معنی است که محیطی فیزیکی را برای کارمندان تأمین کنند تا همکاری را امکان‌پذیر سازد.
در طراحی‌مان عناصری را در نظر گرفتیم تا افراد را به گفت‌وگو و کار در کنار یکدیگر، وا داریم. کارمندان در دفاتری باز و با ظرفیت ۶ الی ۸ نفر کار می‌کنند که این اجازه می‌دهد تا به‌راحتی مکالمات در جریان باشند.
در طراحی محیط کار ، اتاق‌های کنفرانس با دیوارهایی شیشه‌ای ساخته شده‌اند تا مردم ببینند چه کسانی در جلسه حضور دارند و در صورت تمایل در آنها شرکت کنند. به همین ترتیب آشپزخانه با وجود میزهای بزرگش به کارکنان این امکان را می‌دهد تا وعده‌های غذایی را با یکدیگر به اشتراک گذارند و در حین خوردن غذا یا نوشیدن لیوانی نوشیدنی، ریلکس کنند.
برای سهیم شدن بیشتر کارمندان در شرکت و صنعت، مانیتورهایی را به منظور نشان دادن آمارها، توئیترها و فعالیت مشتریانی که برایمان اهمییت دارند، در سرتاسر ساختمان نصب کرده‌ایم. اکنون کارمندان به راحتی می‌توانند مانیتورها را دنبال کرده و درباره وقایع سازمان گپ بزنند.
طراحی محیط کار و بودجه غیرقابل اجتناب
البته که تمامی عناصر طراحی محیط کار هزینه‌ای به دنبال داشتند اما تفکر درباره همه امکاناتی که یک فضای کاری فوق‌العاده می‌تواند داشته باشد بسیار هیجان‌انگیز است. البته که در صورت حساب، دیگر به این صورت هیجان‌انگیز نخواهند بود. برای اینکه از بودجه تعیین شده پیشروی نکنیم، آنچه را که می‌خواستیم با صراحت تمام خلاصه کردیم و برای عملی کردن آن اهداف با بودجه‌ای کمتر، راه‌هایی خلاقانه را در پیش گرفتیم.
برایمان مهم بود زمینه‌هایی که برای موفقیت حکم مهمی داشتند را بشناسیم، همانطور که زمینه‌هایی را که می‌توانستیم در آنها سازش کنیم را نیز شناختیم. بتن‌های طرح‌دار و سقف‌های شیشه‌ای در سرتاسر دفتر، در مرحله طراحی و روی کاغذ عالی به نظر می‌رسیدند اما در واقع به طرز وحشتناکی گران بودند.
در عوض ما تصمیم گرفتیم تا این ایده‌ها را فقط برای راهروهای اصلی و آشپزخانه عملی کنیم، که در آخر باعث صرفه‌جویی قابل توجهی در هزینه‌ها شد. در واقع هم تیم خودمان و هم دو طراحی که با آنها کار می‌کردیم، خیلی بیشتر از طرح اولیه آن را دوست داشتند.
حتماً در محاسباتتان صرفه‌جویی در دیگر زمینه‌ها نیز بسیار ساده‌تر و البته اقتصادی‌تر بود و موجب می‌شد تا بودجه‌ای بسیار کمتر عملیات طراحی محیط کار را به انجام رساند اما، سرمایه‌گذاری در خصوص کارمندانم همیشه از اهمیت زیادی برایم برخوردار بوده است.
همان‌طورکه قبلا گفته شد، ما بهترین میز و صندلی‌های ارگونمیک موجود را خریداری کردیم که قیمت بسیار بالایی هم داشتند. اما با وجود تمام هزینه‌هایی که این‌ها در بر داشتند، نمایانگر اهمیتی ویژه برای کارمندانی بودند که هیچ وقت از آنها غافل نشدیم. هیچ کسی لایق گذراندن ساعاتی در روز روی صندلی‌های ناراحت و یا میزهای غژ غژ کننده، به خصوص در محیط کسب و کار ما نیست.
طراحی محیط کار و ایده‌های جداسازی
وقتی که این پروژه را شروع کردم به دنبال خلق فضایی بودم تا در آن رشد کنیم و در محیطی که ایجاد کردیم زندگی کنیم. الآن نزدیک به ۱ سال است که در دفتر جدید مشغول به کاریم و هرروز، تغییر در روحیه شرکت به وضوح نمایان است.
می‌خواستیم تا خالق فضایی باشیم که همه هرروز صبح، هنگام ورود به شرکت هیجان‌زده باشند و با بهترین روحیه به استقبال چالش‌ها بروند. مفتخرم که اعلام کنم در شرکتمان به تمامی این اهداف دست پیدا کردیم و امیدوارم که تجربه ما بتواند راهنمایی برای دیگران باشد.
شما با چه هدفی به طراحی محیط کار خود می‌پردازید؟ آیا راحتی و آسایش کارمندانتان برای شما اهمیت دارد؟ ایده های خود را در مورد این موضوع با ما و کاربران ایران مدیر به اشتراک بگذارید.
منبع:
