اصول مدیریت بحران چیست؟ ذهن من فوراً بهسمت فاجعهای طبیعی مانند سونامی یا زلزله میرود که همهجا را ویران میکند. بااینحال، بسیاری از بحرانها نیز وجود دارد که ناشی از وقایع و شرایط مختلف، ازجمله بحرانهای وجودی و بحرانهای فاجعۀ دست بشر و بحرانهای و استراتژیهای کسبوکار است. بحرانهای کسبوکار موضوعی است که در این مقاله ایران مدیر میخواهیم آن را بررسی کنیم.
در ردۀ اصول مدیریت بحران کسبوکار، تعدادی از موقعیتهای مختلف با قابلیت ایجاد صدمات بزرگی به شرکت بدون توجه به صنعت یا اندازه یا منابع شما وجود دارد. همۀ مشاغل مستعد ابتلا به این بحران هستند؛ بههمیندلیل، برای هرآنچه ممکن است بهوجود بیاید و به سقوط شرکت منجر شود، آمادگی لازم را باید داشت.
شما میتوانید با اجرای برنامۀ مدیریت بحران و درک مراحل بحران و اطمینان از داشتن افراد مناسب درکنار خود، شغلتان را برای امکان رویارویی با یکی از این رویدادهای غیرمترقبه آماده کنید تا به شما در مدیریت و کار در شرایط بحران کمک کند. در این مطلب، به تمام اطلاعات موردنیاز دراینزمینه اشاره خواهیم کرد. ابتدا با مرور تعریف بحران کسبوکار شروع میکنیم.
اصول مدیریت بحران کسبوکار چیست؟
اصول مدیریت بحران کسبوکار وضعیتی است که با خدشهدارکردن شهرت و آسیبرساندن به کسبوکار و تأثیر منفی بر امور مالی آن یا آسیبزدن به کارمندان موفقیت و سلامت شرکت را تهدید میکند. بحران کسبوکار ممكن است ناشی از عاملی در داخل یا خارج شرکت باشد. باتوجهبه شدت بحران کسبوکار، مهم است قبل از وقوع خود را با برنامهای آماده کنید که شما و تیمتان برای مقابله با بحران در نظر گرفتهاید.
برنامه مدیریت بحران چیست؟
برنامۀ مدیریت بحران فرایندی است که هر کسبوکار برای مقابله با وضعیت غیرمنتظره یا اضطراری یا بحرانی در نظر میگیرد. این برنامه باید قبل از وقوع بحران طراحی شود؛ بنابراین، کسبوکار آماده است از آن برای مبارزه با بحران استفاده کند.
چرا باید برنامۀ اصول مدیریت بحران را طراحی کرد؟
اگر کسبوکار شما از هر نوع بحران عبور میکند و برنامهای مدیریتی ندارید که روشهای رسیدگی به شرایط بحرانی را شرح دهد، بهاحتمال زیاد در طولانیمدت، عواقبی جدی تجربه خواهید کرد. این پیامدها ممکن است مربوط به موضوعات مختلف حقوقی و عملیاتی و روابط عمومی باشد. بسته به میزان خسارت وضعیت بحرانی حتی میتواند شما را از کار بیندازد.
به بیان سادهتر، همۀ کسبوکارها باید برنامۀ اصول مدیریت بحران داشته باشند تا برای هر اتفاق غیرمترقبهای آماده شوند و از وقوع خسارتهای طولانیمدت جلوگیری کنند. چهار دلیل اصلی دیگر وجود دارد که باید مطمئن شوید کسبوکارتان برنامۀ اصول مدیریت بحران دارد.
برنامههای اصول مدیریت بحران
این برنامهها به شما کمک میکند شهرت خود را در طول بحران و بعد از آن درکنار مشتریان و رقبا و رهبران صنعت حفظ کنید. همچنین، ایمنی و سلامت و رفاه کارمندان و شرکایتان را بهبود میبخشد و در مقام کارفرما، به شما و شرکتتان آرامش میبخشد و شما را برای موقعیتهای ناگوار پیش رو آماده خواهد کرد.
افزایش بهرهوری حین و بعد از بحران از دیگر مزایای بهرهمندی از برنامۀ مدیریت بحران است. با این برنامه، همۀ افراد نقش و عملکرد خود را در طول بحران میدانند؛ بنابراین، خرابی کمتر و اقدام بیشتر و حل سریعتر مشکلات بهارمغان میآید.
چگونه میتوان برنامۀ اصول مدیریت بحران طراحی کرد؟
- انواع بحرانها را شناسایی کنید؛
- اثر هریک از بحرانها را بر کسبوکار مشخص کنید؛
- برای حل هر نوع بحران، اقدامات لازم را در نظر بگیرید؛
- دربارۀ این موضوع تصمیمگیری کنید که چه کسانی باید در اقدامات مربوط به هر سناریو مشارکت کنند؛
- برنامههای حل هر نوع بحران را ایجاد کنید؛
- افراد حاضر در برنامههای مدیریت بحران را آموزش دهید؛
- برنامهها را بهصورت منظم و در زمان لازم بازبینی و بهروز کنید.
1. انواع اصول مدیریت بحران ها را شناسایی کنید
اولین کاری که باید بهمنظور طراحی برنامۀ مدیریت بحران برای کسبوکار انجام دهید، شناسایی انواع بحرانهای احتمالی آن است. در انجام این کار، دستهبندیهای مختلفی از بحرانها را در نظر بگیرید که کسبوکارهای بیشتری مستعد آن هستند.
اصول مدیریت بحران مالی
این اتفاق هنگامی میافتد که کسبوکار با کاهش تقاضا برای محصولات و خدماتش روبهرو شود. در این وضعیت، آنها ارزش داراییها را از دست میدهند و نمیتوانند بدهی خود را پرداخت کنند.
اصول مدیریت بحران شخصی
این اتفاق زمانی روی میدهد که کارمند یا شخص دیگر مرتبط با کسبوکار درگیر فعالیت یا رفتارهایی شود که غیراخلاقی یا غیرقانونی تلقی میشود. این سوءرفتار ممکن است در داخل یا خارج از محل کار رخ دهد و به زندگی کاری یا زندگی شخصی فرد درگیر مرتبط باشد.
اصول مدیریت بحران سازمانی
این بحران زمانی پیش میآید که کسبوکار با اقداماتش بر مشتریانش تأثیر منفی گذاشته و به آنان آسیب زده است. برای مثال، ممکن است کسبوکاری اطلاعات مهمی از مشتریان را نگهداری کند که به سوءاستفاده از آنان منجر شود.
اصول مدیریت بحران تکنولوژیکی
این اتفاق زمانی میافتد که سرورها خراب میشوند. خرابشدن سرور یا سیستمهای دیگر عملکرد صحیح کسبوکار را متوقف میکند و ممکن است باعث شود کسبوکار درآمد زیادی را از دست دهد و به شهرتش آسیب وارد شود.
اصول مدیریت بحران طبیعی
طغیانها، گردبادها، سیلها و طوفانهای زمستانی نمونههایی از بحرانهای طبیعی است که ممکن است به کسبوکار آسیب بزند یا فضای اداری آن را کاملاً خراب کند. بسته به موقعیت شرکتها، آنها ممکن است بیشتر درمعرض بلایای طبیعی مختلفی باشند که در طول سال رخ میدهد.
2. اثر هریک از بحرانها را بر کسبوکار مشخص کنید
هنگامیکه بحرانهای مؤثر بر کسبوکارتان را در نظر گرفتید، تأثیر هریک از آنها را بر شرکت و کارمندان و مشتریان خود تعیین کنید. برخی از این بحرانها عبارتاند از: کاهش فروش، رضایتنداشتن مشتری، شهرت و اعتبار کم، افزایش هزینه و کاهش وفاداری مشتریان به برند.
با کاهش تأثیر هر بحران بر کسبوکارتان، میتوانید هریک از زاویههای احتمالی تهدید یا فاجعه را درک کنید و برای مقابله با آن بهخوبی آماده شوید. این کار بررسی باعث میشود شما و کارمندانتان اقدامات مناسب برای برطرفکردن هر بحران را انجام دهید.
3. برای حل هر نوع بحران اقدامات لازم را در نظر بگیرید
بهمنظور تعیین اقدامات لازم برای انجام کار، باید طبق برنامۀ مدیریت تعیینشده برای بحران عمل و روشهای مختلفی را مرور کنید که میتوانید آنها را اجرایی کنید. چند نمونه از متداولترین روشهای اصول مدیریت بحران عبارتاند از:
اصول مدیریت بحران واکنشی
این زمانی است که شرکت قبلاً برای نوع خاصی از وضعیت بحرانی پاسخی آماده کرده است که میتواند در هر زمان آن را بهکار گیرد. در تهیۀ استراتژی پاسخ، میتوانید از تئوری ارتباطات بحران موقعیتی (SCCT) استفاده کنید تا کسبوکارتان برای پیشگیری از هر بحران پیشبینینشده آماده باشد.
بهعنوان مثال، کسبوکاری ممکن است مراحل مشخصی برای مدیریت بحران کسب و کار سازمانی یا مالی داشته باشد. این برنامهها ممکن است فرایندی را تفصیل کند که میتواند کارمندان را از این رویداد آگاه و با ذینفعان اصلی معامله کند.
اصول مدیریت بحران فعالانه
این زمانی است که کسبوکار نوع خاصی از بحران را پیشبینی میکند و برای آن آماده میشود. نمونهای از این مدیریت مربوط به بحران طبیعی است. کسبوکاری واقع در کیوست (Key West) فلوریدا ممکن است فضای اداری برای مقابله با طوفانها و طغیانهای شدید ایجاد کند.
اصول مدیریت بحران اصلاحی
این زمانی است که کسبوکار بحران را مدیریت میکند تا آن را غافلگیر کند؛ زیرا این امر ناگهانی اتفاق میافتد. نمونهای از این مدیریت مربوط به بحران فناوری است. اگر نرمافزار کسبوکاری لحظهای کاملاً کار کند و لحظهای دیگر بهطورغیرمنتظره از کار بیفتد، علاوهبر مشتریانی که از این نرمافزار استفاده میکنند، بر کارکنان نیز تأثیر میگذارد.
ازآنجاکه همۀ بحرانهای مرتبط با شغلتان را تشخیص دادهاید، ممکن است در این مقطع زمانی تصمیم بگیرید برنامۀ تداوم کسبوکار تهیه کنید. این برنامه به شما کمک میکند تمام مراحل مدیریت بحران خود را کاملاً توصیف کنید.
4. دربارۀ این موضوع تصمیمگیری کنید که چه کسانی باید در اقدامات مربوط به هر سناریو مشارکت کنند
وقتی تأثیر هر نوع بحران و اقدامات انجامشده برای رفع آنها را در نظر گرفتید، وقت آن است فکر کنید چه کسی برنامهها و اقدامات لازم را برای حل مسئله انجام خواهد داد. این موضوع ممکن است کارمندان متخصص در زمینههای مختلف شغلی، منابع انسانی، روابطعمومی و هر فرد شایستۀ دیگر را شامل شود. بسته به نوع بحران، ممکن است تعیین کنید به کمک وکلا یا مشاوران نیز احتیاج دارید.
5. برنامههای حل هر نوع بحران را ایجاد کنید
با انجام چهار مرحلۀ ذکرشده، خواهید توانست برای هر نوع بحرانی برنامههای مناسبی تهیه کنید. هر برنامه باتوجهبه وضعیت خاص هر بحران متفاوت خواهد بود؛ بااینحال، در اینجا سؤالات متداولی وجود دارد که باید هنگام تهیۀ هر نوع برنامۀ مدیریت بحران در نظر بگیرید:
- چه مدت طول خواهد کشید تا بحران حل شود؟
- به چه ابزار و منابعی نیاز دارید؟
- چند نفر را تعیین کردید که در حل بحران شرکت کنند؟
- نیاز دارید مستقیماً به مشتریان خود بپردازید؟
- دلیل بحران چیست و چگونه میتوانید از وقوع مجدد یا بدترشدن آن جلوگیری کنید؟
6. افراد حاضر در برنامههای مدیریت بحران را آموزش دهید
همۀ افراد درگیر در برنامههای اصول مدیریت بحران باید دربارۀ نقشی آموزش ببینند که از آنها انتظار میرود. ممکن است این کار را ازطریق برگزاری جلسهها و سخنرانیها یا متخصصانی انجام دهید که برای گفتوگو با کارمندان دربارۀ نحوۀ مدیریت عملکرد شغلی خود در طول بحران استخدام میکنید.
تمامی کارمندانی که ممکن است نقشی در حلوفصل وضعیت بحرانی نداشته باشند و تحتتأثیر وقوع آن قرار نگیرند، باید از اقدامات مدنظرتان مطلع شوند. بهعنوان مثال، اگر در مکانی مستعد بروز بلایای طبیعی قرار دارید، آموزش همۀ افراد شرکت دربارۀ اقدامات مربوط به ایمنی، مانند پناهبردن به مکان مناسب، بسیار مهم است. قطعاً آخرین چیزی که انتظارش را دارید، این است که یکی از کارمندانتان بهدلیل ناآمادگی و نداشتن آگاهی کافی در بحران آسیب ببیند.
7. برنامهها را بهصورت منظم و در زمان لازم بازبینی و بهروز کنید
با رشد شرکت، ممکن است تعداد کارمندان خود را افزایش دهید و در شهرهای جدید یا کشورهای دیگر دفاتری بازکنید یا ساختار عملیات کسبوکار خود را تغییر دهید. اینها نمونههایی از زمانهایی است که میخواهید برنامههای مدیریت بحران خود را مجدداً بررسی و بهروزرسانی کنید تا مطمئن شوید مشتریان هنوزهم برای شرکتتان درخواست میفرستند و میخواهند با شما فعالیت میکنند.
اگر بحران را پشتسر گذاشتید، حتماً نتایج برنامههای مدیریتی خود را تجزیهوتحلیل کنید تا متوجه شوید برنامههای مدیریت بحران باعث رونق شرکتتان شده است یا خیر. ممکن است تصمیم بگیرید آنها به بهروزرسانی یا طراحی مجدد نیاز دارد.
مراحل بحران
درکنار درنظرگرفتن برنامۀ اصول مدیریت بحران ، درک و آگاهی از مراحل مختلف بحران مهم است. این مراحل در طول بحران رخ میدهد و کمک میکند تعیین کنید چگونه باید در زمانهای مختلف به وضعیت پاسخ دهید. باید مطمئن شوید تمام برنامههای مدیریت بحران قبل از پیادهسازی در زمان بحران واقعی کاربرد دارد.
1. هشدار
اگرچه همیشه نمیتوانید زمان بحران را پیشبینی کنید، اغلب نشانههایی وجود دارد که میتوانید بهعنوان هشدار بهدنبال آن باشید. این علائم هشداردهنده میتواند به طیف گستردهای از عوامل مانند رفتار کارمند یا الگوهای آبوهوایی یا امور مالی شرکت مربوط باشد.
2. ارزیابی ریسک
مرحلۀ ارزیابی ریسک بلافاصله پس از شروع بحران آغاز میشود و کارمندان شرکت ارزیابی تأثیر بحران بر کسبوکار و کارمندان و مشتریانتان را شروع میکنند. در این مرحله، دربارۀ پیامدهای احتمالی بحران و خسارتها و مشکلات ناشی از آن بحث میشود. بدینترتیب، همۀ افراد درگیر برای بدترین سناریو ممکن آماده میشوند.
3. واکنش
هنگامیکه خطر مرتبط با بحران را مرور کردید، شما و تیمتان میتوانید تصمیم بگیرید کدام برنامۀ مدیریت بحران در سازمان را میخواهید اجرا کنید. سپس، همۀ افراد درگیر، ازجمله کارمندان و مشتریان و درصورت لزوم تیمهای واکنش اضطراری، میتوانند از اوضاع مطلع شوند. مرحلۀ واکنش شامل ارتباطات زیادی است تا هم از بحران آگاه شوید و هم اقدامات مختلفی را شروع کنید که برای مدیریت و کاهش این حادثه انجام میشود.
4. مدیریت
مرحلۀ بعدی مرحلۀ مدیریت است. این در شرایطی است که افراد درگیر بحران بخواهند در مدیریت برنامه و تأثیرات فوری آن و هرگونه اثر جدید یا بدترِ بهوجودآمده کار کنند. این مرحله شامل همان نوع ارتباطات باز است که در مرحلۀ واکنش از آن استفاده کردهاید تا مطمئن شوید همۀ کارمندان و مشتریان و ذینفعان از وضعیت شغلی راضی هستند.
5. حل بحران
در این مرحله، افراد مشارکتکننده در حل بحران باید وظایف معین خود را انجام میداد. وقتی همۀ برنامهها و اقدامات لازم برای بازگشت شغلتان به حالت عادی آغاز میشود، بحران باید در این نقطه بسیار کنترل شود.
6. اصلاح
پی از مرحلۀ حلوفصل و بازیابی، برنامههای قطعنامۀ شما بهخوبی در حال انجام و کسبوکارتان در حال بازگشت به شرایط عادی قرار میگیرد. این مرحله شامل بازگشت همۀ کارمندان به کارهای روزانه و اطمینان از همکاری مجدد مشتریان با شرکت است.
تجزیهوتحلیل نتایج برنامۀ اصول مدیریت بحران در مرحلۀ اصلاح نیز بسیار مهم است. با این روش میتوانید تعیین کنید وضعیت مدیریت را چگونه احساس میکنید و چگونه میخواهید از وضعیت مشابه دیگر در آینده جلوگیری کنید. برای کمک به برنامۀ مدیریت و عبور از بحران، میتوانید تعیین کنید استخدام یا کار با تیم مدیریت بحران بهترین گزینه برای شرکتتان است.
تیمهای مدیریت بحران
تیمهای مدیریت بحران برای محافظت از کسبوکار دربرابر اثرهای منفی هر وضعیت و وقوع بحران ایجاد شدهاند. آنها به حفظ مشاغل و کارمندان دربرابر هرگونه تهدید بالقوه کمک میکنند. برخی از کارکردهای اصلی تیم مدیریت بحران عبارتاند از:
- تشخیص علائم هشداردهنده که نشانگر بروز بحران است؛
- همکاری با کارمندان برای تهیه و اجرای برنامههای مدیریت بحران؛
- اطمینان از اعتبار شرکت در هر موقعیت بحرانی و مثبت باقیماندن پس از عبور از بحران؛
- کمک به شغل شما بهمنظور آمادهسازی برای هر شرایط بحرانی در آینده.
سه نوع تیم مدیریت بحران وجود دارد که شرکت ممکن است آنها را استخدام کند تا در مدیریت وضعیت بحرانی به مدد بیاید. این تیمها شامل تیمهای مدیریت اضطراری منطقهای و تیمهای واکنش اضطراری و تیمهای پشتیبانی کسبوکار هستند.
تیمهای مدیریت اضطراری منطقهای
تیمهای مدیریت اضطراری منطقهای نیازهای محلی را در تمام شرایط بحرانی پشتیبانی میکنند. بسته به اندازۀ کسبوکار و مکانهای مختلف دفتر، این تیم تأثیرات ویژهای از بحران را در منطقه مدیریت میکنند و معمولاً از افرادی تشکیل میشود که قبلاً در این منطقه زندگی و کار کردهاند.
تیمهای محلی واکنش اضطراری
تیمهای محلی واکنش اضطراری وقتی فراخوانده میشوند، مستقیماً به صحنۀ بحران میروند. افراد این تیم شامل کارمندان حاضر در محل و نخستین پاسخدهندگان و مقامهای محلی هستند.
تیمهای پشتیبانی کسبوکار
تیمهای پشتیبانی کسبوکار تأثیر بحران بر کسبوکار را بهطورکلی مدیریت میکنند. این تیم اغلب از کارمندانی تشکیل میشود که وظیفهشان مطمئنشدن از اجرای صحیح همۀ برنامههای مدیریت بحران است. تیمهای پشتیبانی کسبوکار ممکن است شامل کارمندان مکانها یا دفاتر مختلف باشند.
اکنون که تیمهای اصول مدیریت بحران را مرور کردیم که ممکن است در وضعیت بحرانی بهکار بیاید، اجازه دهید برخی از مشاغل رایج در این حوزه را معرفی کنیم.
مشاغل مدیریت بحران
وقتی میخواهید تیم مدیریت بحران استخدام کنید یا بهدنبال مشاوره درزمینۀ برنامۀ مدیریت بحران هستید، برخی مشاغل هستند که در این زمینه به آنها نیاز دارید. ما فهرستی از این مشاغل را گردآوری کردهایم تا نحوۀ قرارگیری آنها در برنامۀ مدیریت بحران را بهتر درک کنید. توجه به این مشاغل ممکن است براساس شرکت و صنعت متفاوت باشد.
مدیر بحران
مدیر بحران طراحی و اجرای برنامۀ مدیریت بحران را برعهده دارد تا مطمئن شود این طرح مطابق بحران موجود انجام میشود یا خیر.
مشاور مدیریت بحران
مشاور اصول مدیریت بحران معمولاً زیرنظر مستقیم مدیر بحران کار میکند و از هیچ تلاشی مضایقه نمیکند؛ ازجمله پشتیبانی از تلاشهای مدیریتی و اطمینان از داشتن همۀ منابع و ابزارهای لازم برای انجام کار.
مدیر مدیریت اضطراری
مدیر مدیریت اضطراری بهطورمستقیم با نیروی انتظامی در شرایط بحرانی همکاری میکند و خواستار کمک به نخستین پاسخدهندگان یا سایر مقامها و پشتیبانی از آنهاست.
متخصص روابطعمومی
در وضعیت بحرانی، داشتن متخصص روابطعمومی برای کمک به برقراری ارتباط با کارکنان، مشتریان، رقبا، دنبالکنندگان رسانههای اجتماعی و مطبوعات بسیار مهم است. تیم روابطعمومی کمک میکند اعتبار خود را در تمام حالتهای ارتباطی حین و بعد از بحران مدیریت کنید.
مشاور منابع انسانی
مشاور منابع انسانی برای اطمینان از بهرهمندی از پایگاه دادۀ بهروز از تمامی مخاطبان، کارمندان، مشاوران و پاسخدهندگان در هر نوع بحرانی مفید است.
مشاور حقوقی
بسته به نوع شرکت، صنعت، منابع و بحرانهایی که با آن مواجه خواهید شد، ممکن است تعیین کنید به کمک مشاور حقوقی احتیاج دارید یا خیر. این فرد میتواند مطمئن شود در فرایند حلوفصل بحران، کارها را بهطورقانونی انجام میدهید و همۀ اقدامات لازم را دنبال میکنید تا مسئلۀ دیگری مرتبط با بحران وجود نداشته باشد.
مشاور (پزشکی، بهداشت، ایمنی، امنیت و محیطزیست)
ممکن است تعیین کنید میخواهید از متخصصی درزمینۀ پزشکی، بهداشتی، ایمنی، امنیتی یا محیطزیستی استفاده کنید. مشابه مشاور حقوقی، با کمک یکی از این مشاوران میتوانید توصیههای لازم برای مدیریت بحران و پسازآن را دراختیار داشته باشید.
سخن آخر
اطمینان از آمادگی شغلی برای هر نوع بحران، این امکان را میدهد تا درکنار مشتریان و رقبا و کارمندان خود، اعتبار کسب کنید. با تدوین برنامۀ اصول مدیریت بحران ، باتوجهبه مراحل احتمالی بحران و ایجاد تیمی از مردم برای کمک به حل هر بحران یا فاجعۀ پیشبینینشده، از تأثیر منفی آن بر کسبوکارتان جلوگیری کنید.
کار خود را دربارۀ برنامۀ مدیریت بحران شروع کنید و با افرادی ارتباط برقرار کنید که بهمنظور آمادهسازی کسبوکار برای مقابله با هر نوع بحرانی به کمکشان نیاز دارید.نظر شما در این زمینه چیست؟ لطفاً ایدههای خود را با کاربران ایران مدیر به اشتراک بگذارید.
منبع: