ایران، مدیر خوب میخواهد
اهمیت مدیریت زمان برای هر کارآفرینی قالب درک است. آیا شما نیز آرزو میکنید ساعتهای بیشتری در روز داشته باشید؟ این نکات میتوانند کمک کنند که شما احساس بهتری کنید. درحالیکه همه ما در هر روز ساعتهای برابری داریم، آنچه در آن زمان میتوانیم انجام دهیم میتواند بهطور گستردهای متفاوت باشد. حقیقت این است که زمان بدون توجه به علایق شما پیش میرود و میگذرد. ایلین بیچ، متخصص، مشاوره و نویسنده پرفروشترین کتاب سال با عنوان «کسبوکار مشاوره: مبانی و فراتر از آن» میگوید: «شما نمیتوانید زمان ذخیره کنید، اما میتوانید زمانتان را از برخی کارهایی که از آنها کمتر لذت میبرید جدا کنید.»
ایران مدیر برخی از استراتژیهای اهمیت مدیریت زمان را در زیر ارائه کرده است:
1. کارهای بزرگ
بهجای اینکه بر روی دهها پروژه کوچک کار کنید، تنها بر روی چند پروژه بزرگ کار کنید. شما زمان بسیار زیادی را بر روی حرکت از یک مشتری به دیگری، بالا بردن سرعت، پرواز از یک ساحل به دیگری و یادآوری همه شخصیتها و نامهای سرمایهگذاری هدر میدهید.
2. فایلهای خلاصه پایان سال
این مسئله به تمام چیزهایی اشاره دارد که در طول سال گذشته انجامشده و نیز چیزهایی را که باید برای اهداف مالیاتی، مسئولیتهای قانونی و خواستههای شخصی خود درنظر داشته باشد، یادآوری میکند. این یک روش تضمینشده است تا اطمینان حاصل کنید که در زمان پرداخت مالیات همهچیزهایی که لازم دارید را خواهید داشت و دیگر نیاز نیست در آخرین لحظه در میان انبوه کاغذها به دنبال اطلاعات و اسناد باشید.
3. مطالعه لازم
باید همواره با استفاده از مجلات و خبرگزاریها در زمینه کار خود بهروز و آگاه باشید، بنابراین همواره خواندنیهایی با خود داشته باشید تا بتوانید زمانی که منتظر مشتریان خود هستید، در مطب پزشک هستید یا در انتظار یک پرواز با تأخیر هستید آنها را مطالعه کنید.
4. ارتباط با کارتپستال
همواره بستهای از کارتپستالهای مهرشده و برچسبهای آدرستان همراه خود داشته باشید. هنگامیکه در پرواز، یا در یک اتاق انتظار هستید و یا یکی از قرارهای ملاقاتتان لغو شده است، میتوانید آنها را به دیگران بدهید. از آنها برای برقراری ارتباط با دوستان، همکاران و مشتریانتان استفاده کنید.
5. سفرهای دومنظوره
در یک سفر کاری با یک مشتری سعی کنید یک مشتری بالقوه دیگر را هم ببینید. هنگام کار با یک مشتری، یک تفریح کوتاه در یک مکان خاص هم داشته باشید. این راهی عالی برای تجدید انرژیتان است!
6. کیف سفر شما
موارد اولیه و ضروری را بهصورت بستهبندی آماده داشته باشید. باید از هر چیزی دو تا داشته باشید: خمیردندان، لباسزیر و غیره. هنگامیکه از یک سفر بازگشتید، همه مواردی که استفاده کردهاید یا دیگر ندارید را جایگزین کنید، بهاینترتیب در هنگام سفر بعدیتان چیزی را فراموش نمیکنید، بهعلاوه بستهبندی آماده باعث میشود نفس راحتی بکشید!
7. اهمیت مدیریت زمان برای انتخاب کنفرانس
سمینارها، کارگاهها و کنفرانسها برای یادگیری، توسعه فردی و شبکهسازی شما حیاتی هستند. بااینحال، انتخابگر باشید و مواردی که میخواهید در آن شرکت کنید را بهدقت بررسی کنید. اگر در سمینارهای بسیار زیاد و مشابه شرکت کنید، زمان و پول بسیاری را هدر خواهید داد. برای مطالعه و بررسی، تماس گرفتن و پرسیدن سؤالهایی قبل از شرکت در سمینارها زمان بگذارید، بهاینترتیب خودتان را در جلسات تکراری و خستهکننده نمییابید.
8. جلسات هدفدار
جلسات را با زمان شروع و پایان مشخص برگزار کنید و معمولاً صبحها بهترین زمان برای این کار است چون همه سرحال هستند. حتماً برای حفظ همه افراد در مسیر جلسه، دستور کار جلسه را به همگی ارائه دهید. افراد در یک محل کار پیچیده بهراحتی از اهداف موردنظر منحرف میشوند.
اگر شما بهعنوان یک کارآفرین کسبوکار خانگی، مسئولیتهایی دارید، اهمیت مدیریت زمان چندبرابر خواهد بود. کار کردن از خانه به این معنی خواهد بود که هر روز کارهای مختلفی دارید که باید انجام دهید. آنها چه کارهایی هستند؟
زمانی که در منزل هستید، کلاههای زیادی برای پوشیدن وجود دارد و اگر نمیخواهید همه آنها را بپوشید، باید شخص دیگری را برای این کار داشته باشید. باید همه موارد زیر را دنبال کنید:
• رئیس – تصمیمگیرنده
• مدیر مالی و حسابدار (دفتردار)
• بخش ارتباطات، مدیریت ایمیلها، تماسهای تلفنی و فکسها
• مدیر IT
• مدیر اجرایی و ارائهدهنده خدمات پشتیبانی
• محقق و بازاریاب اینترنتی
• واحد بازاریابی
• خدمه نظافتی
• متخصص قیمتگذاری
• روابط عمومی
• نیروی فروش
بله و سپس کارهای واقعی که باید در کسبوکار خود انجام دهید وجود دارد – فرقی نمیکند یک وب مستر باشید، یا یک مربی یا حتی یک پیمانکار ساختمان.
حتی ممکن است بتوانید از اعضای خانواده کمک بگیرید. همسران اغلب برای کمک به کسبوکار وظایف خاصی را انجام میدهند، مانند دفترداری یا حسابداری، تعمیر و نگهداری کامپیوتر، تحویل و حتی فروش. یا ممکن است بخواهید کمکهایی مانند یک دستیار مجازی یا کسی که برای کمک به خانهتان بیاید، استخدام کنید.
شما همچنین میتوانید با دیگر صاحبان کسبوکارهای کوچک به یک یا چند روش مختلف مانند پروژههای بازاریابی مشترک مثل اشتراک یک غرفه در یک نمایشگاه یا ارسال یک ایمیل مستقیم، تیم تشکیل دهید.
وظایفی هم وجود دارند که به مهارتها و آموزشهای خاصی نیاز دارند و اکثر افراد برای انجام آن کمک حرفهای میگیرند، از قبیل برنامهریزی و تهیه اسناد مالیاتی، طراحی وب، مشاوره کامپیوتر، بیمه و سازماندهی حرفهای.
9. کارهای اولویتدار
جدا کردن کارهای ساده از وظایف واقعاً مهم، شما را بهسوی اهدافتان پیش میبرد. برای ما، چنین کارهایی به مشتریان و بازاریابی ما کمک میکند که کسبوکار خود را ادامه دهند.
10. موارد غیرضروری
ما دفاتر بدون کاغذ نداریم و دفاتر خانگی تمایل زیادی به انباشته شدن کاغذها دارند. لذا زمانی که نمیتوانید چیزی را که میخواهید پیدا کنید، مغز شما را میخورد.
11. درست کردن لیست
چه بر روی کاغذ و چه با استفاده از “Tasks” در Microsoft Outlook یا هر برنامه نرمافزاری دیگر، هر چیزی که باید انجام دهید را لیست کنید. سپس میتوانید لیست را اولویتبندی کنید و اولویتهای مهم لیست روزانه خود را انجام دهید. سپس هنگامیکه آنها را انجام دادید، بعد از اتمام کار بر روی آنها خط بکشید یا آنها را از لیست حذف کنید. در انتهای روز دیدن لیست خطخورده از کارهایی که انجام دادهاید به شما حس رضایت بخشی میدهد. اهمیت مدیریت زمان در همین است که بدانید هر روز قابل مدیریت است و هیچچیز مهمی در میان فرآیندها از قلم نمیافتد.
بهرغم مسئولیتهای زیادی که در زمان راهاندازی کسبوکار خودتان بر عهده خواهید داشت، به خاطر داشته باشید که شما مسئول هستید – به این معنی که شما تصمیم میگیرید در چه زمانی باید چهکاری را انجام دهید و اگر نتایج را دوست نداشتید، میتوانید اولویتهای خود را تغییر دهید.
شما چگونه زمان خود را مدیریت میکنید؟ لطفا نطرات خود را در مورد اهمیت مدیریت زمان با کاربران ایران مدیر به اشتراک بگذارید.
منبع:
