صفحه اصلی / استراتژی / سیستم های اطلاعاتی: ۴ سیستم اطلاعات مدیریت که بیشترین کاربرد را در سازمان‌ها دارند
سیستم های اطلاعاتی

سیستم های اطلاعاتی: ۴ سیستم اطلاعات مدیریت که بیشترین کاربرد را در سازمان‌ها دارند

سیستم های اطلاعاتی اجزای حیاتی و ضروری زیرساخت سازمان است. سیستم‌های اطلاعاتی روش‌هایی برای فراهم کردن داده‌های با مفهوم برای تصمیم سازان است. ما از عبارت سیستم های اطلاعاتی به مفهوم وسیع‌تری استفاده می‌کنیم تا شامل تمام سیستم‌هایی شود که به جمع‌آوری، ذخیره و پردازش اطلاعات درون سازمان اقدام می‌کنند.

تهیه‌کننده یا کاربران سیستم‌های اطلاعاتی می‌توانند بیرون از شرکت باشند (به‌عنوان‌مثال مشتریان یا اداره‌های دولتی). ولی سیستم‌ها خودشان تحت کنترل سازمان عمل می کنند؛ بنابراین طراحی سیستم های اطلاعات مدیریت تابع اولیه فرایند عظیم‌تر طراحی سازمانی است. این سیستم‌ها می‌توانند بر مبنای کامپیوتر یا ارتباطات از راه دور و مخابرات باشد. ولی این نیاز الزامی نیست. در حقیقت استراتژی تبادل اطلاعات از راه شخص به شخص برای بعضی از طراح‌های سازمانی ضروری است.

اگرچه فاکتورهای متعددی برای تعیین طراحی سیستم‌های اطلاعاتی یک سازمان مورداستفاده قرار می‌گیرند، اما در این مقاله بر روی دو بعد متمرکز می‌شویم:

  1. مقادیر اطلاعات
  2. ماهیت تلویحی اطلاعات

مقادیر اطلاعات، حجم کلی و مجموع داده‌هایی است که یک سازمان می‌تواند جمع‌آوری، پردازش و به شکل منظم ذخیره کند. از بعضی جهات این بعد یک کارکرد اندازه شرکت بوده و سازمان‌های بزرگ‌تر متمایل به میزان تقاضاهای عظیم‌تری برای پردازش اطلاعات می‌باشند؛ ولی مقادیر اطلاعات به‌طور نزدیکی با فعالیتی مرتبط است که شرکت انجام می‌دهد.

ماهیت ضمنی یا تلویحی اطلاعات، توسط میزان ابهام سببی (علت و معلولی) و هم‌چنین میزان دشواری و رمزگذاری و تدوین مشخص می‌شود. اطلاعات ضمنی به‌سادگی به‌عنوان مجموعه‌ای از حقایق یا قوانین، قابل‌اظهار کردن نیست و به همین جهت انتقال آن دشوار است. این امر در تضاد با اطلاعات صریح و روشن است که به‌صورت رسمی به‌عنوان سیستمی از سمبل‌ها و حقایق قابل‌اظهار کردن است و تبادل آن راحت‌تر است.

دو بعد مهم از مقادیر اطلاعات و ماهیت ضمنی آن‌ها، چهار روش عام برای طراحی سیستم‌های اطلاعاتی پیشنهاد می‌کند که در شکل زیر ملاحظه می‌کنید و ایران مدیر در ادامه این مقاله به توضیح هریک می‌پردازد.

سیستم های اطلاعاتی و ماتریس آن

۱٫ سیستم های اطلاعاتی رویدادمحور

اگر مقادیر کلی و مجموع پردازش اطلاعات در یک شرکت اندک بوده و ماهیت تلویحی اطلاعات نیز کم باشد، سیستم های اطلاعاتی شرکت می‌توانند با استفاده از مدل تمایل به رویدادها طراحی شوند. این بدان معنی است که این سیستم‌ها به‌گونه‌ای طراحی می‌شوند که با موقعیت‌ها و رویدادهای خاص و نتایج حاصل از آن‌ها مرتبط باشند. سیستم‌های متمایل به رویدادها به نیازهایی که ایجاد می‌شود واکنش نشان می‌دهند.

نمونه‌هایی از این سیستم‌ها، نشست‌های مبتنی بر واقعیت، آگهی‌ها و اخطارها، در یک موقعیت شرکت (معمولاً یک مدیر ارشد اجرایی) است. ارتباطات تلفنی و پست الکترونیک یا سیستم‌های دیگر می‌توانند بر مبنای رویدادها باشند. سیستم‌ها به‌گونه‌ای وضع می‌شوند که در مواقع نیاز و ضروری به تبادل اطلاعات بپردازند.

سیستم‌های متمایل به رویدادها به دوراندیشی و احتیاط کم‌تری در زمینه طرح‌ریزی برای انجام امور احتیاج دارند. استفاده از این سیستم‌ها برای تحلیل داده‌های حساس و پیچیده، تفسیر یا برنامه‌ریزی‌های درازمدت اولویت ندارد؛ چراکه ماهیت تلویحی و ضمنی اطلاعات پایین است و مفهوم اطلاعات روشن و به سهولت قابل تفسیر است. این سیستم‌ها در سازمان‌های واکنش‌پذیر و کوچک مفهوم پیدا می‌کند.

۲٫ سیستم های اطلاعاتی داده‌محور

وقتی مقادیر اطلاعاتی که می‌بایست پردازش شوند افزایش می‌یابد، سیستم های اطلاعاتی به‌گونه‌ای طراحی می‌شوند که متمایل به داده‌ها باشند. این سیستم‌ها دیگر نمی‌توانند بر پایه یک مدل واکنش‌پذیر قرار بگیرند؛ در عوض به تحلیل و انتقال اطلاعات حیاتی و ضروری نیاز داشته و به‌طور مستمر باید آن را دریافت کند.

روش متمایل به داده، برای سازمان‌هایی صدق می‌کند که به پردازش حجم بالایی از داده‌ها می‌پردازند و از طریق یک روش هوشمندانه و سیستماتیک عمل می‌کنند تا ظرفیت پردازش اطلاعات سازمان افزایش یابد. در این روش فرض می‌شود که اطلاعات قابل رمزگذاری هستند و به این دلیل می‌توانند به‌سادگی گرفته‌شده و ذخیره شوند.

میزان اندک ماهیت تلویحی اطلاعات، کلیدی برای بازدهی روش تمایل به داده‌هاست. سیستم‌های اطلاعاتی متمایل به داده‌ها، میزان پردازش اطلاعات در شرکت با آوردن تصمیم گیرانی که به جزئیات اطلاعات درست و به‌موقع اشراف دارند، افزایش داده و سپس می‌تواند به‌سرعت و به‌طور دقیق عمل کرده و اهداف سازمان را برآورده کند.

۳٫ سیستم های اطلاعاتی نیروی انسانی‌محور

شرکت‌هایی که به پردازش مقادیر زیادی از اطلاعات تلویحی می‌پردازند، نسبتاً حجم اندکی دارند و می‌بایست به مدل متمایل به افراد برای طراحی سیستم های اطلاعاتی تکیه کنند. این روش فرض می‌کند که اطلاعات حیاتی و ضروری سازمانی برای رمزگذاری به یک شیوه روتین دشوار بوده و بنابراین اولویت سیستم‌ها باید به‌گونه‌ای باشد که افراد رودررو با یکدیگر مواجه شده و به مشارکت در اطلاعات ضمنی بپردازند.

تجمع‌ها و جلسات رودررو، یک نوع کلاسیک از سیستم های اطلاعاتی برای مشارکت در اطلاعات تلویحی است. اگر تجمع‌های چهره به چهره امکان‌پذیر نیست، مکالمات تلفنی فشرده و یا سیستم‌های حمایت از تصمیم‌ها و سایر ابزار رسانه‌ای اینترنتی غنی نظیر استفاده از ویدئوکنفرانس، گزینه‌هایی برای سیستم های اطلاعاتی هستند. این سیستم‌ها تا زمانی که حجم اطلاعاتی که مبادله می‌شود خیلی زیاد نباشد، کارکرد خوبی دارند.

۴٫ سیستم های اطلاعاتی رابطه‌محور

پیچیده‌ترین مدل برای طراحی سیستم های اطلاعات در مدیریت است که دارای بیشترین پتانسیل برای ارتقا و پیشرفت میزان بازدهی و سودمندی است. روش مبتنی بر روابط برای طراحی سیستم‌های اطلاعاتی متمرکز بر گرفتن، پردازش و انتقال داده‌هایی است که در خطوط یا روابط بین کارکنان و داده‌ها عینیت یافته است.

اگر مقادیر کلی اطلاعاتی که می‌بایست پردازش شود زیاد و ماهیت تلویحی اطلاعات نیز بالا باشد، این روش طراحی، روش مناسبی است. امروزه مشهورترین سیستم‌های مبتنی بر روابط و خویشاوندی، سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM نامیده می‌شود. این سیستم‌ها داده‌های کمیت‌پذیر و عظیمی در مورد مشتریان اخذ کرده و هم‌چنین قابلیت‌های تأثیر متقابل را فراهم می‌کند.

نمونه دیگر، ویدئوکنفرانس هایی است که از طریق آن پزشکان از راه دور با یکدیگر اطلاعات مبادله می‌کنند و در آن دیدگاه‌ها و واکنش‌هایی که درباره تصاویر سی‌تی‌اسکن یا ام آر آی بیماران وجود دارد بررسی می‌شود.

سیستم‌های مبتنی بر روابط بر توسعه و گسترش پیچیده هستند زیرا المان‌های مبتنی بر داده‌ها و مبتنی بر افراد را دربر می‌گیرند. سازمان‌هایی که حجم بالایی از اطلاعات و مقادیر زیاد اطلاعات تلویحی را پردازش می‌کنند نمی‌توانند به مدل ماشینی تکیه کنند زیرا قسمت عمده اطلاعاتی که پردازش می‌کنند، غیرقابل رمزگذاری است.

آن‌ها به‌طور مشابه نمی‌توانند به یک مدل مبتنی بر افراد تکیه کنند زیرا هرچند برای پردازش اطلاعات ضمنی مؤثر است اما وقتی حجم اطلاعاتی که باید پردازش شوند زیاد باشد این روش ناکارآمد است.

سخن آخر

در این مقاله مبتنی بر دو بعد «حجم اطلاعات» و «ماهیت تلویحی اطلاعات»، چهار نوع سیستم اطلاعاتی را بررسی کردیم و شرایط حاکم بر هریک از این روش‌ها را واکاوی نمودیم. شما می‌توانید با بررسی شرایط سازمان خود، سیستم اطلاعاتی متناسب و دلخواهتان را انتخاب کرده و پیاده‌سازی کنید.

شما هم‌اکنون در سازمانتان از کدام‌یک از سیستم‌های اطلاعاتی استفاده می‌کنید؟ این روش چه مزایا و محدودیت‌هایی دارد؟ لطفاً تجربیات خود را با کاربران ایران مدیر به اشتراک بگذارید.

منبع:

Amazon

درباره‌ی نویسنده: مهدی فرزین

نویسنده: مهدی فرزین
من مهدی فرزین هستم. دکتری تخصصی مدیریت بازرگانی و کارشناسی ارشد مدیریت MBA دارم. بیش از ده سال است که در زمینه آموزش، پژوهش و مشاوره بازاریابی مشغول به کار هستم و یک‌سال است که به عنوان نویسنده با ایران مدیر همکاری می‌کنم.

همچنین ببینید

تحول دیجیتال

تحول دیجیتال: آینده از آن کسب‌وکارهایی است که دیجیتالی شده‌اند!

تحول دیجیتال سرآغاز فصل نوینی در تجارت و کسب‌وکار است. تحولات تکنولوژیکی دهه ۹۰ میلادی …

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *