صفحه اصلی / رهبری / فرآیندهای سازمانی: برای طراحی وظایف در سازمان، چه مدل‌هایی وجود دارد؟
فرآیندهای سازمانی

فرآیندهای سازمانی: برای طراحی وظایف در سازمان، چه مدل‌هایی وجود دارد؟

فرآیندهای سازمانی سنگ بنا و مبنای اصلی عملکرد در یک سازمان است. به‌بیان‌دیگر طراحی وظیفه عبارت است از تجزیه کردن کار به وظایف فرعی و این‌که به‌گونه‌ای هماهنگ عمل کنند تا به اهداف سازمانی نایل شوند. طراحی وظیفه، نیازمندی‌های مربوط به هماهنگی امور شرکت را تعیین کرده و بنابراین ضروری است که تناسبی بین طراحی وظیفه و سایر اجزای طراحی سازمانی وجود داشته باشد.
طراحی وظیفه در سازمان شامل دو بعد مهم می‌شود:

  1. تکرارپذیری
  2. تقسیم‌پذیری

اگر یک وظیفه به‌خوبی تعریف شود، به‌گونه‌ای که بارها و بارها تکرار شود، گفته می‌شود که آن وظیفه قابلیت تکرارپذیری بالایی دارد. اگر وظیفه استاندارد نشده باشد و به روش‌های مختلف اجرا شود، تکرارپذیری آن پایین می‌آید. یک وظیفه باقدرت تکرارپذیری بالا، میزان عدم اطمینان پایینی دارد؛ حال‌آنکه یک وظیفه با تکرارپذیری اندک، عدم اطمینان بالاتری دارد.

وقتی یک وظیفه کلان‌تر، به وظایف کوچک‌تری تجزیه می‌شود که به هماهنگی کمی نیاز دارند (مثلاً مستقل هستند)، آن وظیفه به‌شدت تقسیم‌پذیر می‌شود. از سوی دیگر اگر وظایف جزئی به هماهنگی بالایی با یکدیگر نیاز داشته باشند (به‌عنوان‌مثال مستقل نباشند)، درنتیجه وظیفه تقسیم‌پذیری پایینی دارد.

با در نظر گرفتن این دو بعد و مطابق با شکل زیر، چهار طراحی اصلی فرآیندهای سازمانی را می‌توانیم داشته باشیم که ایران مدیر در ادامه این مقاله به توضیح هرکدام می‌پردازد.

فرآیندهای سازمانی و ماتریس آن

۱٫ فرآیندهای سازمانی به شکل منظم

طراحی وظیفه‌ای منظم، تقسیم‌پذیری و تکرارشوندگی بالایی دارد. این طراحی برای اتمام کارها به هماهنگی نسبتاً کمی در میان وظایف جزئی نیاز دارد. اگر یک طراحی وظیفه‌ای منظم را انتخاب می‌کنید، شرکتتان را به‌گونه‌ای سازمان‌دهی می‌کنید که قدرت تقسیم و تکرار شدیدی دارد. کار را به بخش‌هایی تقسیم می‌کنید که هر واحد به‌صورت مستقل از واحدهای دیگر عمل می‌کند.

مزیت آشکار این طراحی وظایف این است که اگر مشکلاتی در یک واحد پیش بیاید، سایر واحدها از پیشرفت مستمر در وظایفشان باز نمی‌مانند. وظایف تا حد امکان درون هر بخش استاندارد شده‌اند، به‌گونه‌ای که به سهولت تکرار می‌شوند. در این حالت تخصصی بودن وظایف می‌تواند باعث کارایی بالایی شود.

وقتی وظایف با استفاده از رویکرد منظم طراحی می‌شود نیازی به هماهنگی بین واحدهای انجام دهنده وظایف جزئی‌تر نیست و نیازی نیست که خودشان را با دیگران تنظیم کنند.

رویکرد منظم تنها سطح مدیریت است که کارها را در سازمان سازمان‌دهی می‌کند و کارگران یا زیرمجموعه‌ها به‌طور مشخص کار را به سلیقه خودشان انجام نمی‌دهند. مسئولیت مدیر این است که مطمئن شود هر واحد یا کارکنان کارهای خودش را انجام می‌دهد.

۲٫ فرآیندهای سازمانی به شکل پیچیده

طراحی وظایف به شکل پیچیده، تقسیم‌پذیر نیست ولی به‌شدت تکرارشونده است و به هماهنگی وظایف تکرارشونده و متصل‌به‌هم نیاز دارد. اگر تصمیم دارید وظیفه سازمانتان را به‌گونه‌ای طراحی کنید که در تقسیم‌پذیری ضعیف بوده ولی به‌شدت تکرارپذیر باشد، پس یک طراحی پیچیده برای وظایف دارید.

وظایف پیچیده به دلیل تقسیم‌پذیری اندک، به هماهنگی زیادی نیاز دارد. این وظایف جزئی، توسط واحدهای مختلف شرکت انجام می‌گیرد، ولی هرکدام در انجام کارهایشان مستقل‌اند.

به‌عنوان نمونه، بخش اورژانس یک بیمارستان را در نظر بگیرید. می‌توانید کار در این بخش را به چهار بخش کوچک‌تر تقسیم کنید:

  • پذیرش
  • بخش بیماران اورژانسی که حال وخیمی دارند
  • بخش مراقبت‌های ویژه
  • ترخیص

بیماران متناوباً در طول این فرایندها حرکت می‌کنند و در زیرمجموعه‌ها با افراد مختلفی ملاقات می‌کنند که مسئول هریک از این چهار زیرمجموعه هستند. فرایندهای کاری، تکراری است و خدمات کاملاً استانداردشده هستند.

طراحی وظیفه به شکل پیچیده برای پردازش حجم زیادی از کارها مناسب است. نمونه‌های متعددی از طراحی پیچیده وظایف در تولید وجود دارد. یکی از قدیمی‌ترین موارد خطوط تولید اتومبیل است.

هماهنگی دقیق و مستمر به سطح بالایی از پردازش اطلاعات نیاز دارد. پیشرفت‌ها در پژوهش عملیاتی همراه با عینیت‌بخشی به فناوری اطلاعات درون فرایندهای تولید، موفقیت مدیریت را در استفاده از طراحی پیچیده افزایش داده است. شرکت‌هایی که از این طرح‌ها استفاده می‌کنند می‌توانند بر مبنای توانایی‌شان در انجام کار با سرعت‌بالا و مهارت، به رقابت بپردازند.

۳٫ فرآیندهای سازمانی به شکل قطعه‌ای (بخشی)

طراحی وظیفه‌ای به شکل قطعه‌ای، به‌شدت قابل‌تقسیم است ولی قدرت تکرارشوندگی ندارد. این طراحی به انواع هماهنگی‌های مختلفی برای تنظیم تغییرات مستمر در میان وظایف فرعی نیاز دارد ولی تنظیم روابط در میان وظایف فرعی‌تر، لازم نیست.

اگر تصمیم گرفته‌اید که وظیفه سازمانتان را به‌گونه‌ای طراحی کنید که در آن تقسیم‌پذیری بالا بوده ولی میزان تکرارپذیری پایین باشد، شما یک طراحی بخشی برای وظایفتان انتخاب کرده‌اید. وظایف بخشی به دلیل میزان تقسیم‌پذیری بالای آن، نسبت به وظایف پیچیده به هماهنگی کم‌تری نیاز دارد.

هر زیرمجموعه می‌تواند از طریق کاهش نیازهای مربوط به هماهنگی، کارها را با خط‌مشی خود انجام دهد و نیازی نیست برای تکمیل فعالیتش منتظر انجام کار واحدهای دیگر بماند.

از طریق تجزیه وظایف کلان شرکت، زیرمجموعه‌ها احتمالاً خلاقیت و قدرت تهاجمی بیشتری دارند. بعضی از آن‌ها در امور کلی شرکت برای تکمیل کارها مشارکت می‌کنند.

یک شرکت توسعه تکنولوژی نظیر یک شرکت نرم‌افزاری را در نظر بگیرید که می‌کوشد کسب‌وکارش را توسعه دهد. نیازهای این شرکت بر مبنای مشتریانش متفاوت است (افراد، واحدهای کسب‌وکار کوچک، کسب‌وکارهای بزرگ و دولتی) و به این دلیل تکرارپذیر نیستند. کار هر زیرمجموعه به‌طور مستقل انجام می‌شود.

برای رهبری یک طراحی وظیفه بخشی، مدیر اجرایی باید مطمئن شود که وظایف کوچک‌تر (مثلاً زیرمجموعه‌ها) برای اجرا، منابع و اشراف محیطی داشته باشد، ولی نباید در جزئیات مربوط به هماهنگی‌ها درگیر شود.

۴- فرآیندهای سازمانی به شکل گره‌ای و درهم‌تنیده

طراحی وظایف به شکل گره‌ای و درهم‌تنیده نه قابلیت تقسیم شدن دارد و نه تکرارپذیر است. در این روش بسیار دشوار است که همانند شرایطی که تنظیم ارتباطات و عدم تکرارپذیری در یک‌زمان لازم است، به هماهنگی اقدام کرد.

اگر یک وظیفه گره‌ای و درهم‌تنیده را برای سازمانتان انتخاب کنید، باید روش‌های مختلفی را برای هماهنگی کار در میان وظایف فرعی‌تر در نظر بگیرید و به‌صورت مشابه رویکرد تکرارناپذیری برای انجام کار را تقویت کنید. وظایف گره‌ای و درهم‌تنیده، استاندارد نیستند.

این رویکرد برای طراحی وظیفه، متولیان انجام وظایف فرعی‌تر را ترغیب می‌کند تا به توسعه روش‌های خلاقانه برای انجام کارهایشان بپردازند و تقاضاهای خاص مشتری‌های هر بخش را انجام دهند. طرح گره‌ای و درهم‌تنیده به بیشترین میزان رضایت مشتری‌ها منجر می‌شود، زیرا تولید سفارشی‌شده است ولی این نوع وظیفه به‌شدت نیازمند مدیریت است.

وقتی محصولات جدیدند، مدیران اغلب برای طراحی وظایف به استفاده از روش گره‌ای و درهم‌تنیده تمایل دارند. محصولات و خدمات نوآورانه، با فنّاوری برتر مثال‌هایی از این قبیل هستند، مانند یک بازی رایانه‌ای زنده و کوتاه، یک هویت بیوتکنولوژیکی یا یک ابزار مالی جهانی. مدیر بر روی هماهنگی فرایندهای متصل‌به‌هم که به‌صورت مستمر در حال تغییرند متمرکز می‌شود.

سخن آخر

در این مقاله به بررسی ۴ روش طراحی فرآیندهای سازمانی پرداخته و مبتنی بر دو مؤلفه «تکرارپذیری» و «تقسیم‌پذیری»، انواع روش‌های منظم، پیچیده، قطعه‌ای و گره‌ای را واکاوی کردیم. انتخاب درست یکی از این روش‌ها با توجه به شرایط درون و برون ‌سازمان می‌تواند اثربخشی و کارایی سازمان شما را بهبود ببخشد.

شما کدام‌یک از روش‌های چهارگانه طراحی وظایف را به کار می‌گیرد؟ این روش چه منافع و چه محدودیت‌هایی دارد؟ چه روش‌های دیگری را می‌شناسید؟ لطفاً نظرات خود را با کاربران ایران مدیر به اشتراک بگذارید.

منبع:

Amazon

درباره‌ی نویسنده: مهدی فرزین

نویسنده: مهدی فرزین
من مهدی فرزین هستم. دکتری تخصصی مدیریت بازرگانی و کارشناسی ارشد مدیریت MBA دارم. بیش از ده سال است که در زمینه آموزش، پژوهش و مشاوره بازاریابی مشغول به کار هستم و یک‌سال است که به عنوان نویسنده با ایران مدیر همکاری می‌کنم.

همچنین ببینید

سبک رهبری

سبک رهبری اثربخش کدام است؟ معرفی ۴ سبک رهبری که به‌وفور در سازمان‌های ایرانی می‌بینید!

سبک رهبری و جو سازمانی موضوعات مهمی هستند که در زمان طراحی سازمانی باید لحاظ …

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *