ایران، مدیر خوب میخواهد
مهارت های سازمانی چه ویژگی‌هایی دارد؟ آیا دائماً از میزان کارهایی که باید در محل کار خود انجام دهید، احساس سردرگمی می‌کنید؟ در این مقاله ایران مدیر شما را با برخی فنون آموزش مهارت‌های سازمانی آشنا می‌کنیم.
مهارت های سازمانی مفید هستند. آن‌ها به شما این امکان را می‌دهند که ساختاری را به روز خود اضافه کنید تا فرصت‌هایی بیابید، در تمام جلسات شرکت کنید و حتی فرصت کافی برای استراحت داشته باشید (تصورش را بکنید!) آن‌ها می‌توانند به‌عنوان مهارت‌های قابل‌انتقال در مسیر توسعه فردی، زندگی شخصی شما را ارزشمند کنند.
بنابراین، اگر برنامه‌ریزی داشته باشید و به بهترین شکل در محل کار خود عمل کنید، حتی وقتی‌که در وظایف خود سردرگم می‌شوید، برای شما جذاب به نظر می‌رسد؛ پس به خواندن مقاله ادامه دهید.
اگر در این کار کاملاً نوپا هستید، بهترین راهکار برای شما، شروع از کارهای کوچک است. برای خود هدفی مشخص کنید، موردی را که دوست دارید بهبود ببخشید، انتخاب کنید و آن را به‌طور مرتب تکرار کنید تا به یک عادت تبدیل شود.
هنگامی‌که مطمئن شدید به انجام آن عادت کرده‌اید، می‌توانید به هدف خود بیفزایید یا آن را گسترش دهید.
شروع کردن از کارهای کوچک و به‌مرور اضافه کردن به آن در زمان پیشرفت، اقدام مناسبی است؛ زیرا درواقع تضمین می‌کند به چیزی که می‌خواهید، دست پیدا می‌کنید. اگر مستقیم به عمق فعالیت بروید، احتمال دارد بیشتر از قبل سردرگم شوید و ممکن است انتظارات را به‌طور کامل برآورده نکنید.
احاطه خود با افرادی که رفتار منحصربه‌فردی دارند، راه دیگری برای یادگیری مهارت های سازمانی است. داشتن یک رهبر، مدیر، یا رئیس بسیار سازمان‌یافته، می‌تواند به‌شدت بر اعمال و رفتار شما تأثیر بگذارد.
۱۰ روش آموزش مهارت های سازمانی
اگر اخیراً متوجه شده‌اید که در کار خود سردرگم شده‌اید و تحت‌فشار هستید، شاید بخواهید یکی از روش‌های آموزش مهارت‌های سازمانی زیر را امتحان کنید. آن‌ها به شما کمک می‌کنند کنترل خود را به دست آورید، بر وظایف خود تمرکز کنید و سطح فشار روانی را کاهش دهید.
۱. یک فهرست تهیه کنید
اگر در انجام تکالیف خود احساس سردرگمی می‌کنید، تهیه یک لیست از کارهایی که باید انجام دهید، برای به دست آوردن کنترل کارها، عالی است.
با نوشتن وظایف خود به ترتیب اهمیت (از اولویت‌بندی لیست خود مطمئن شوید!)، شما تصوری از آنچه باید انجام شود، خواهید داشت.
پس از اتمام یک فعالیت، هنگامی‌که اسم آن را از لیست خط می‌زنید، احساس آرامش زیادی می‌کنید!
۲. به حافظه خود تکیه نکنید
حتی اگر حافظه خیلی قوی‌ای داشته باشید، بهتر است همه‌چیز را یادداشت کنید. از مهلت زمانی انجام پروژه تا اطلاعات مشتری‌ها و قیمت محصولات. نوشتن چیزها مانند یک یادآور است؛ بنابراین هنگامی‌که در کارهای خود سردرگم می‌شوید، کارهای مهم را فراموش نمی‌کنید.
امروزه با داشتن گوشی‌های هوشمند، ابزار یادداشت هرگز دور از دسترس نیست. یادداشت کردن خود یک مهارت های سازمانی به شمار می‌رود.
۳. نقش زمان‌بندی در مهارت های سازمانی
بخش عظیمی از سازمان‌دهی، دانستن نحوه برنامه‌ریزی است و برنامه‌ریزی تخصصی شامل زمان‌بندی‌های زیادی است. زمان‌بندی گامی فراتر از ایجاد فهرست کارهای ضروری برای انجام است. نه‌تنها کارهایی که باید انجام دهید را ثبت کرده‌اید، بلکه یک برنامه زمانی برای زمان انجام آن‌ها نیز دارید.
این کار به شما کمک می‌کند مهارت‌های مدیریت زمان خود را بهبود ببخشید، به‌طوری‌که از شما انتظار می‌رود با هماهنگ کردن کارها و فعالیت‌ها، آن‌ها را به‌موقع تمام کنید.
۴. در مهارت های سازمانی یاد بگیرید که نماینده داشته باشید
یادگیری برای محول کردن کارهای خود، یک مهارت های سازمانی ارزشمند است که به حفظ سازمان‌دهی شما کمک می‌کند. نه‌تنها حجم کاری شما را کم می‌کند، بلکه مهارت‌های برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی شما را افزایش می‌دهد و شما باید یاد بگیرید که کدام کارها باید توسط شما انجام شوند و کدام کارها به شخص دیگری محول شود.
۵. از انجام هم‌زمان چند کار اجتناب کنید
درحالی‌که انجام چند کار به‌طور هم‌زمان ممکن است خوب به نظر برسد؛ اما در حقیقت، کاملاً برعکس است. انجام هم‌زمان چند کار، بهره‌وری شما را کاهش می‌دهد؛ زیرا تمرکز و توجه شما را کم می‌کند و انجام کارها سخت‌تر و طولانی‌تر می‌شوند.
۶. عوامل حواس‌پرتی را به حداقل برسانید
کنترل تمام جوانب غیرممکن است؛ اما امتحانش ضرری ندارد. با به حداقل رساندن عدم تمرکز حواس هنگام انجام کار، شانس بیشتری برای تا حد ممکن بهتر و مؤثرتر انجام دادن آن‌ها دارید. خرید هدفون کاهنده صدا یا نصب متوقف کننده رسانه‌های اجتماعی روی کامپیوتر خود، مثال‌هایی از راه‌های کاهش عوامل حواس‌پرتی و افزایش مهارت های سازمانی هستند.
۷. بی‌نظمی را کاهش دهید
یکی از فنون بااهمیت در آموزش مهارت های سازمانی، ایجاد سیستم بایگانی برای اسنادتان است. چه در محل کار و چه در خانه، اسنادی را که در حال حاضر ممکن است به آن نیاز نداشته باشیم، جمع‌آوری می‌کنیم، از دور انداختن آن می‌ترسیم زیرا ممکن است در آینده به آن نیاز پیدا کنیم.
داشتن یک سیستم سازمان‌یافته، به شما امکان می‌دهد اسناد ضروری را هر وقت که نیاز داشتید، پیدا کنید. این سیستم همچنین از آن محافظت می‌کند و احتمال از دست دادن اسناد مهم را کاهش می‌دهد. این سیستم بایگانی هم برای اسناد کاغذی و هم اسناد دیجیتالی به‌کار می‌رود.
۸. فضای کاری خود را سازمان‌دهی کنید
جایی که کار می‌کنیم تا حد زیادی بر نحوه کار ما تأثیر می‌گذارد. اگر فضای کاری شلوغ و بی‌نظمی داشته باشید تا حد زیادی احتمال نامنظم کار کردن شما افزایش می‌یابد.
داشتن یک فضای کاری خلاقانه و سازمان‌یافته تضمین می‌کند که شما قادر به انجام کاری با بیش‌ترین میزان بازدهی باشید. در این صورت زمان خود را برای جست‌وجوی وسایلی که در جای خود قرار ندارند، هدر نمی‌دهید و کار کردن در محیط دور از آشفتگی می‌تواند برای ذهن شما آرامش‌بخش باشد.
۹. از شر چیزهایی که نیازشان ندارید خلاص شوید
بی‌نظمی، استرس و اضطراب را به همراه دارد. اگر احساس می‌کنید که در کار سردرگم شده‌اید، بی‌نظمی این حس را افزایش می‌دهد. خلاص شدن از شر چیزهایی که دیگر به آن نیاز ندارید، پیرامون و خوشبختانه ذهن شما را پاک می‌کند.
آیا کارتان با برگه‌های یادداشت تمام‌شده است؟ آن‌ها را دور بریزید! آیا صندوق دریافت شما مملو از ایمیل‌های باز نشده است؟ عضویت خود را از خبرنامه‌هایی که دیگر نمی‌خوانید لغو کنید! از شر هر چیزی که دیگر در زندگی مادی و دیجیتالی خود نیاز ندارید، خلاص شوید.
۱۰. نقش منظم تمیزکاری در مهارت های سازمانی
در هنگام کار، میز شما به‌راحتی نامنظم می‌شود. شما روی کار تمرکز کرده‌اید و مرتب قرار دادن وسایل اهمیت کمتری دارد؛ اما این چیزی است که باید از آن آگاه باشیم. با به‌طور ثابت منظم کردن میز کار خود، مطمئن می‌شوید که آشفتگی روی میز شما بیشتر نمی‌شود.
خواه تمیز کردن کوتاه روزانه باشد، خواه نظافت طولانی ماهانه. مرتب کردن و نظافت و گنجاندن آن در برنامه‌ی روزانه، به شما در حفظ نظم و کاهش استرس کمک می‌کند.
سخن آخر
دانستن مهارت های سازمانی، شما را قادر می‌سازد هنگام احساس سردرگمی در کار خود، کنترل وظایف را به دست بگیرید و عملکرد بهتری در کار داشته باشید. این مهارت‌ها می‌توانند شما را کارآمدتر، مؤثرتر و البته، منظم‌تر بکند.
به خاطر داشته باشید که آن‌ها تنها در کار ارزش ندارند! به دلیل انتقال‌پذیریِ این مهارت‌ها، آن‌ها می‌توانند در دیگر جوانب زندگی شما نیز مؤثر واقع شوند. درواقع، منظم بودن در خانه و جامعه هم مانند محل کار، آسیبی به شما نمی‌رساند. شما در این زمینه چه نظری دارید؟ لطفاً دیدگاه خود را با کاربران ایران مدیر به اشتراک بگذارید
منبع:
