ایران، مدیر خوب میخواهد
مشارکت در سازمان تا چه اندازه مهم است؟ یکی از محبوب‌ترین موضوعات «قدرت رهبری مشارکتی» است.
محبوبیت این موضوع به خاطر مشتریان سازمانی در سرتاسر جهان است که می‌دانند که «ذهنیت سیلو» (Silo mentality) و طرز برخورد همراه با احتکار اطلاعات به‌نوعی مانع برخورداری از مزایای قدرت فکری مشترک می‌شود.
درحالی‌که برخورداری از مزیت مشارکت در سازمان می‌تواند میلیون‌ها سازمان را نجات دهد و موجب کشف یک فرایند یا محصول جدید و خلاقانه شود یا در شرایط اقتصادی کنونی که شرکت‌های دیگر با رکود مواجه هستند، به سرپا نگه‌داشتن شرکت آن‌ها کمک کند.
علاوه بر این، مواقعی که مشارکت در سازمان، کمتر است، فقط شرکت متحمل ضرر نمی‌شود، بلکه نیروی کار نیز ضرر می‌کند.
همچنین افراد فرصت کار در یک فضای عمومی کسب‌وکار را از دست می‌دهند، درحالی‌که استفاده از فرصت مشارکت در سازمان، به تیم‌ها انرژی بیشتری می‌دهد، خلاقیت ایجاد می‌کند و موجب می‌شود همکاری با یکدیگر پربار و بانشاط شود.
ایران مدیر در این مقاله 7 نکته درباره ترغیب به مشارکت در گروه یا سازمان را بیان می‌کند.
1. مراقب باشید! سیلوها می‌توانند تجارت شما را نابود کنند
سیلو (Silo) یک اصطلاح تجاری است که طی 30 سال گذشته در نشست‌های هیئت‌مدیره‌ها موردبحث قرارگرفته است. این اصطلاح برخلاف بسیاری از دیگر اصطلاحات به‌روز مدیریت، اصطلاحی است که به دست فراموشی سپرده نشده است.
ذهنیت سیلو بیانگر ذهنیتی است که بر اساس آن شعبه‌ها یا بخش‌های خاص تمایلی برای مشارکت در سازمان و به اشتراک گذاشتن اطلاعات با دیگران در همان شرکت را ندارند. سیلوها برای همه سازمان‌ها مشکل محسوب می‌شوند. در هر جا که ذهنیت سیلو حاکم باشد، با جنگ قدرت، همکاری نکردن و ازدست‌دادن بهره‌وری همراه است.
ذهنیت سیلو کارایی عملکرد کلی را کاهش می‌دهد، روحیه افراد را پایین می‌آورد و ممکن است موجب ازبین‌رفتن فرهنگ بهره‌وری در شرکت شود.
2. استراتژی مشارکت در سازمان را حول مؤلفه‌های انسانی ایجاد کنید
در راستای تلاش برای جذب و انتقال دانش کلی نیروی کار، بخش‌های عمومی و خصوصی صدها میلیون دلار برای پرتال‌ها، نرم‌افزارها و اینترانت سرمایه‌گذاری کرده‌اند.
بااین‌حال، مشارکت در سازمان بیشتر از فناوری و حتی بیشتر از استراتژی تجاری باهدف بهینه‌سازی تجربه و تخصص یک سازمان اهمیت دارد؛ بنابراین، مشارکت در وهله اول و قبل از هر چیز، تغییر در نگرش و رفتار افراد در سراسر یک سازمان است.
3. مدیریت تغییر را به بازی گروهی تبدیل کنید
باید دانست که بدون درنظرگرفتن اینکه یک رهبر ممکن است چقدر خلاق، باهوش و دانا باشد، خانم یا آقای فلان نمی‌تواند بدون قدرت فکری و تعهد سایر افراد سازمان، اداره یا گروهی را متحول کند.
مدیریت تغییر و تحول‌خواه مستلزم ارائه محصولات، خدمات و فرایندهای جدید باشد، خواه نوآوری کامل در این موارد باشد که یک سازمان چگونه باید باشد، چگونه فعالیت کند و چگونه موقعیت خودش را در آینده تثبیت کند، موفقیت در این کار نشان می‌دهد افرادی که تحت تأثیر تغییر قرار می‌گیرند، از همان اول باید در تغییر مشارکت داشته باشند که این نمونه‌ای از مشارکت در سازمان به شمار می‌آید.
4. در حل مسائل از راه‌حل‌های مختلف استفاده کنید
تحقیقات در دانشگاه میشیگان (Michigan) نشان داد هنگام مواجه‌شدن با مسائل دشوار، گروه‌های متشکل از اعضای بسیار ماهر به‌مراتب بدتر از گروه‌های متشکل از اعضای دارای سطوح مختلف مهارت و دانش عمل می‌کنند. دلیل این نتیجه‌گیری به‌ظاهر عجیب‌وغریب به قدرت تفکرات مختلف مربوط است.
اعضای گروهی که همانند یکدیگر فکر می‌کنند یا در زمینه‌های مشابه با منابع علمی مشابه آموزش‌دیده‌اند، ممکن است فکر کنند که در بیان ایده‌های خود آزاد نیستند. تنوع باعث می‌شود افراد دیدگاه‌ها و احتمالاتی را مدنظر قرار دهند که ممکن است نادیده گرفته شوند.
5. به افراد در توسعه روابط کمک کنید
پیامد هرگونه امور مشارکت در سازمان به روابط شخصی خوب توسعه‌یافته در میان شرکت‌کنندگان بستگی دارد. اختصاص ندادن زمان برای این کار می‌تواند اشتباه بزرگی باشد.
برای مثال، گاهی رهبران گروه به خاطر تعجیل در شروع کار روی یک پروژه، افراد را با هم جمع می‌کنند و به آن‌ها می‌گویند: «کار را شروع کنید».
اگر به گروه کمی زمان دهید (آن‌ها را راحت بگذارید) تا با یکدیگر آشنا شوند، نقاط ضعف و قوت همدیگر را بشناسند، روابط شخصی برقرار کنند و در مورد پروژه به توافق مشترکی برسند، قطعاً نتیجه بهتری خواهید گرفت.
6. در مشارکت در سازمان بر ایجاد اعتماد تمرکز کنید
اعتماد عبارت است از باور و یا اطمینانی که یک‌طرف نسبت به قابل‌اطمینان‌بودن، راستی و صداقت طرف دیگر دارد. طبعاً این توقع وجود دارد که باور و اعتماد کسی به شخص دیگر مورداحترام واقع شود. همچنین این اعتماد عاملی کلیدی است که اعضای گروه را به هم نزدیک می‌کند.
در راستای تلاش برای مشخصات وضعیت اعتماد و به اشتراک گذاشتن دانش در سازمان‌های مختلف، از مدیران متوسط آن سازمان‌ها نظرسنجی شده است. نتیجه این شد که کارمندان مشکوک و بدبین تمایل نداشتند که همکاری کنند و به اشتراک گذاشتن دانش همیشه به‌عنوان تضعیف پایه‌های قدرت شخصی تلقی می‌شد.
رهبران اعتماد خودشان را به کارمندان با ارتباطات آشکار، صمیمی و مداوم نشان می‌دهند که پایه و اساس مشارکت آگاهانه است.
7. مراقب زبان بدن خود باشید
برای اینکه نشان دهید پذیرای نظرات دیگران هستید، هنگام صحبت کردن با آن‌ها بازوها و پاهای خودتان را بازکنید. پاهای خودتان را به‌صورت صاف روی زمین قرار دهید و از حرکات دست با کف دست باز استفاده کنید. این حرکات به‌نوعی زبان بدن و نشان‌دهنده دعوت دیگران به گفت‌وگو محسوب می‌شود.
اگر می‌خواهید افراد نظرات خودشان را با شما در میان بگذارند، مادامی‌که این کار را می‌کنند، آن‌ها را چندوظیفه‌ای نکنید.
برای بررسی پیام‌های متنی و نظارت خودتان یا بررسی واکنش سایر شرکت‌کنندگان از امتحان کردن آن‌ها خودداری کنید.
به‌جای این کار، به کسانی توجه کنید که موقع برگرداندن سر و برگشتن شما به‌طرف دیگر صحبت می‌کنند تا مستقیم و با برقراری تماس چشمی با آن‌ها روبه‌رو شوید.
توجه به حالات چهره و طرف جلو روش غیرکلامی دیگری برای نشان‌دادن مشارکت و توجه شماست، اگرچه سرتان پایین باشد. پایین بودن سر یک نشانه جهانی برای گوش دادن به‌طرف مقابل است.
مشارکت در سازمان ایجاب می‌کند که به‌منظور ترغیب اعضای گروه برای بیان نظرات خودشان، سرتان را با استفاده از سه حرکت پشت سر هم در فواصل معین تکان دهید.
سخن آخر
شرکت‌های امروزی در اقیانوس بسیار پیچیده و همیشه در حال تغییروتحول زیست می‌کنند. درنتیجه، رهبران باید بیش از هر زمان دیگری به آگاهی و توانمندی کارمندان خود اعتماد کنند.
مشارکت در سازمان یک فلسفه سازمانی نیست که فقط «داشتن آن» خوب باشد، بلکه عاملی اساسی در بقا و موفقیت یک سازمان است. نظر شما درباره مشارکت در سازمان چیست؟ لطفاً دیدگاه‌های خود را با کاربران ایران مدیر به اشتراک بگذارید.
