ایران، مدیر خوب می‌خواهد
بهره وری در سازمان چیست؟ در این مقاله، 6 نکته برای عملکرد کارآمدتر شما و کارکنانتان مطرح می‌شود.
هنگامی‌که یک کسب و کار به سوددهی خوبی می‌رسد، موفق دانسته می‌شود. اما برای افزایش سود باید خروجی را هم افزایش دهید؛ یعنی اگر به دنبال رهبری درست و سود بیشتر و بهره وری در سازمان هستید باید روی خروجی هم کار کنید.
آیا این کار امکان پذیر است؟ این کار با وجود کارکنان کم و زمان اندک در طول روز، چگونه میسر می‌شود؟
در این مقاله ایران مدیر خواهیم دید که راهی برای افزایش خروجی با همین تعداد کارکنان و زمان محدود پیش رو، وجود دارد. افزایش بهره وری کارکنان و بهره وری در سازمان میسر است. در مطالعات زیادی، رابطه قدرتمند میان تقویت بهره وری و افزایش سود به‌دست آمده است.
طبق گزارش اداره آمار کار، 8/2 درصد افزایش در بهره وری کارکنان در بخش غیرمالی شرکت باعث افزایش 1/3 درصدی خروجی می‌شود. در نتیجه نرخ سالیانه بهره وری در سازمان و سود هم 2/13 درصد افزایش می‌یابد.
در این راهنما با نحوه تقویت خروجی کسب و کارتان با استفاده از 6 نکته آشنا می‌شوید که افزایش بهره وری کارکنان و بهره وری در سازمان بدون کاهش کیفیت خروجی آنها را فراهم می‌کند.
1.پاسخگویی در قبال زمان کار
تا حالا متوجه شده‌اید که بهره وری در سازمان تا حد زیادی با کاربرد مناسب زمان در ارتباط است. هر کارمندی در کسب و کار شما باید در طول ساعات مشخصی کار کند. از هر کارمندی انتظار می‌رود تا در طول ساعات کاری خاصی برای شما فعالیت کند.
با استفاده از ابزارهایی در طول روز می‌توانید حضور کارکنان در ساعات کاری مدنظر را رصد کنید. البته به طور دستی هم قادر به رصد کردن این اطلاعات هستید ولی با اپلیکیشن ردیابی زمان مثل Time Clock Wizard کارتان ساده‌تر شده و در زمانتان صرفه‌جویی می‌شود.
البته داشتن انتظار فعالیت سازنده در طول زمان کاری هم کاملاً طییعی است ولی از کجا باید در این باره اطمینان پیدا کنید؟ از کجا می‌فهمید که کارکنان خروجی مورد انتظار را در طول روز تولید کرده‌اند؟ این خروجی را چگونه اندازه‌گیری می‌کنید؟
در اینجا باید اهداف اصلی روزانه یا اهداف مقطعی پیش رو را مشخص کنید. این کار باعث تقویت روحیه و افزایش بهره وری کارکنان و بهره وری در سازمان خواهد شد. فعالیت افراد در جهت هدف مشخص و از پیش تعیین شده باعث افزایش کارآیی آنها می‌شود. این هدف اصلی دارای بازه زمانی مشخص است و هر کارمند باید بداند که قبل از اتمام این بازه زمانی، باید به هدف مقطعی برسد.
2.چگونه باید درمسیر هدف اصلی به بهره وری در سازمان رسید؟
برای هدفگذاری، نیازمند فعالیت معکوس هستید یعنی اول باید نتیجه مورد انتظار از کارکنان را مشخص کرده و بعد آن را مهندسی معکوس کنید. وظایف مورد نیازی که باید به طور مرتب انجام شوند تا به هدف نهایی برسید، با عملکرد معکوس تعیین می‌شوند. با این روش، اهداف مقطعی ماهیانه، هفتگی و حتی روزانه را برای هر کارمند مشخص می‌کنید.
هنگامی‌که هدف مقطعی یا نهایی را با صراحت برای یک ماه، هفته یا روز مشخص می‌کنید، کارکنانتان هم به راحتی پیش می‌روند و هر مرحله مهم را تکمیل می‌کنند.
3. هدر دهنده‌های زمانی را حذف کنید
شما و کارکنانتان برای افزایش خروجی باید به طور متمرکز عمل کنید. شما به دنبال محاسبه هر ساعت کاری هستید باید مطمئن شوید که توان کامل کاری در طول این ساعت تأمین شده است.
گاهی ذهنتان دچار آشفتگی است و پنج دقیقه وقت صرف کردن در شبکه اجتماعی را بیضرر می‌دانید، ولی این پنج دقیقه به راحتی به 30 دقیقه تبدیل شده، تمرکزتان را از دست می‌دهید و دیگر روحیه کافی برای برگشتن به کارتان را ندارید.
برای رسیدن به بهره‌وری باید عوامل حواس‌پرتی خودتان و کارکنانتان را رفع کنید. این کار غیرممکن به نظر می‌رسد؟ درست است هیچ کس( از جمله خودتان) نمی‌تواند به تمرکز 100 درصدی برسد. ولی برخی از فعالیت‌ها تا حد زیادی به افزایش تمرکز کاری و تقویت خروجی و بهره وری در سازمان کمک می‌کنند.
در وهله اول باید اپلیکیشن‌های منجر به حواس‌پرتی را کنار بگذارید یا حداقل آنها را در حین کار، بی‌صدا کنید. می‌توانید گوشی را بی‌صدا کنید، آن را خاموش کنید یا در کشوی میزکار قرار دهید.
عوامل حواس‌پرتی حاصل از رسانه‌های اجتماعی می‌توانند در طول یک ماه حداقل 50 ساعت از وقتتان را تلف کنند. این 50 ساعت را می‌توان صرف انجام فعالیت سازنده کرد.
آیا با فکر پریشان آشنا هستید؟ از کارکنان بخواهید تا دفترچه یادداشتی را در کنارشان نگه دارند و این افکار پریشان را یادداشت کرده و بعد آنها را رها کنند. این روش به دنبال بیرون کردن افکار پریشان از درون ذهن و آوردنشان روی یک قطعه کاغذ است تا فضای ذهنی، خالی شده و برای تمرکز روی کار آماده شود.
مهم‌تر اینکه کارکنان باید بدانند که اگر حواسشان در طول یک دقیقه پرت شد نباید خودشان را مشغول این آشفتگی فکری کنند. بلکه به آرامی باید ذهنشان را روی کارشان معطوف کنند.
4. تا حد امکان کارهای بیشتری را به طور خودکار انجام دهید
اگر مدتی به کسب و کار مشغول بوده‌اید، دیگر می‌دانید که فرایندها و فعالیت‌های زیادی هنوز هم به طور دستی انجام می‌شوند. این وظایف غالباً کوچک هستند ولی انجامشان برای بهره وری در سازمان اهمیت دارد.
اگر این وظایف را به طور خودکار انجام دهید، وقت بیشتری برای اجرای فرایندها یا وظایف نیازمند وقت و تلاش بیشتر پیدا خواهید کرد.
فعالیت‌های کسب و کارتان را ارزیابی کرده و روی نرم افزاری برای خودکار نمودن حداکثر فرایندهای ممکن، سرمایه‌گذاری کنید تا امور کاری به طور کارآمدتر انجام شده و کارکنان روی سایر وظایف متمرکز شوند.
5.ابزارهای همکاری را برای تیم در نظر بگیرید
برای اجرای کسب و کار به کارگروهی زیادی نیاز داریم. برای تقویت خروجی کسب و کارتان هم باید تا حد امکان از فعالیت کارآمد تیم‌ها در کنار یکدیگر اطمینان پیدا کنید. یکی از این روش‌ها، سرمایه‌گذاری روی ابزارهای همکاری است.
ابزارهای همکاری مثل Slack, Asana, Trello یا حتی ابزار ساده‌ای مثل Google Docs هم امکان برقراری ارتباط، انتقال فایل‌ها و تبادل اطلاعات را بسیار ساده می‌کنند. هر کسی با این ابزارها قادر به مشاهده پیشرفت صورت گرفته است و هر کسی هم در قبال تکلیفی که به او اختصاص یافته مسئول است.
6.ایجادگردش کاری کارآمدو بهره وری در سازمان
برای بهره‌وری نیازمند گردش کاری کارآمد هستید. گاهی اوقات دارای فهرست کاری طویل و فرصت‌های تحویل فوری هستید که بسیار طاقت فرسا به نظر می‌رسند. در چنین شرایطی تبیین مجدد گردش کاری، راه حلی مناسب است.
فهرست کاری روزمره را بررسی کرده و اهمیت کارها را ارزیابی کنید. سپس کارهای درون فهرست را دوباره مرتب کنید و مهم‌ترین کار را در ابتدا و کم اهمیت‌ترین را هم در انتهای فهرست قرار دهید.
در اینجا متوجه خواهید شد که می‌توان برخی از کارها را به روز بعد محول کرد. با این روش، اول از همه مهم‌ترین وظایف را انجام می‌دهید.
حالا دوباره کارهای درون فهرست را مرتب کنید به طوری‌که دشوارترین یا چالش برانگیزترین کار در ابتدای فهرست و راحت‌ترین در انتهای فهرست قرار گیرد.
با این روش می‌توانید فهرست کاری را به خوبی تحت نظر بگیرید.
7.شرایط کاری مطلوب را ایجاد کنید
اگر کارکنانتان در محیط نه چندان مطلوب، قرار دارند پس از آنها انتظار تأمین تمامی اهداف و تحویل کار طبق موعد مقرر را ندارید. با توجه به نکته دومی که در این مقاله مطرح شد، محیط‌های کاری نامطلوب منجر به حواس‌پرتی می‌شوند. برای مثال، اگر خودم روی یک میز کاری آشفته کار کنم، سردرگم می‌شوم.
به نظرتان چرا شرکت‌هایی مثل گوگل و فیسبوک وقت زیادی را صرف بررسی فضای کاری کارکنان می‌کنند؟ چون می‌دانند که فضای کاری برای موفقیت کارکنان، حیاتی است.
حتی تنظیمات محیطی ساده مثل تنظیم دمای ترموستات هم باعث تقویت بهره وری کارکنان می‌شود. طبق فعالیت پژوهشگران، کارکنان در حین کار در دفتر گرم از بهره وری بیشتری برخوردارند.
علاوه بر جنبه‌های زیبایی شناسی محل کارتان و دمای اتاق، عادت‌های مناسب مربوط به میزکار را تقویت کنید. هنگامی‌که فضای کارتان آشفته نیست به راحتی روی کارتان متمرکز می‌شوید. یک میز آشفته یا محل کار آشفته باعث حواس‌پرتی و کاهش بهره وری می‌شود.
3 مورد از بهترین ترفندهای بهره وری در سازمان برای تیم‌های دورکار
چگونه می‌توان به نیروی دور کار موفق دست پیدا کرد؟ در اینجا ابزارها و نکاتی برای ایجاد تیمی شاد و دارای بهره‌وری مطرح می‌شود.
چگونه می‌توان تیم دور کاری موفق ایجاد کرد؟ اغلب مراجعان این پرسش را مطرح می‌کنند آنها به دنبال استخدام افراد مستعد هستند ولی نمی‌دانند که از کجا باید کارشان را شروع کنند یا این تیم برای بهره وری به چه چیزی نیاز دارد.
از کجا می‌دانید که کارکنانتان بیشترین استفاده را از دورکاری می‌کنند؟ از کجا می‌دانید که به درستی کارشان را اولویت‌بندی می‌کنند و به موقع پاسخ پرسش‌هایشان را می‌گیرند؟ آیا می‌توانند اسناد کاری را در یک پرتال امن بارگذاری کنند؟ پاسخگویی به این پرسش‌ها ساده نیست ولی داشتن ابزارها و فناوری باعث تسهیل این فرایند می‌شود.
فضای کاری توأم با تعاملات چهره به چهره در طول روز یک مزیت محسوب می‌شود. به سرعت می‌توان جلسات داخلی تشکیل داد چون تمامی کارکنان در آن حضور دارند و نسبت به آن پاسخگو هستند.
چنین شرایطی در یک تیم دورکاری حاکم نیست و این شرایط نباید اثر منفی روی بهره وری آنها بگذارد.
این سه ترفند می‌تواند بهره وری تیم دور کار و بهره وری در سازمان شما را به حداکثر برساند.
1.برای ایجاد ساختار محیطی اداری از ابزارهای آنلاین استفاده کنید
ادارات متمرکز، امکان تعامل مستمر با کارکنان را فراهم می‌کند که منجر به رفاقت می‌شود. در چنین فضایی، تشکیل مجمع تیمی یا سازماندهی یک جلسه ملاقات نیازمند تلاش اندکی است و در یک لحظه قابل اجرا است.
متأسفانه این شرایط برای کارکنان دور کار فراهم نیست. به راحتی کنار آب سردکن جمع نمی‌شویم تا در مورد رویدادهای روزمره با هم صحبت کنیم. روی میز همکارمان خم نمی‌شویم تا فایل مهمی را از همکارمان تقاضا کرده یا از او بخواهیم که به اتاق کنفرانس بیاید.
در چنین شرایطی برای انجام کارمان به ابزارهای ارتباطی مثل ایمیل، پیام رسانی فوری، نرم افزار ارائه کنفرانس یا رایانش ابری (Cloud computing) اکتفا می‌کنیم.
در اینجا به سه روش برای انجام امور دور کاری ورسیدن به بهره وری در سازمان اشاره می‌کنم.
ابزار مناسبی برای مدیریت پروژه پیدا کنید
دیگر دوران نوشتن فهرست کارها روی کاغذ، گذشته است. فناوری، نحوه کسب و کار را تغییر داده و هر شرکتی باید روی ابزار مدیریت پروژه سرمایه گذاری کند. در کمال تعجب تنها 22 درصد از سازمان‌ها، یکی از این ابزارها را دارند که دیوانه کننده است.
چنانچه به دنبال تیم دورکاری سازنده هستید، باید بتوانید وظایف را به کارکنان محول کرده و پیشرفت هر پروژه را بررسی نمایید. ابزارهایی مثل Asana، Clickup و Trello امکان بازبینی محتوای موجود در سیستم را فراهم می‌کنند.
می‌توانید کارها را اولویت بندی کنید، به اسناد دسترسی پیدا کنید و آنها را بارگذاری کنید، تاریخ‌ها را مشخص کرده و در مورد وظایف اجرایی سؤال بپرسید. پس این ابزارها عامل کلیدی برای تشکیل یک تیم کارآمد هستند.
مرکز ارتباطات مرکزی را سازماندهی کنید
مبحث امنیت در تیم‌های دورکار، غیرقابل اقماض است. باید بدانید که اسناد کسب و کارتان، تنها در دسترس کارکنان خودتان قرار دارند. استفاده از نرم افزار اتوماسیون گوگل (G Suite) مناسب است. در واقع این نرم افزار، مرکز ارتباطات تیمی را تشکیل می‌دهد.
این نرم افزار، تقویم کاری، امکان ارسال ایمیل و تهیه و تبادل اسناد را فراهم می‌کند. از همه مهم‌تر اینکه این نرم افزار مرکزی برای تأیید اعتبار اسناد است.
در کسب و کارتان روی پیام رسانی فوری سرمایه گذاری کنید
هر چند وقت یک بار از دفترتان خارج می‌شوید تا از همکارتان سؤال بپرسید؟ حداقل دوبار در روز این اتفاق می افتد. کارکنان دور کار هم باید به راحتی به شما دسترسی پیدا کرده و سوالشان را بپرسند. روزانه صدها ایمیل دریافت می‌کنم و زمان کافی برای بررسی ایمیل‌های تیم خودم ندارم.
نرم افزار Slack به راحتی پیام‌های آنها را برایم جدا می‌کند. پس فوراً پیام هشدار در مورد دریافت ایمیل از جانب تیم خودم را دریافت می‌کنم. همچنین اسناد یا لینک ویدئوهایی را به اشتراک می‌گذارم که هر کسی قادر به مشاهده و اظهارنظر در مورد آن است. بنابراین برقراری روابط قدرتمند و به حداکثر رساندن بهره وری روشی فوق العاده است.
2.هدفگذاری یک رویکرد مشارکتی است
مدیران یا مالکان کسب و کار در اغلب مواقع اهداف غیرقابل دستیابی را برای تیم‌هایشان مشخص می‌کنند. این کار باعث ناامیدی شما و کارکنان شده ومنجر به تضعیف روحیه می‌شود. اگر ارتقای سمت‌ها، پاداش‌ها یا کارمزدها وابسته به تحقق این اهداف و نزدیک شدن به هدف فروش باشند هم این تضعیف روحیه تشدید می‌شود. اهداف باید واضح، مرتبط، قابل اندازه گیری و قابل ردیابی لحاظ شوند ولی از همه مهم‌تر باید قابل دستیابی باشند.
اگر به طور مداوم، اهداف نامناسبی را بدون نظرخواهی از اعضای گروه تدوین می‌کنید، کارکنان هم انگیزش کاری خودشان را از دست خواهند داد. در این شرایط اثر دومینو (domino effect) ظاهر می‌شود. بهره وری کارکنان کاهش می‌یابد و حتی اگر این اهداف در مشتشان قرار گیرد باز هم وقت اضافی برای رسیدن به آنها صرف نخواهند کرد.
در چنین شرایطی، کارکنانتان دیگر اهمیتی به کارشان نمی‌دهند و هر جایی به دنبال کار دیگری می‌گردند. یافتن افراد خوب و فوق‌العاده دشوار است. اگر می‌خواهید افراد را از دست ندهید باید هدفگذاری مشارکتی را در دستور کار قرار دهید.
مؤلفه‌های زیر کارآمد هستند:
اعضای تیم را در تعیین اهدافشان، مشارکت دهید
از هر نفر بخواهید تا نظرش را در مورد چگونگی تعیین اهداف، بیان کند. اگر افراد صادقی را انتخاب کرده‌اید که کارشان را بلدند پس اهداف منطقی را تدوین خواهند نمود. برخی از این اهداف کمی جاه طلبانه هستند ولی به طور کلی به پاسخ‌های اندیشمندانه و نیازمند اصلاحات جزئی می‌رسید.
اهدافشان را بازبینی کنید
از خودتان بپرسید:«آیا این هدف قابل دستیابی است؟» باید از افرادتان بخواهید تا اهداف مقطعی را مشخص کنند. این کار به انعطاف پذیری اندک نیاز دارد ولی قابل دستیابی است. این کار به آنها انگیزه داده و آنها را به سمت موفقیت سوق بهره وری در سازمان می‌دهد.
هر سه ماه دوباره اهداف را وارسی کنید
به طور مداوم باید به وارسی اهداف بپردازید چون اگر هدفی نادیده گرفته شود می‌تواند اوضاع را به وخامت بکشاند. شاید وقفه‌ای در طول فرایند کاری ایجاد شده یا زمانبندی به پایان رسیده است. با کمی تأمل متوجه می شویدکه چشم انداز اولیه کاری دچار نقص بوده پس در حین هدفگذاری باید انعطاف پذیری را مدنظر قرار دهید.
3.بررسی مداوم را انجام دهید
برقراری ارتباط برای موفقیت تیم دور کاری، ضرورت دارد. طبق گزارش ایگلو(Igloo) در مورد شرایط فضای کار دیجیتال در سال 2019، 70 درصد از کارکنان دور کار حس می‌کنند که از فضای کاری کنار گذاشته شده‌اند.
اگر چه ارسال ایمیل به معنای برقراری ارتباط است ولی مشابه ملاقات چهره به چهره نیست. ارتباط ایمیلی کاملاً سرد و غیرسازنده است. از طرفی ابراز ویژگیهای شخصیتی یا برقراری روابط دوستانه با ارسال ایمیل، چالش برانگیز می شود.
به همین خاطر ملاقات‌های تیمی مجازی را هفته‌ای یک بار ترتیب دهید تا تنها یک بررسی اجمال را صورت دهید. تیم ما از Zoom استفاده می‌کند البته می‌توانید از Skype، Team Viewer, Join.meو GoTo Meeting هم استفاده کنید.
با برقراری کنفرانس آنلاین می‌توانید سلامت کلی تیم خودتان را ارزیابی کنید. به زبان بدن و لحن صدای آنها به طور دقیق توجه کنید. اگر خوش بین هستید پس اوضاع خوب است. اگر از تماس چشمی اجتناب می‌کنند و بی اعتنا هستند؛ پس مشکلی دارند که باید به سرعت مشخص شود. به خاطر بسپارید تا کسی در ایمیل به شما نگوید که قادر به انجام کارش نیست، شما متوجه شرایط او نخواهید شد.
در اینجا به مواردی برای حفظ شادمانی و انگیزش تیمی اشاره می‌کنم.
موفقیت هر چند کوچک را جشن بگیرید
این موفقیت مثل جذب مشتری جدید، دریافت اظهارنظر مثبت از جانب رسانه، اضافه شدن 100 ارتباط جدید در لینکداین یا هر مورد دیگری است. جشن گرفتن پیروزیها باعث تقویت روحیه تیمی و روابط می‌شود.
برقراری فرهنگ کاری مثبت و توأم با شوخی کردن
نگرش و انرژی شما به عنوان یک رهبر روی سایر اعضای تیمتان اثر دارد و منجر به اثرگذاری مثبت یا منفی روی کارتان می‌شود. اگر به دنبال تیمی شاد و سازنده هستید از افراد بخواهید تا ایده‌هایشان را مطرح کرده و با چالش‌های جدید، مقابله کنند توانمندی‌هایشان را بپذیرید، به نگرانی‌هایشان گوش کنید و مطمئن شوید که تحویل کارها برایشان طاقت فرسا نیست . نباید کارکنان را تحت فشار مزمن قرار دهید.
به ارتقای شرایط کارکنان کمک کنید
برخی از کارفرمایان به کارکنانی که منجر به تحقق دیدگاه کارآفرینانه می‌شوند، فراتر از حقوق ماهینه، پاداش پرداخت می‌کنند. از این کارکنان بخواهید تا از مهارتها و تجاربشان در طول کل زندگی استفاده کنند.
به همین دلیل ایجاد فرهنگ یادگیری، اهمیت زیادی پیدا می‌کند. با ارتقای مهارتهای افرادتان، توانمندی تیم خودتان را ارتقاء داده و به آنها دلیلی برای ماندن در این کار را می‌دهید. شرکت‌ها چندان روی کارکنان سرمایه‌گذاری نمی‌کنند.
که این قضیه شرم آور است چون اغلب کارکنان به دنبال افزایش دانش خودشان و رشد کردن هستند. در بسیاری از کسب و کارهای موفق این شرایط حاکم بوده و شما هم باید به آن توجه کنید.
سخن آخر
بدون شک داشتن تیم شادتر معادل تیم سازنده‌تر است. بنابراین روی برقراری رفاقت متمرکز شوید. ابزارهای مورد نیاز برای فعالیت کارآمد و اثربخش را در اختیار کارکنان قرار دهید و روی موفقیت آنها سرمایه‌گذاری کنید. مهارتهای تیم را تقویت کنید چرا که در بلندمدت به نفع کسب و کارتان خواهد بود. نظر شما در این زمینه چیست؟ لطفاً ایده‌هایتان را با کاربران ایران مدیر به اشتراک بگذارید.
منبع:
